Gerenciando seu evento
Gerenciando um evento de sucesso
Certifique-se de que esses itens de planejamento tenham sido tratados com antecedência para que seu dia seja bem-sucedido.
- Definir caminhos de comunicação de produção e suporte
- Valide a partir dos ensaios quem está gerenciando o conteúdo visual
- Comece cedo garantindo os testes finais para Apresentadores e Produtores
- Estabeleça procedimentos de aprovação e pós-evento para fornecer um final nítido
Respire, hidrate-se e divirta-se.
Práticas recomendadas para gerenciar eventos ao vivo
Equipe do evento
- Ter mais de uma pessoa na equipe do evento; idealmente, uma pessoa ingressando de um local diferente
- Se você perder a internet, a pessoa remota ainda poderá controlar a reunião
- Saiba quem é responsável por cada etapa, como produzir, apresentar, moderar perguntas e respostas
Considere usar um serviço de URL de redirecionamento em convites de participantes
- Por exemplo, bit.ly
- Permite compartilhar URLs mais curtos e mais legíveis
- Permite alterar a URL da reunião sem precisar atualizar os convites
Início da reunião
- Participe do seu evento com 30 minutos de antecedência para a verificação final do equipamento
- Tenha um slide pronto com uma boa introdução (“O evento começará em breve”) e comece a transmitir 10 minutos antes do tempo
- Deixe a fonte de áudio silenciada durante os primeiros 10 minutos
Exemplos de níveis de suporte a eventos
Eventos de vários dias/apresentador/pista
- Preencha esta tabela com os principais pontos de contato (POC) em sua organização
- Todas as funções devem ser identificadas para eventos de grande escala, mas podem ser simplificadas para webinars simples
- Revise em coordenação com os processos de suporte de TI existentes em sua organização
| Nível | Grupo responsável/POC | Ferramentas e notas |
| Camada 0 | Proprietário: Organizador do evento/(POC) Responsável: Equipe de suporte Colaborador: Produção técnica e equipes de TI |
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| Nível 1 | Proprietário: Equipe de suporte (POC) Colaborador: Equipes técnicas |
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| Nível 2 | Proprietário: Produtor de eventos/(POC) Colaborador: Administrador de TI |
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| Nível 3 | Proprietário: proprietário do serviço da plataforma de eventos (técnico) (POC) Colaborador: Suporte da Microsoft |
Problemas comuns e caminhos de solução de problemas durante um evento
Essas perguntas representam a maioria dos problemas relatados durante uma reunião ou evento ao vivo. Embora possam parecer básicos, eles criam insatisfação por parte de seu público e palestrantes. Forneça maneiras rápidas e fáceis de resolver esses problemas rapidamente, monitorando os canais de suporte publicados e tendo moderadores e/ou um canal de suporte dedicado ao participante (se estiver usando o Teams como sua experiência de evento).
| Categoria | Pergunta / Declaração do Usuário | Caminho de solução de problemas |
| Agendamento | “Não consigo agendar um evento ao vivo.” | Política do inquilino: Fale com seu administrador de TI para habilitar os recursos de eventos ao vivo para sua identidade de usuário. Muitas vezes, você precisará ser adicionado a um grupo que está sendo usado para gerenciar quantas pessoas podem agendá-los. Levará de 24 a 48 horas para que isso fique ativo após uma alteração de política. |
| Participar da reunião | "Não consigo participar da reunião/evento ao vivo." | Identidade: Eles precisam estar ou estão logados na experiência? Eles estão ingressando como participantes em vez de Produtores ou vice-versa? Em formação: Eles têm o link certo para a sessão certa na hora certa? Dispositivo/cliente: Qual navegador ou cliente eles estão usando? Eles estão no celular? |
| Áudio | “Não consigo ouvir o áudio do apresentador.” | Configurações do cliente: Verifique as configurações do alto-falante de áudio. Eles estão no dispositivo correto? Se sim, teste fora da experiência da reunião para garantir que eles estejam funcionando para outros aplicativos. O volume está ajustado corretamente? |
| Vídeo | “Não consigo ativar meu vídeo.” | Configurações do cliente: Verifique as configurações do alto-falante de áudio. Eles estão no dispositivo correto? Se sim, teste fora da experiência da reunião para garantir que eles estejam funcionando para outros aplicativos. Dispositivo: As unidades de vídeo foram atualizadas recentemente? O dispositivo precisa de uma reinicialização? |
| Contente | “Não consigo ver nenhum slide.” também conhecido como "Não consigo ver o conteúdo do apresentador". | Compartilhamento de alto-falante: Certifique-se de que o orador esteja compartilhando sua tela ou a janela correta na reunião. Faça com que o orador compartilhe novamente o conteúdo na reunião. |
| Bater papo | “Não consigo acessar o bate-papo.” | Política do inquilino: O chat está habilitado para este tipo de usuário? (Convidado, federado?) Configurações do cliente: O usuário é um membro da equipe onde a reunião do canal está sendo realizada? |
Produzindo seu evento ao vivo
Ingressando como Produtor – do Teams ou do Outlook
Junte-se ao evento ao vivo como um Produtor ou Apresentador do seu calendário do Teams ou do seu calendário do Outlook.
Entrando como Produtor ou Apresentador
Os membros da equipe do evento ingressarão como suas funções atribuídas (Produtor ou Apresentador).
Visão geral da visão do produtor
- Monitore o número de participantes conectados ao evento ao vivo. Visualize o indicador de participante durante toda a sessão.
- Veja a tela de produção ao vivo. Envie conteúdo para a tela Produção e selecione Iniciar quando estiver pronto para iniciar o evento ao vivo.
- Decida qual conteúdo você está compartilhando no evento. Selecione o conteúdo que você deseja compartilhar. Pode ser um documento ou um aplicativo para realizar uma demonstração ao vivo.
- Habilite sua câmera e/ou microfone para comentar com a equipe de Apresentadores e Moderadores e com os Participantes. Compartilhe com a equipe de apresentadores e moderadores antes de lançar o evento ao vivo e com os participantes quando o evento estiver ao vivo.
- Compartilhe sua tela com a equipe de Apresentadores e Moderadores e com os Participantes. Veja as pessoas que se conectaram à função de Moderador ou Produtor do evento. Se eles ligarem a câmera, você poderá ver o vídeo deles.
- Gerencie o conteúdo antes de enviar para o evento ao vivo. Gerencie o conteúdo a ser apresentado no evento ao vivo antes de enviar o conteúdo para a tela do evento ao vivo quando estiver pronto.
Controles do produtor – perguntas e respostas, bate-papo, dispositivos etc.
- Saúde da reunião
- Gerente de QA
- Notas da reunião (somente equipe do evento)
- Bate-papo com os membros da equipe do evento durante o evento (não visível para os participantes)
- Lista de membros da equipe do evento
- Controles do dispositivo
- Informações da reunião apenas para a equipe do evento
Visão do produtor – tela pré-live
- As janelas Fila e Evento ao vivo permitem que você prepare o vídeo (câmera) e o conteúdo que deseja enviar ao vivo para o evento ao vivo.
- Observe que você pode ver quando os apresentadores convidados ingressaram.
- Como produtor, você pode silenciar o áudio de seus apresentadores. Eles devem ativar o som.
Visão do Produtor – Gerenciando Apresentadores
- Acesse aqui sua lista de Produtores e Apresentadores.
- Precisa adicionar um apresentador ad hoc? Você pode fazer isso aqui antes de entrar em operação se ele for um membro externo ou federado do locatário.
- Um dos seus apresentadores convidados está atrasado? Peça-lhes para participar da reunião clicando no menu ao lado do nome e selecione "Pedir para participar".
Visão do produtor – preparando palestrantes e conteúdo
- Peça ao seu Apresentador para ativar o Vídeo (Câmera) e selecione-o para adicioná-lo à janela Fila.
- O vídeo do seu apresentador (câmera) aparecerá na janela Fila.
Visão do produtor – preparando palestrantes e conteúdo
- Para apresentar tanto o Conteúdo (PowerPoint, etc.) quanto o Vídeo do Apresentador, altere para este layout.
- Para apresentar conteúdo, por exemplo, uma apresentação do PowerPoint, peça ao seu apresentador para compartilhar sua tela. Sua tela compartilhada aparecerá na bandeja de conteúdo na parte inferior.
- Use o chat do produtor/apresentador para coordenar com sua equipe de conteúdo.
- Depois que o Apresentador e o Conteúdo forem selecionados, ambos aparecerão na janela Fila.
Nota importante - Qualquer um dos Apresentadores do evento pode compartilhar sua tela durante o evento ao vivo e sua tela será sobrepor o Apresentador ativo. Portanto, é importante coordenar qualquer mudança de Apresentadores de Conteúdo durante a preparação para o evento ao vivo.
Visão do produtor – enviando Apresentador e Conteúdo para o evento ao vivo
- Agora que você tem o vídeo e o conteúdo do apresentador na janela Fila, você pode pressionar o botão Enviar ao vivo botão para enviar para a janela de eventos ao vivo.
- O conteúdo do Fila agora foram transferidos para a janela de eventos ao vivo. Agora você está pronto para iniciar o evento. Ao clicar no Começar botão, o evento começará a transmitir o áudio, o vídeo e o conteúdo do seu apresentador para todos os participantes.
Visão do produtor – alternando para uma nova câmera do apresentador
- Se você deseja alternar para uma câmera do apresentador diferente, você pode fazer isso facilmente no Fila janela selecionando a câmera do apresentador desejada. Neste exemplo, também alteramos o layout para apenas o feed da câmera e não a tela compartilhada (conteúdo). Clicando Enviar ao vivo, substituiríamos o feed atual pelos itens do Fila janela.
Visão do Produtor – conversando com os Apresentadores durante o evento
- Se você precisar conversar com seus colegas produtores ou apresentadores, você pode fazer isso através da janela de bate-papo. Observação – esses bate-papos não são visíveis para seus participantes.
Visão do produtor – moderando as perguntas e respostas do participante
- Se você ativou Perguntas e respostas ao configurar seu evento ao vivo, seus participantes poderão postar perguntas. o Produtores e Apresentadores pode então rever essas questões no Gerente de QA. Novas perguntas aparecerão na área Novo. Você pode responder a eles em particular e Publicá-los ou Publicar e responder a eles no Publicados área. Você também pode Dispensar mensagens que as moverão para o Demitido área.
Visão do produtor – encerrando seu evento ao vivo
- Quando estiver pronto para encerrar seu evento, silencie o áudio de todos, aguarde cerca de 20 a 30 segundos e selecione Fim. Isso permitirá que suas considerações finais cheguem aos seus participantes.
Práticas recomendadas do moderador
Moderadores – o segredo do sucesso
Um moderador é um conjunto extra de olhos, ouvidos e mãos gerenciando a logística virtual e o público, para que o apresentador possa se concentrar no conteúdo, garantindo uma sessão tranquila. Os apresentadores não devem pensar em nada além de aparecer, boa qualidade de áudio/vídeo e entregar seu conteúdo. Os moderadores melhoram o envolvimento dos participantes, minimizam a carga da equipe de suporte técnico e aprimoram o evento com apresentações pré-projetadas e mensagens de encerramento em eventos de maior escala. Compartilhe nosso Lista de verificação do moderador com sua equipe para começar.
Apoio aos apresentadores
- Resolver problemas técnicos básicos
- Gerenciar silenciar/ativar o áudio do público em reuniões do Teams
- Sessões de painel moderadas
- Fazer anotações da sessão
- Baixar/transferir gravações e transcrições
- Reúna dados da sessão
Apoio aos participantes
- Faça a triagem e agregue perguntas semelhantes
- Responda a problemas técnicos básicos
- Forneça links/indicadores para o conteúdo
- Fornecer acompanhamento para participantes específicos
- Sessão aberta/fechada e segmentos de perguntas e respostas
Experiência do apresentador de eventos ao vivo
Configuração da máquina
- Hardwire sua conexão com a Internet, se possível
- Limpe a área de trabalho ocultando ícones extras
- Remover data e hora da bandeja do sistema
- Defina a resolução para 1920×1080
- Defina o nível de zoom para 125%
- Desative as atualizações do Windows
Configuração do software
- Feche todos os aplicativos que você não está usando (Outlook, navegadores, etc.)
- Limpe o histórico do navegador ou use um perfil de demonstração separado
- Pré-carregue as páginas da Web necessárias
- Desligar notificações
- Remover data e hora da barra de tarefas do sistema
- Faça login na reunião usando as credenciais apropriadas. Eles podem ser diferentes da sua conta do dia-a-dia, dependendo do design do evento.
- Teste áudio, vídeo, compartilhamento e qualquer plano de fundo (reunião do Teams)
- Coloque-se no mudo até começar
Equipes em reunião Experiência do apresentador
Tela antes de ingressar em uma reunião do Teams
Em seguida, você verá a tela a seguir, na qual terá as seguintes seleções antes de ingressar na reunião.
- Câmera – Se você ligar sua câmera, poderá notar o ícone à direita. Isso é para habilitar efeitos de fundo. Isso não estará disponível se você estiver usando o cliente Web do Teams.
- Microfone – Se três (3) ou mais pessoas já tiverem entrado na reunião, você entrará na reunião sem som. Selecione o controle deslizante para ativar seu microfone.
- Configurações do dispositivo – Selecione as configurações do dispositivo de áudio e da câmera para fazer ajustes em sua fonte de áudio ou câmera.
- Entrar – Junte-se e conecte-se ao áudio usando o alto-falante e o microfone do computador ou um fone de ouvido conectado ao computador (com fio/Bluetooth).
- Áudio desligado – Selecione esta opção quando já houver um microfone e alto-falante ativos na mesma sala que você. Isso garantirá que não haja eco.
- Áudio do telefone – Junte-se e conecte-se ao áudio usando seu telefone de mesa ou celular. O vídeo será exibido apenas na tela. Isso inclui: opção "Ligue para mim" e Informações para discar manualmente
- Adicionar um quarto – Junte-se e conecte o áudio a uma sala de conferência. Seu dispositivo se conectará sem áudio para evitar ecos.
Opções disponíveis na reunião
 Mostrar participantes |
 Ligar/desligar a câmera |
 Mostrar bate-papo da reunião |
 Silenciar/ativar som |
 Levante a mão ou mostre uma reação através de um emoji |
 Tela de compartilhamento: as opções incluem área de trabalho, janela, aplicativo específico |
 Mais ações |
 Desligar/sair da reunião |
Para obter mais detalhes sobre Compartilhar tela e Mais ações, continue lendo.
Compartilhar opções do menu da tela
- Selecione o ícone Compartilhar tela
- Selecione o que deseja compartilhar:
- A área de trabalho permite que você mostre tudo na tela.
- A janela permite que você mostre um aplicativo específico.
- O PowerPoint* permite que você mostre uma apresentação.
- Procurar permite que você encontre o arquivo que deseja mostrar.
- O quadro branco permite desenhar/escrever na tela.
- Depois de selecionar o que deseja mostrar, uma borda roxa circunda o que você está compartilhando. Clique duas vezes no item selecionado para iniciar o compartilhamento.
Observe que o Incluir áudio do sistema caixa está desmarcada por padrão. Marque esta caixa se desejar reproduzir um clipe de vídeo ou áudio como parte de sua apresentação.
*Ao compartilhar diretamente do PowerPoint, Word, etc., o público pode rolar pelas páginas independentemente do apresentador (sem afetar a apresentação). Se você não quiser que as pessoas naveguem independentemente pelo arquivo que você está compartilhando, pressione o ícone "Visualização privada" (ao lado de Parar de apresentar) para desativá-lo.
Mais opções do menu de ações
- Configurações do dispositivo: Selecione o dispositivo de áudio e as configurações da câmera. Defina restrições para permitir que as partes passem por apresentações compartilhadas por conta própria.
- Mostrar notas da reunião: As anotações que você faz são compartilhadas com outras pessoas e podem ser acessadas antes, durante e depois da reunião.
- Detalhes da reunião: Ingressar nas informações do link da reunião ou nas informações de discagem.
- Liga para mim: Transferir a chamada para outro dispositivo.
- Aplique efeitos de fundo: Aplique o fundo desfocado ou aplique um fundo personalizado para que os participantes da reunião não se distraiam com o que está acontecendo atrás de você quando a câmera é ligada.
- Ative as legendas ao vivo: As legendas ao vivo podem tornar sua reunião mais inclusiva para participantes surdos ou com deficiência auditiva, pessoas com diferentes níveis de proficiência linguística e participantes em um local barulhento.
- Comece a gravar: Ao gravar uma reunião, um banner aparecerá informando aos participantes que a gravação começou. Você pode acessar a gravação após o término da reunião no bate-papo da reunião ou no Stream.
- Teclado: Disque da reunião do Teams usando os serviços de audioconferência do Teams.
- Desligue o vídeo recebido: Aumente a qualidade do áudio no vídeo recebido desligando o vídeo.
Experiência do participante em reuniões e eventos ao vivo do Teams
Experiência do participante do evento ao vivo
A experiência do Participante inclui controles para Pausar e Reproduzir, bem como Avançar rapidamente no evento. Você também pode ativar o Closed Caption se ele tiver sido ativado para o seu evento e as perguntas e respostas aparecerem à direita.
NOTA: O link para seu evento ao vivo pode ser fornecido aos participantes de várias maneiras. Você pode colocá-lo no corpo de um compromisso de espaço reservado, compartilhá-lo por meio de um e-mail de convite formatado ou colocá-lo em uma página da Web de um evento interno. Você não pode simplesmente encaminhar o compromisso do Produtor/Apresentador.
Reuniões do Teams – junte-se a partir do Outlook
- Opção A: Clique em Cadastre-se Online Agora link na solicitação de reunião.*
- Opção B: No lembrete da reunião, clique em Junte-se on-line.
*Se um número de conferência aparecer no convite, você só deverá aproveitar o número e a ID se não conseguir acessar o aplicativo Teams ou o Teams pela Web.
Visualização do apresentador do evento ao vivo
A função Apresentador participa do evento com a capacidade de falar, apresentar conteúdo e moderar o bate-papo. É uma prática recomendada participar antes do evento para concluir sua verificação final de prontidão técnica.
- Selecione Ingressar na reunião Microsoft Teams em seu convite de reunião para ser direcionado para uma página onde você pode optar por ingressar na Web ou baixar o aplicativo para desktop. Participe através do aplicativo Teams completo.
- Anote o número de telefone e a ID da conferência no convite da reunião, para que você possa discar o número para ingressar em caso de perda de conexão.
- Quando estiver na chamada do Teams, ligue o microfone e a câmera e compartilhe sua área de trabalho.
- Certifique-se de que o painel do Teams esteja oculto em um segundo monitor ou minimizado.
- Fique de olho no bate-papo da reunião do Teams em outro monitor ou outro dispositivo. Moderadores, Produtores e operadores de comutação usarão este bate-papo para se comunicar com você durante sua sessão.
NOTA: Você só pode apresentar em um evento ao vivo do seu dispositivo de desktop Windows ou Mac. Não há suporte para apresentação móvel em eventos ao vivo no momento.
Evento ao vivo Visão do apresentador ao falar e apresentar
A borda vermelha indica ao Apresentador cuja Câmera está habilitada e sendo compartilhada.
Visualização do apresentador do evento ao vivo – detalhes adicionais
A função de apresentador participa do evento com a capacidade de falar e apresentar conteúdo e moderar perguntas e respostas (provavelmente haverá vários apresentadores convidados para o evento). Os Apresentadores têm acesso a um chat privado durante o evento com os demais Apresentadores e o Produtor. Este chat não é visível para os participantes do evento.
- Habilite o Chat Privado para interagir com a equipe de Moderadores/Produtores – Mantenha este bate-papo aberto durante todo o evento para coordenar com a equipe de Produtores e Apresentadores em particular. Este bate-papo não será visível para os participantes.
- Habilite seu Microfone e/ou Câmera para interagir com os outros Apresentadores e Produtores – Veja as pessoas que se conectaram à função de Apresentador ou Produtor do evento. Se eles ligarem a câmera, você poderá ver sua imagem.
- Compartilhe sua tela com o Produtor – Compartilhe sua tela com o Produtor para finalizar os detalhes do evento. O Produtor pode apresentar sua tela no evento ao vivo se desejar.
- Veja o Produtor e outros Apresentadores – Veja as pessoas que se conectaram à função de Produtor ou Apresentador do evento. Se eles ligarem a câmera, você poderá ver a imagem deles.
- Moderar a janela de perguntas e respostas dos participantes – Esta janela exibirá perguntas dos participantes durante o evento. Lembre-se de que os participantes não têm acesso ao microfone. Suas perguntas serão distribuídas no Nova aba. Você pode publicá-lo em todo o evento, o que o moverá para o Aba publicada, ou mantenha sua resposta privada. Você também pode dispensar perguntas redundantes ou fora de contexto, o que as moverá para o Guia descartada.
Participante convidado participa da experiência em reuniões do Teams
Usuários externos ingressando em uma reunião do Teams
A seção a seguir fornece exemplos sobre o que um usuário externo experimentará ao ingressar em uma reunião do Teams. Qualquer pessoa pode ingressar em uma reunião do Teams, desde que tenha um endereço de email. O Teams pode ser acessado por meio de dispositivos Mac, iOS, Android e Windows.
À medida que o Teams evolui, continue a consultar os seguintes links abaixo para obter novas atualizações de recursos para o aplicativo.
Entrando do desktop como um usuário externo
O Teams permite que você convide pessoas de fora da sua organização, incluindo aquelas que não possuem uma licença do Teams. A única coisa necessária para ingressar em uma reunião do Teams é um endereço de e-mail. À direita está um instantâneo do que um usuário final verá em sua caixa de entrada depois que um convite para reunião do Teams for enviado.
- Para aceitar o convite da reunião, o participante precisará selecionar Sim.
- Se o participante selecionar o Junte-se online agora link, eles verão a tela à direita se não tiverem o aplicativo Teams instalado.
- O usuário terá duas opções caso não possua o app Teams:
- Baixe o aplicativo Teams ou
- Junte-se na web em vez disso. Saiba mais sobre os navegadores da Web compatíveis.
- Se o participante selecionar Entrar na Web, ele verá esta tela. Isso está solicitando acesso ao microfone e à câmera.
- Selecione Permitir.
- Em seguida, o participante verá a seguinte tela. Eles precisarão inserir seus Nome e selecione o botão Ingressar agora. Eles também terão a opção de desligar a câmera e/ou silenciar a si mesmos antes de ingressar na reunião.
- Para sair da reunião, selecione o ícone de telefone vermelho listado na barra do usuário.
Entrando do celular como um usuário externo
O Teams permite que você convide pessoas de fora da sua organização, incluindo aquelas que não possuem uma licença do Teams. A única coisa necessária para ingressar em uma reunião do Teams é um endereço de e-mail. À direita está um instantâneo do que um usuário final verá em sua caixa de entrada de e-mail móvel assim que um convite de reunião do Teams for enviado.
- Para aceitar o convite da reunião, o participante precisará selecionar Sim.
- Se o participante selecionar o Junte-se Online Agora link, eles verão a tela à direita se não tiverem o aplicativo Teams instalado.
- Para ingressar na reunião, o participante pode selecionar:
- Junte-se online agora link listado no e-mail, ou
- Juntar botão listado em seu calendário.
- Se o participante não tiver o aplicativo móvel do Teams, ele será direcionado para uma tela para baixe o aplicativo.
- Em seguida o participante verá a seguinte tela. Para entrar na reunião, selecione o Entrar ícone. O participante tem as seguintes opções de seleção antes de ingressar na reunião.
- Entrar – Selecione para ingressar na reunião com as opções de reunião atuais.
- fundo desfocado – Selecione esta opção para desfocar o fundo da sua videochamada.
- Câmera – Selecione esta opção para ligar ou desligar a câmera.
- Microfone – Selecione este botão para ligar ou desligar o microfone. Se estiver desligado, outras pessoas não poderão ouvi-lo.
- Palestrante – Ligue os alto-falantes para ouvir a conversa.
- Para sair da reunião, selecione o ícone Red Phone listado na barra do usuário.
Continue para a fase 3: Após o evento
Veja orientações sobre a última fase do seu evento para obter as melhores práticas pós-evento.
Veja a última fase