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Atualizações do projeto
Cenário
A comunicação eficaz das atualizações do projeto é crucial para manter as partes interessadas informadas, envolvidas e alinhadas com o progresso do projeto. Aqui está uma estrutura a ser considerada ao comunicar atualizações do projeto:
Defina seu público: Determine quem são seus principais interessados. Isso pode incluir membros da equipe, clientes, administradores, investidores e quaisquer outras partes relevantes. Compreender o seu público ajuda a adaptar a sua comunicação às suas necessidades e interesses.
Frequência e consistência: Estabeleça um cronograma regular para fornecer atualizações. Quer seja semanal, quinzenal ou mensal, a consistência é fundamental. Isso ajuda as partes interessadas a antecipar quando esperar atualizações e reduz a incerteza.
Clareza e brevidade: Mantenha suas atualizações claras, concisas e focadas nas informações mais importantes. Use uma linguagem simples e evite jargões que possam confundir as partes interessadas não técnicas.
Destaque conquistas e marcos: Enfatize o progresso feito desde a última atualização. Destaque tarefas concluídas, marcos alcançados e quaisquer desenvolvimentos positivos. Isso inspira uma sensação de realização e mantém as partes interessadas motivadas.
Discuta desafios e riscos: Seja transparente sobre quaisquer desafios, obstáculos ou riscos que o projeto esteja enfrentando. Isto demonstra honestidade e ajuda as partes interessadas a compreender possíveis obstáculos que possam impactar o cronograma ou os resultados do projeto.
Recursos visuais: Incorpore elementos visuais como tabelas, gráficos ou cronogramas para tornar informações complexas mais digeríveis. Os recursos visuais podem transmitir rapidamente o progresso e as tendências.
Comemore os sucessos: Não tenha medo de comemorar sucessos pequenos e significativos. Reconheça os esforços de sua equipe e reconheça os marcos alcançados.
Narrativa: Enquadre suas atualizações em um formato narrativo que conte a história do progresso do projeto. Contar histórias pode envolver emocionalmente as partes interessadas e ajudá-las a se conectar com a jornada do projeto.
Configurar
Esses tipos de campanhas são melhor realizados como uma campanha para todas as atualizações do projeto durante todo o ciclo de vida do projeto. Isso pode fornecer os melhores resultados na comparação das métricas de sua mensagem ao longo do tempo.
Canais
- SharePoint: site do projeto.
- SharePoint: Home page (dependendo do projeto).
- Canal Equipes de Projeto: Atualizações sobre o projeto para todos que estão nele.
- Email: o grupo Microsoft 365 que inclui todas as partes interessadas do projeto.
- Viva Engage: Para comunidades associadas ao projeto.
Objetivos da campanha
- Aumente o conhecimento e a visibilidade do seu projeto entre o seu público-alvo em 50% nos próximos três meses.
- Aumente a satisfação e a fidelidade do cliente compartilhando depoimentos positivos e estudos de caso de clientes existentes que se beneficiaram com seu projeto todos os meses.
- Aprimore as habilidades e o conhecimento de gerenciamento de projetos documentando e analisando as lições aprendidas e as melhores práticas do seu projeto a cada trimestre.
Mensagens-chave
Ideias ou exemplos de mensagens principais:
- Conquistas e marcos: Temos o prazer de compartilhar que alcançamos [marco específico] esta semana, marcando um passo significativo no progresso do projeto.
- Atualização de progresso: Fizemos progressos substanciais em [tarefa ou fase], aproximando-nos do objetivo geral do projeto. O trabalho árduo da nossa equipe está valendo a pena.
- Desenvolvimentos positivos: Temos o prazer de informar que ocorreu [um desenvolvimento positivo], contribuindo positivamente para a trajetória do projeto e aumentando o seu potencial.
- Desafios e soluções: Embora tenhamos encontrado [desafio ou problema], nossa equipe implementou rapidamente [solução] para resolvê-lo. Isso demonstra nossa adaptabilidade e compromisso com a execução tranquila do projeto.
- Próximas prioridades: À medida que avançamos para a próxima fase, o nosso foco mudará para [prioridades futuras]. Estamos ansiosos para aproveitar nosso impulso e enfrentar essas tarefas.
- Colaboração e trabalho em equipe: A sinergia dentro de nossa equipe foi fundamental para alcançar [marco]. Nossos esforços colaborativos continuam a impulsionar o sucesso do projeto.
- Prazos e prazos: Continuamos no caminho certo com nosso cronograma e cumprindo os prazos estabelecidos. Este progresso constante reflete nossa dedicação à entrega oportuna de projetos.
- Impacto cliente/cliente: Nosso progresso significa que nossos clientes/consumidores podem esperar [benefício ou melhoria], melhorando sua experiência e satisfação.
- Roteiro adiante: Olhando para o futuro, nosso roteiro inclui [tarefa futura], que tem o potencial de moldar significativamente a direção do projeto.
- Transparência e honestidade: No espírito da transparência, queremos partilhar que estamos a abordar [desafio ou problema]. Nosso compromisso com a comunicação aberta garante que enfrentemos os contratempos de frente.
- Reconhecimento e apreciação: Estendemos nosso agradecimento aos membros da equipe que desempenharam um papel fundamental no alcance de [marco]. Sua dedicação e trabalho árduo são altamente valorizados.
- Feedback e engajamento: Agradecemos seus pensamentos e comentários sobre nosso progresso até agora. Sua opinião é vital à medida que continuamos a refinar nossa abordagem.
- Inovação contínua: Na nossa busca pela excelência, estamos explorando abordagens inovadoras para [aspecto do projeto], mantendo-nos na vanguarda das tendências do setor.
- Visão de longo prazo: Cada passo em frente nos aproxima da concretização da nossa visão de longo prazo para este projeto. Estamos comprometidos em alcançar nossos objetivos abrangentes.
- Desenvolvimentos emocionantes: Prepare-se para algumas atualizações interessantes nas próximas semanas. Estamos prestes a revelar [teaser para desenvolvimento futuro]. Fique atento!
