Office 365 和信息領導在 Central Hawke's Bay 區議會業務轉型和合規方面的關鍵作用

概括

霍克灣中央區議會 (CHB) 是新西蘭第一個使用 Office 365 進行廣泛的公共記錄法合規級電子文檔和記錄管理系統 (EDRMS) 的議會。

這一舉措被 CHB 的新領導團隊視為內部業務轉型的基石項目。以前，理事會記錄是作為臨時文件共享中的紙質記錄和電子文檔創建和管理的。這使得員工很難全面了解決策和提供建議。它還阻礙了簡化業務流程以提高效率和服務水平。

他們新的 Office 365 系統提供了一致且簡單的文件和電子郵件歸檔方式，並提供了強大的搜索功能，包括按財產或客戶進行搜索。它還與他們的評級和屬性系統集成在一起。

這增強了員工在任何地方工作、協作、更有效地為選民服務的能力，並為他們未來的工作場所奠定了基礎。 CHB 現在正通過數字計劃進一步利用這一點，與社區和利益相關者合作並為其服務。

挑戰

CHB 的大部分信息都保存在紙質文件中，以及文件共享和電子郵件中的電子文件中。文件共享文件夾的深度可達十個，並且具有臨時結構。這使得很難找到有關某個主題或屬性的所有信息——尤其是對於新員工。

通過解決這些問題，CHB 希望在整個組織內鼓勵知識共享和傳播信息，以及提高效率和提高服務水平。

要實現這一點，需要對行為和流程進行重大改變。實施計劃需要融入變革管理和治理。它還需要為如何歸檔和查找信息創建一致的商定結構。

戰略

研討會表明，CHB 的每個部門都有非常獨特的需求和工作流程，但仍需要訪問相同的文件。因此，統一各種文件共享和信息源是當務之急。特別是，將所有內容都放入一個屬性搜索中。

易於歸檔信息以及保護敏感信息是當務之急。這些設計包括使用基於 Azure 的 iWorkplace 應用程序，允許對元數據進行自動分類。另一個 iWorkplace 應用程序（智能案例文件）簡化了內容管理，並讓管理人員無需系統管理員權限即可輕鬆訪問以設置細粒度的安全性和權限。這對於管理與隱私和商業敏感性相關的風險非常有用。

與 iWorkplace 智能記錄應用程序耦合的 Office 365 本機文檔庫和元數據結構滿足了公共記錄法合規性需求。這個 Azure 應用程序創建了一個包含所有記錄的數據集市，可用於拼接/切塊報告以及創建內容保留和處置規則。這些規則可以自動化，並根據需要包括手動評估和批准處置的流程。

該項目包括與員工就他們將使用的工作空間的設計進行深入交流。還有一個互動展覽活動，直觀地展示了該項目的目的、它解決的問題以及其他新西蘭組織和委員會如何使用 Office 365。

隨著項目的進展，進一步的展覽被設置為通過外部數字交互所需的關鍵變化——與客戶、社區和利益相關者群體。這不僅有助於規劃未來，還有助於加深對 Office 365 應如何為他們工作的認同和理解。

結果

SharePoint 的詳細且可自定義的搜索對於現在可以查找文檔的員工來說是一個立竿見影的改進 - 按部門、案例文件或文檔類型進行過濾。信息保存在包含所有功能和活動的一致結構化的工作空間中。

工作人員發現了意想不到的好處，例如能夠在提交聽證會上遠程工作。憑藉他們的 EDRMS 和戰略，CHB 繼續發現與 SharePoint 和 Office 365 合作的新機會。這為他們的戰略提供了依據，因為他們計劃在未來的數字化轉型階段建立 Office 365 平台。

作為新西蘭第一個採用 SharePoint 和 Office 365 以實現合規級 EDRMS 的地方政府組織，霍克灣中央區議會為其他議會敞開了大門。

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