Função-chave para o Office 365 e a liderança de informações na transformação e conformidade de negócios no Central Hawke's Bay District Council

Resumo

O Central Hawke's Bay District Council (CHB) é o primeiro Conselho da Nova Zelândia a usar o Office 365 para o Sistema de Gerenciamento de Documentos e Registros Eletrônicos (EDRMS) de grau de conformidade com a Lei de Registros Públicos.

Este movimento foi visto pela nova equipe de liderança da CHB como um projeto fundamental para a transformação interna dos negócios. Anteriormente, os registros do conselho eram criados e gerenciados como registros em papel e documentos eletrônicos em compartilhamentos de arquivos ad-hoc. Isso tornou difícil para a equipe ter uma visão completa na tomada de decisões e dar conselhos. Também dificultou a racionalização dos processos de negócios para melhorar a eficiência e os níveis de serviço.

Seu novo sistema Office 365 oferece maneiras consistentes e fáceis de arquivar documentos e emails e oferece uma pesquisa avançada, incluindo pesquisa por propriedade ou cliente. Também está integrado com seu sistema de classificação e propriedade.

Isso melhorou a capacidade da equipe de trabalhar em qualquer lugar, colaborar, atender seus constituintes com mais eficiência e forma a base para o local de trabalho do futuro. A CHB agora está aproveitando isso ainda mais por meio de iniciativas digitais para trabalhar e servir a comunidade e as partes interessadas.

Desafio

Muitas das informações do CHB foram mantidas em documentos em papel, bem como em arquivos eletrônicos em compartilhamentos de arquivos e em e-mail. As pastas de compartilhamento de arquivos tinham até dez profundidades e estruturas ad-hoc. Isso dificultou a localização de todas as informações sobre um tópico ou propriedade – especialmente para novos funcionários.

Ao abordar essas questões, a CHB queria incentivar o compartilhamento de conhecimento e disseminar informações em toda a organização, além de gerar ganhos de eficiência e aumentar os níveis de serviço.

Para conseguir isso, seriam necessárias mudanças significativas de comportamento e processo. O plano de implementação precisava preparar a gestão e a governança da mudança. Também precisava da criação de estruturas acordadas consistentes sobre como as informações seriam arquivadas e encontradas.

Estratégia

Os workshops mostraram que os departamentos da CHB tinham necessidades e fluxos de trabalho muito únicos, mas ainda precisavam acessar os mesmos documentos. Por isso, unificar vários compartilhamentos de arquivos e fontes de informação era uma prioridade. Em particular, colocando tudo em uma única pesquisa de propriedade.

A facilidade de arquivamento de informações, bem como a proteção de informações confidenciais, era uma prioridade. Os projetos incluíram o uso de aplicativos iWorkplace baseados em Azure que permitem que os metadados sejam classificados automaticamente. Outro aplicativo iWorkplace (Smart Case Files) simplifica o gerenciamento de conteúdo e oferece à equipe de administração acesso fácil para definir segurança e permissões refinadas sem direitos de administrador do sistema. Isso é muito útil para gerenciar riscos relacionados à privacidade e sensibilidade comercial.

As necessidades de conformidade da Lei de Registros Públicos foram atendidas pela biblioteca de documentos nativa do Office 365 e estruturas de metadados acopladas ao aplicativo iWorkplace Smart Records. Este aplicativo Azure cria um datamart de todos os registros que podem ser usados para relatórios de emendas/dados, bem como para criar regras para retenção e descarte de conteúdo. As regras podem ser automatizadas e incluem processos de avaliação manual e aprovações para descarte, conforme necessário.

O projeto incluiu um profundo envolvimento com a equipe no design dos espaços de trabalho que eles usariam. Houve também um evento de exposição interativo que mostrou visualmente o objetivo do projeto, os problemas que ele resolveu e como outras organizações e conselhos da Nova Zelândia utilizaram o Office 365.

À medida que o projeto avançava, uma nova exposição foi criada para trabalhar com as principais mudanças necessárias para a interação digital externa – com clientes, comunidade e grupos de partes interessadas. Isso ajudou não apenas a planejar o futuro, mas também a aprofundar a adesão e a compreensão de como o Office 365 deve funcionar para eles.

Resultados

A pesquisa detalhada e personalizável do SharePoint foi uma melhoria imediata para a equipe que agora pode encontrar documentos – filtrados por: departamento, arquivo de caso ou tipo de documento. As informações são mantidas em espaços de trabalho consistentemente estruturados que incluem todas as funções e atividades.

A equipe encontrou benefícios inesperados, como poder trabalhar remotamente nas audiências de submissão. Com o EDRMS e a estratégia em vigor, a CHB continua descobrindo novas oportunidades de trabalhar com o SharePoint e o Office 365. Isso informa sua estratégia à medida que planejam desenvolver sua plataforma Office 365 em fases futuras de sua transformação digital.

Como a primeira organização do governo local na Nova Zelândia a adotar o SharePoint e o Office 365 para EDRMS de grau de conformidade, o Central Hawke's Bay District Council abriu as portas para outros conselhos.

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