TECE は、d.velop と Office 365 を使用してドキュメントベースのプロセスをデジタル化します

2020年4月7日公開

概要

TECE は、ドイツに本社を置く中規模の家族経営の会社で、数多くの証明書と賞を受賞したサニタリー システムと設置システムを製造しています。世界中にオフィス、子会社、および販売パートナーを持つ同社は、高度な垂直製造と厳しい品質基準への順守から恩恵を受けています。

TECE は、情報管理システムを中央データ リポジトリとして確立したいと考えていました。その目的は、クラウド戦略に合わせて CRM および ERP アプリケーションとシームレスに統合すると同時に、法的なコンプライアンスを確保することでした。

d.velop と協力して、TECE は関連するビジネス オブジェクト情報 (顧客、サプライヤー、人員、製品、プロジェクト、注文、ケース) のコンテキストで Office 365 および SharePoint の重要なビジネス ドキュメントへのアクセスを提供するソリューションを実装しました。これは、既存の CRM/ERP データに基づく自動化および標準化されたプロセスによって実現されます。すべての情報は主要なアプリケーションから離れずにアクセスできるため、すべての子会社と部門にわたって完全な情報と文書の透明性が確立されます。ユーザーは簡単かつ迅速にドキュメントを検索し、すべての情報を包括的に把握できます。情報が簡単に利用できるようになると、ユーザーは必要なことに集中できます。

チャレンジ

TECE はダイナミックな成長を遂げている国際企業です。さまざまな国の 5 か所に 22 を超える子会社と生産拠点があり、情報サイロは従業員の日常生活の一部でした。情報は部門間でのみ共有され、直接影響を受ける従業員とのみ共有されたため、組織全体で重要な情報を入手することが制限されていました。情報サイロ内でのこの垂直的なコミュニケーションは、完全な透明性を促進することを不可能にし、その結果、検索に時間がかかり、労力が重複し、さまざまな部門間の相乗効果が失われ、最終的に機会を逃すことになりました。建設現場では、取引先との重要なコミュニケーション中に情報が得られないという事例が繰り返されました。 TECE は、いつでもどこでも情報にすばやく簡単にアクセスできることを望んでいました。

モバイル アクセスの可用性の問題と、子会社全体での使用状況に基づいて、同社はクラウド ファーストの戦略を追求しました。最終的な目標は、すべての文書の完全で、法律に準拠した、透過的なデジタル化とアーカイブを可能にすることでした。クラウド戦略をこれらの目標に合わせることで、スケーラビリティ、容易な調整、およびマネージド サービスの提供によるコスト削減が可能になりました。情報に簡単にアクセスできるため、調達から支払いまでのプロセスやワークフローをさらに改善できます。さらに、情報サイロは持続可能な方法で排除できます。完全な透明性は、部門間および物理的な場所間の調整を改善し、正しいドキュメント バージョンに基づいて意思決定が行われるようにすることで、時間と労力を節約するという具体的な結果をもたらします。

このプロジェクトでの最大の課題は、情報が SAP、Salesforce、およびファイル システムに保存されていた既存のソリューションを、情報の中心的で包括的な場所としての Office 365 に移行することでした。さらに、一元的に保存された情報は、SAP と Salesforce の統合によって直接利用できる必要がありました。

ストラテジー

TECE は SharePoint に戦略的に依存しています。情報管理システムを中央ドキュメント リポジトリとして確立するという要件は、Office 365 用の d.velop の導入によって満たされました。このリポジトリは、ビジネス基準 (顧客、サプライヤー、注文など) に基づいてドキュメントをファイル フォルダーに整理します。技術データシートを保存し、これらすべてを適切なコンテキストで、SAP または Salesforce プロセスで直接利用できるようにします。 d.velop が作成したプラットフォームは、法的に準拠したアーカイブと保持も可能にします。

戦略的には、Office 365 を使用することで、オンラインでのやり取りとコラボレーションが可能になります。たとえば、場所やビジネス ユニット全体で情報管理を必要とする要件が絶えず変化するプロジェクトなどです。すべてのシステムを完全に統合することで、TECE のプロセスを合理化し、コンプライアンスとガバナンスの問題に包括的かつ戦略的に対処することができます。

Microsoft の Office 365 により、情報管理のための強力なプラットフォームを活用できます。 d.velop for Office 365 を使用して、このプラットフォームを SAP ERP および Salesforce に接続し、ドキュメントとビジネス プロセスに関する完全な透明性を実現し、法に準拠したファイリングを保証します。

Reinhard Wiggers (システムおよびプロセス責任者、TECE GmbH)

結果

情報管理システムを導入することで、TECE は複数の分離されたソリューションを持つことに伴う非効率性を軽減することができました。代わりに、Office 365 用の d.velop を使用して、ERP としての SAP や CRM としての Salesforce など、戦略的に重要なアプリケーションから生じる情報の中心を Office 365 にしました。 TECE にとっての最大の利点は、すべての従業員がいつでもどこでもすべての関連ドキュメントにアクセスできるようになったことです。 TECE は、年間 150 万件を超えるデジタル化されたドキュメントを使用して、顧客、注文、またはサプライヤーのファイルに保存されているかどうかに関係なく、その情報に即座にアクセスできるようになりました。

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