Shoosmiths は、SharePoint と K2 を使用してまとまりのあるワークフローを作成します

2018 年 9 月 24 日公開

概要

2015 年の英国法律事務所に選ばれた Shoosmiths は、11 の事務所、153 のパートナー、736 人の法律顧問を擁する法律事務所です。 15 年以上にわたり、同社のワークフロー自動化プロセスは、13 以上の個別のテクノロジーとソリューションに分割されていました。同社は、既存のすべてのワークフローを移行し、将来のワークフロー開発に使用できる単一のワークフロー プラットフォームを必要としていました。

チャレンジ

Shoosmiths は、訴訟管理におけるワークフローの重要性を以前から認識しており、ワークフローの自動化を 15 年以上使用してきました。この期間中、同社は少なくとも 13 の個別のワークフロー テクノロジーとソリューションを展開しました。 Shoosmiths の IS ディレクターである Shane Scott 氏が言うように、この断片化された環境は「非常に非効率的で、顧客サービスを抑制し、保守と管理が困難でした」。

同社は Microsoft SharePoint を実装して 11 のオフィス全体でドキュメント管理を一元化し、SAP を業務管理および財務システム ソリューションとして実装し、現在 SAP HR を展開して SAP フットプリントを拡大しています。

「SAP および SharePoint と統合された単一のワークフロー プラットフォームを持つことの利点は、説得力のある議論でした」と Scott 氏は言います。 「そのため、既存のすべてのワークフローを移行して、ビジネス内の将来のワークフロー開発の基盤として使用できる、新しいビジネス モデリングとワークフロー プラットフォームを探し始めました。」

ストラテジー

Shoosmiths は、K2 ブラックパールの機能を徹底的に技術的に分析した後、K2 を選択しました。プログラムの一環として、同社は K2 で新しいワークフローを開発する前に、ビジネス プロセスをマッピングして最適化する機会を得ました。新しい K2 プロセスはすべて、Microsoft SharePoint、SAP 財務、人事アプリケーション、および従業員セルフサービス ポータルと緊密に統合されており、電子メールと SMS の自動化も含まれています。

Shoosmiths は現在、ビジネスの 4 つの主要分野で K2 ベースのプロセス ワークフローを使用しており、これを他の人事機能、英語の搬送、臨床過失のケース管理、および土地区画の搬送に拡張する計画があります。

結果

K2 の使用は、Shoosmiths のビジネスのすべての分野で大幅な時間の節約に貢献しています。これは、プロセスの最適化、ドキュメントとプロセスの自動化 (K2 を使用)、および統合の組み合わせによって達成されました。新しい搬送機能だけでも、ケース ハンドラー 1 人あたり 1 日あたり最大 60 分の時間を節約できると同社は見積もっています。これは、機能全体で節約される週あたり約 800 時間に相当します。

さらに、ソフトウェア間の緊密な統合により、契約、完了報告書、財務転記など、以前は手動だったプロセスを自動化できます。これにより、タスクを完了する時間が再び短縮され、Shoosmiths はより優れた応答性の高いサービスを顧客に提供できるようになります。

従来のワークフロー テクノロジーを K2 blackpearl ベースの単一プラットフォームに置き換えることで、同社は年間の運営費を大幅に削減できます。 Scott 氏によると、「Shoosmiths は、ソフトウェアのメンテナンスとライセンスのコストを年間約 160,000 ポンド削減できると予想しています。」

新しいワークフローの成功を受けて、Shoosmiths は現在、さらに自動化されたプロセスを展開する計画を進めています。

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