コミュニティ教会は、Office 365、SharePoint、KnowledgeLake を使用してバック オフィス業務を合理化しています

概要

CenterPointe 教会 (CPC) は、イリノイ州コリンズビルのコミュニティに 10 年以上奉仕してきた無宗派の教会です。教会は、バックオフィス業務ではなく、使命に集中するためのより良い方法を必要としていました。文書管理プロセスの多くは紙ベースであり、教会が成長するにつれて、システムのギャップがより顕著になりました。最終的に、教会は基本的なドキュメント ストレージとコラボレーションのために Office 365 に投資しました。 Office 365 への投資をさらに進めるために、CenterPointe Church は KnowledgeLake に問い合わせて、Office 365 と SharePoint のドキュメント管理機能を最大限に活用しました。

チャレンジ

2001 年に設立された CPC は、別の教会との合併や複数の名前の変更など、いくつかの変更を経てきました。 CPC は、その成長を通じて、テクノロジーを利用してミニストリーを前進させ続け、特に新しい若いメンバーを引き付けてきました。しかし、テクノロジーに対するその情熱は、必ずしもバックオフィス業務に反映されるわけではありませんでした。その結果、CPC の文書を管理する紙ベースのシステムは時代遅れになりました。新しい会計パッケージと教会管理ソフトウェアを採用した後でも、文書管理と買掛金処理のニーズを満たすにはまだ大きなギャップがありました。時間が経つにつれて、CPC は 15 年近く前の紙のファイルのスタックを蓄積しました。紙が必要なスペースを占有しているだけでなく、スタッフがすぐにドキュメントを見つけることができませんでした。買掛金もオフサイトで処理されるため、より優れたシステムの必要性は明らかでした。

ストラテジー

バックオフィス業務を最新の状態にするという目標を達成するために、CPC は Microsoft Office 365 に投資しました。これにより、教会はドキュメントを保存し、SharePoint Online でスタッフ メンバー間のコラボレーションを促進できるようになりました。 Office 365 は彼らのニーズのほとんどをカバーしていましたが、教会は依然としてドキュメント管理と買掛金ワークフローのためのより優れたソリューションを求めていました。

CPC のドキュメント管理プロセスのギャップを埋めるために、KnowledgeLake は実績のあるソリューションを実装しました。 KnowledgeLake は、教会に届くすべての紙の文書をスキャンしてタグを付ける機能を最初に導入しました。次の機能は、電子文書をアップロードしてタグ付けすることでした。教会はこれを使用して、長期保存が必要な未払いの請求書や文書を特定します。

結果

Office 365 への既存の投資に KnowledgeLake コンテンツ管理ソリューションを展開することで、CPC は信頼性の高いドキュメント管理と買掛金ワークフローを作成し、バックオフィス業務を改善することができました。 「私たちのドキュメント アーカイブの品質は、他の誰かがファイリングの責任を引き継ぐたびに変化するさまざまなファイリング戦略に翻弄されることはもうありません」とバラード氏は言います。 「かつては、歴史的な文書を見つけることは事実上不可能でした。このソリューションを導入すると、方法論は特定のボランティアに依存しなくなります。テクノロジーがプロセスを導きます。」 KnowledgeLake ECM ソリューションにより、ドキュメントは簡単にキャプチャ、タグ付け、および保存されます。この合理化されたプロセスは習得も指導も簡単で、コンテンツをスキャンする CPC のボランティアにとって負担の少ない作業です。現在、CPC はデジタル ワークフローを備えているため、教会の簿記担当者は紙の文書を取得するために移動する必要がありません。オフィス スタッフは毎週ドキュメントをスキャンできるため、簿記担当者は KnowledgeLake を使用して処理する必要があるドキュメントを特定できます。これにより、CPC の時間が節約されるだけでなく、オフィス スタッフの燃料費も節約されます。

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