ブリガム ヤング大学、SharePoint と Gimmal を使用してレコード管理アプローチを最新化

概要

ユタ州プロボにある私立の研究大学であるブリガム ヤング大学は、末日聖徒イエス キリスト教会によって所有および運営されており、米国のどの宗教大学よりもキャンパス内の学生数が最大です。 BYU の記録および情報管理者である Howard Loos 氏は、大学の日々の記録と履歴記録を管理するためのより良い方法を探していました。 Gimmal が実装した最新の記録管理プログラムと優れた情報管理ツールにより、BYU は組織全体の記録管理コンプライアンスを改善しました。

チャレンジ

BYU は、実際的または効果的に管理することができなかった何百万もの記録を蓄積していました。記録を管理する非効率的な「紙ベース」のアプローチでは、ユーザーが手動で分類する必要がありました。その結果、増え続ける管理されていないレコードの検索、管理、保存に関連するコストが高くなりました。 Loos 氏と彼のチームは、大学の指導者と協力して、SharePoint レコードの保持と転送を管理するためのサードパーティ ソフトウェア ソリューションが必要であるとすぐに判断しました。

ストラテジー

Loos 氏のチームは他のサードパーティのオプションを検討し、Gimmal Records Management を選択しました。それは彼らのニーズを満たし、IT 部門の助けをほとんど借りずに彼の小さなチームが管理するのに最も簡単なシステムだったからです。

BYU には、明確なニーズと、SharePoint の既存の機能を拡張する柔軟性に対する要望がありました。 Loos 氏は次のように述べています。さらに、彼はソリューションに必要な重要事項を特定しました。それは、履歴記録をデジタル保存システムに転送し、記録を適切に管理し、記録を破棄するための承認プロセスを合理化する機能です。そこで彼は、彼のニーズに最適なソフトウェア ソリューションを提供する Gimmal に目を向けました。

Gimmal Records Management は、小さなチームがすべての SharePoint サイトを簡単に管理できるソリューションを提供します。 Gimmal のソリューションはすぐに実装され、SharePoint コンテンツを管理し、自動化されたルールで保持を管理しました。

結果

Gimmal Records Management を使用すると、SharePoint は最新のレコード管理システムになります。 BYU は 2016 年に 400 の部署のうち 62 の部署に SharePoint を既に実装していたため、展開は簡単なプロセスでした。BYU は、すべてのサイトと場所のポリシーを 1 つの場所から集中管理し、レコードをその場で管理し、レコードを別のシステムに移動するコストを回避できます。 、記録破棄の承認を簡素化し、訴訟ホールドを実施し、履歴記録をデジタル保存システムに転送します。

BYU は引き続きソリューションを残りの部門に展開し、より高度でありながら実用的な記録管理システムの恩恵を受けます。彼らは、訴訟ホールドを適用し、防御的に記録を破棄し、古い情報を保持するリスクとコストを軽減する機能に特に満足しています。 Loos 氏は次のように述べています。