青少年団体がオフィス移転前に記録をデジタル化

2022 年 5 月 15 日公開

概要

ボーイズ ホープ ガールズ ホープ (BHGH) は、教育の基礎と全体的なサポートを通じて若者のエンパワーメントを育成することを中心とした国際組織です。米国とラテンアメリカの 16 都市で運営されている BHGH は、各コミュニティのニーズに合わせた構造化されたプログラミング、独自のカリキュラム、地元の学校や大学とのパートナーシップを活用しています。数千人の奨学生が、米国およびラテンアメリカで BHGH のプログラムに参加しています。

富士通のソリューションは、ボーイズ ホープ ガールズ ホープが何千もの紙のドキュメントをデジタル化して、物理的なスペース要件を最小限に抑え、使いやすさと検索性を向上させるのに役立ちます。彼らも Project Cortex の計画と考慮事項を共有し、インデックス作成とメタデータ管理をさらに最小限に抑えて、タグ付けと並べ替えのプロセスから人間をさらに排除しました。本当の目標は、大学を通じて機会と教育を生み出すことに多くの時間を費やすこと、つまり将来の「卒業生の希望の物語」を発展させることです。

チャレンジ

オペレーション担当副社長の Thomas Casey 氏は、サポート ドキュメントとビジネス アーティファクトを管理する組織の必要性を認識しました。 BHGH には、重要な紙ベースのビジネス成果物を作成する 3 つの主要なプログラムがあります。これらには、人事フォーム、税務および給与記録、ビジネス アーカイブなど、ほとんどのビジネスで必要とされる通常のドキュメントに加えて、学術文書、運用書類、プログラム データが含まれます。

レジデンシャル プログラム: 各 BHGH のホームでは、6 人から 12 人の奨学生が、24 時間常駐のプロのレジデンシャル カウンセラーによってケアされます。奨学生は家事を分担し、宿題を一緒に行い、礼拝に出席し、食事をし、共に育ちます。学者 1 人あたりの補足資料の量は驚異的です。現在では、都市ごとに複数の 2 ～ 3 の住宅があり、米国だけでも 14 の都市でその倍数になっています。

 

アカデミー プログラム: 寮奨学生と同様に、アカデミー奨学生は地域の一流校の大学準備プログラムに登録するか、現在の学区で提供される大学準備カリキュラムを受講します。奨学生は、学問的可能性に到達するのを助けるチューターと、人生経験を共有するメンターとマッチングされます。彼らは、自分自身と自分の周りの世界を発見するのに役立つように設計された課外活動に登録しています。また、社会奉仕プロジェクトに参加して、他の人に奉仕することに専念する人生を送ることの価値を教えます。

  • 大学プログラム: BHGH の寄宿生および非寄宿生の奨学生にとって、大学教育は夢ではなく、希望です。このプログラムは、キャンパスライフと自立した生活の要求に備えて奨学生を準備することが証明されている特定の活動を伴う、複数年にわたるインタラクティブなプログラムです。

2012 年、Microsoft は BHGH システムの自動化を可能にするソフトウェアで $1M 以上を寄付しました。デジタル トランスフォーメーション ジャーニーの一環として、2020 年に BHGH は再び Microsoft プラットフォームを活用して、ドキュメント管理ビジネスの課題を自動化しています。

「これらのドキュメントを保護し、ドキュメントのライフサイクルを管理する必要性は本当にあります。 BHGH のプログラムは、奨学生の全体的なサポートに基づいています。私たちのプログラムで Scholars の旅を通して適切なドキュメントを利用できるようにすることは非常に重要です。 「これらのドキュメントをデジタル化して、適切な人が適切なタイミングで適切なデータを、安全でペーパーレスな方法で入手できるようにしましょう」と考えました。

ストラテジー

BHGH は、従来のドキュメントから始めたいと考えていました。ネットワーク本社の物理的な移転プロジェクトの一環として、BHGH はバックファイルをデジタル化したいと考えていました。 40 年以上のビジネスにおいて、紙ベースの情報量は膨大でした。

BHGH は、非営利団体がデジタル ドキュメント イニシアチブを立ち上げるのを支援するクラウド対応のドキュメント スキャナーを提供する富士通の意欲的なパートナーを見つけました。これは、Microsoft SharePoint を含むドキュメント タイプに基づいて、サポート ドキュメントをスキャン、インデックス付け、および複数の場所に保存することを目的としています。 Microsoft SharePoint は、重要なドキュメントやビジネス アーティファクトのコピーをスキャン、管理、保存するための安全なオンライン ロケーションを提供します。

Digital Documents プロジェクトは、ミズーリ州セントルイスのオフィスでパイロット プロジェクトとともに 2020 年初頭に開始されました。全米の 14 のレジデンシャル プログラムでは、追加のプロジェクトが計画されています。

このイニシアチブの一環として、BHGH のスタッフとボランティアは、モバイル カートで富士通 fi -7300NX スキャナーを使用して、コンピューターを使用せずに文書をスキャンして SharePoint に送信します。富士通 fi -7300NX は、オンプレミスまたは Microsoft Azure でホストされている富士通の NX Manager Server に直接接続して、コンピューターなしで展開できます。これにより、スキャン ステーション専用のコンピュータを維持および保護する IT 部門の負担が大幅に軽減されます。

BHGH は 1 回スキャンでき、Fujitsu NX Manager は各ドキュメントのデジタル画像を最大 3 つの一意の場所に、複数のファイル タイプ (PDF ファイルや JPEG 画像など) として送信できます。ドキュメントは、Microsoft UiFlow を使用してワークフローを開始するか、SharePoint または OneDrive に安全に保存できます。ドキュメントへのアクセスは、Microsoft Teams を使用して行うこともできます。

セキュリティは常に最優先事項であるため、Fujitsu fi -7300NX スキャナーはスキャンした画像を一切保存しません。このソリューションでは、ドキュメントが Microsoft Azure でホストされる NX Manager Server に直接スキャンされるため、スキャン ステーション (PC またはデスクトップ) は必要ありません。

 

結果

BHGH デジタル ドキュメントの取り組みは一見シンプルなソリューションであり、奨学生とサポート チームにすぐにメリットをもたらしました。

非営利組織は、ビジネスの自動化を免除されていません。寄付者の寄付の管理者として、彼らは時間と才能の投資に対して十分な見返りを実現させる必要があります。社会サービス機関は、ドキュメントのデジタル化の利点を実感できます。デジタル化により、私たちの使命に不可欠なドキュメントへのアクセスが合理化され、その場所が一元化されるからです。

Microsoft Cloud と組み合わせた富士通のスキャナーの信頼性と使いやすさは、BHGH やその他の組織に業務を合理化するための無限の方法を提供しています。