Playbook des événements virtuels

Que vous soyez un producteur chevronné ou novice dans la création d'événements virtuels, ce manuel vous guidera à travers les meilleures pratiques d'utilisation de la technologie Microsoft 365 pour offrir des événements captivants. Le contenu est organisé par phase de livraison d'événement et par rôle.

Commencez avec des événements virtuels

Ce contenu a été compilé grâce aux contributions de nombreuses personnes de Microsoft qui ont participé à la réalisation de nos événements phares, de nos webinaires et de nos assemblées générales. Nous nous efforçons de donner la priorité à l'accessibilité, à l'inclusion et à l'engagement alors que nous créons la nouvelle norme pour l'expérience du public.

Faites défiler vers le bas pour afficher le contenu par phase de livraison d'événement ou par rôle.

REMARQUE: Ce playbook se concentrera sur les méthodes les plus courantes pour produire des événements virtuels qui ne nécessitent pas de production personnalisée, y compris les encodeurs externes. Pour des conseils de production personnalisés, visitez notre Playbook d'événements virtuels de production personnalisée. Pour les questions de production avancées, démarrez une discussion dans le Communauté en ligne d'événements virtuels.

Vous recherchez des conseils sur l’utilisation d’encodeurs externes pour produire un événement virtuel technique plus avancé ?

Consultez notre manuel d'événements virtuels de production personnalisée
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Aperçu

Planifiez le succès de votre prochain événement virtuel avec ce manuel. En savoir plus sur la priorité à donner à la clarté de votre message, à l'expérience des participants et à rendre votre événement virtuel inclusif pour tous les participants.

Commencer
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Avant l'événement

2

Pendant l'événement

3

Après l'événement

Orientation par rôle

Chaque membre d'une équipe de production d'événements a un rôle particulier à jouer dans la réalisation d'un événement réussi. Certains événements sont autoproduits et vous pouvez remplir plusieurs rôles au sein de votre organisation. Ancrez-vous en tant qu'organisateur, puis suivez les autres conseils avant, pendant et après votre événement.

Chaque individu ou équipe impliqué dans des événements virtuels doit consulter notre aperçu du livre de jeu qui donneront le ton et le contexte pour offrir des événements inclusifs, accessibles et utiles à votre public.

Les organisateurs

Vous êtes l'hôte principal de l'événement à venir. Vous travaillerez avec le personnel technique, les présentateurs et les sponsors de l'événement pour assurer une expérience attrayante aux participants.

Téléchargez notre liste de contrôle de l'organisateur pour gérer vos tâches.

Téléchargez des sections de playbook spécialement pour les organisateurs, y compris les types de scénarios courants, comment éviter les problèmes courants et des vues étape par étape pour la configuration.

Producteurs

Les producteurs techniques gèrent la technologie impliquée dans votre diffusion. Souvent, dans les événements de petite à moyenne envergure, l'organisateur et le producteur sont la même personne. Dans les productions à grande échelle, il s'agit d'un rôle dédié avec le sens technique requis. Les producteurs doivent travailler main dans la main avec le personnel informatique compétent pour garantir la disponibilité du réseau et des services pour votre événement.

CONSEIL : si vous utilisez des réunions Teams pour produire votre événement, vous pouvez désigner une personne pour jouer le rôle de producteur/modérateur afin de mieux inciter les orateurs à basculer entre les sources de contenu ou à gérer une présentation unifiée.

Téléchargez les sections du playbook, en particulier les producteurs

Guidage par phase

1 Avant l'événement
Pas de conseils pour la phase 1

2 Pendant l'événement

3 Après l'événement
Pas de conseils pour la phase 3.

Présentateurs

Donner une présentation en ligne attrayante n'est pas facile. Soutenez vos présentateurs avec une formation et utilisez nos meilleures pratiques pour la configuration de l'ordinateur, de l'environnement et de la vidéo.

Téléchargez des sections de playbook spécialement pour les présentateurs

Téléchargez notre liste de contrôle Record from Home

Guidage par phase

1 Avant l'événement

  • Pas de conseils spécifiques pour les présentateurs dans cette phase

2 Pendant l'événement

3 Après l'événement

  • Pas de conseils spécifiques pour les présentateurs dans cette phase

Administrateurs informatiques

Votre administrateur informatique doit être engagé avant de produire des événements, afin d'être informé de vos plans. Ils assureront la santé de votre réseau, la configuration de vos services et vous aideront à organiser un événement réussi. Même avec une main-d'œuvre distribuée, il est judicieux de s'engager avec l'informatique dès le début de votre processus de planification.

Téléchargez des sections de playbook spécialement pour les administrateurs informatiques

Guidage par phase

1 Avant l'événement

2 Pendant l'événement

  • Pas de conseils spécifiques pour les administrateurs informatiques dans cette phase

3 Après l'événement

  • Pas de conseils spécifiques pour les administrateurs informatiques dans cette phase

Participants

Comprenez l'expérience des participants pour les réunions Teams et les événements en direct, y compris l'expérience des invités.

Téléchargez des sections de playbook spécialement pour les participants

Modérateurs

Qu'ils soient grands ou petits, les modérateurs sont l'élément essentiel qui stimule la satisfaction du public et simplifie l'expérience des présentateurs. Ils gèrent la conversation entre les deux et s'assurent que les questions sont capturées, hiérarchisées et partagées avec vos présentateurs.

Téléchargez les sections du playbook spécialement pour les modérateurs

Forum d'événement virtuel

Le forum Virtual Event est une communauté de personnes comme vous qui naviguent dans le monde de la livraison d'événements virtuels. Rejoignez-les et des experts en la matière qui peuvent répondre aux questions et partager des expériences réussies dans le monde réel.

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Programme d'assistance aux événements en direct

Besoin d'aide pour un événement d'envergure ? Le programme d'assistance aux événements en direct (LEAP) Microsoft 365 peut vous fournir des conseils et une assistance pour organiser vos meilleurs webinaires et événements en direct.

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