คู่มือการให้ข้อเสนอแนะ Microsoft 365 Copilot สำหรับแชมเปี้ยน

ขั้นตอนที่หนึ่ง

กำหนดวัตถุประสงค์

ก่อนที่จะถามคำถามใดๆ ให้เลือกประเด็นหลักเพียงประเด็นเดียว เช่น อุปสรรคในการใช้งาน คุณภาพการตอบสนองที่รวดเร็ว การประหยัดเวลา หรือความไว้วางใจ บอกทีมงานว่าข้อเสนอแนะจะถูกนำไปใช้ในด้านใดบ้าง เช่น การปรับปรุง การฝึกอบรม หรือการส่งต่อปัญหาไปยังผู้ที่เกี่ยวข้อง.

เคล็ดลับสำหรับมืออาชีพ: ผู้คนจะให้ข้อเสนอแนะที่ดีขึ้นเมื่อพวกเขารู้ว่าข้อเสนอแนะนั้นจะนำไปสู่การดำเนินการ.

ขั้นตอนที่สอง

ใช้ช่องสัญญาณน้ำหนักเบาหลายช่อง

อย่าพึ่งพาแบบสำรวจเพียงอย่างเดียว ผสมผสานวิธีการด้านล่างเพื่อเก็บรวบรวมทั้งข้อมูลเชิงประจักษ์และเรื่องราว:

• ไมโครฟีดแบ็ก: 1 คำถาม ส่งมาในแชท Teams
• การสำรวจความคิดเห็นแบบเร่งด่วน: คำถาม 2-5 ข้อ โดยใช้แบบฟอร์ม Viva Pulse หรือ Microsoft
• การสนทนาสด: การประชุมยืนหรือการประชุมทีม
• การตอบสนองแบบอะซิงโครนัส: ช่อง Teams เฉพาะ
• 1:1 ร่วมกับผู้ใช้งานขั้นสูงและผู้ที่ยังไม่เชื่อมั่น

เคล็ดลับสำหรับมืออาชีพ: แบบสำรวจให้ข้อมูลแนวโน้ม แต่ความคิดเห็นเชิงคุณภาพต่างหากที่ให้ข้อมูลเชิงลึก.

ขั้นตอนที่สาม

กำหนดจังหวะที่คาดเดาได้

• ทุกสองสัปดาห์: การให้ข้อเสนอแนะแบบย่อ 1 คำถาม
• รายเดือน: การสำรวจชีพจร 5 นาที
• รายไตรมาส: เจาะลึกหรือย้อนรอยประวัติศาสตร์ 30 นาที

ขั้นตอนที่สี่

ถามคำถามที่เฉียบคม

หลีกเลี่ยงคำถามทั่วไปอย่าง “คุณชอบไหม?” และหันมาเน้นคำถามเฉพาะเจาะจงที่เกี่ยวข้องกับประเด็นสำคัญ เช่น การใช้งานตามภารกิจ ประสิทธิภาพโดยรวม และการส่งเสริมการใช้งาน ใช้คลังคำถามในหน้าถัดไปเพื่อวางแผนคำถามของคุณตามหัวข้อต่างๆ.

ขั้นตอนที่ห้า

จับภาพและติดแท็ก

บันทึกข้อเสนอแนะลงในเอกสาร Loop ที่ใช้ร่วมกันหรือระบบติดตามผล ติดแท็กแต่ละรายการตามหัวข้อเพื่อให้สามารถเห็นรูปแบบได้อย่างรวดเร็ว:

• พร้อมท์
• ความแม่นยำ
• ประหยัดเวลา
• เชื่อมั่น
• ช่องว่างด้านการฝึกอบรม
• ปัญหาทางเทคนิค

สังเกตความถี่; เกิดขึ้นครั้งเดียวหรือเกิดขึ้นซ้ำๆ เพื่อแยกสัญญาณรบกวนออกจากสัญญาณหลัก.

ขั้นตอนที่หก

ปิดวงจร

สรุปสั้นๆ เกี่ยวกับ “สิ่งที่เราได้ยิน / สิ่งที่เราทำ” ให้ทีมฟัง โดยเน้นการดำเนินการที่สำคัญ 1-3 อย่าง ชี้ให้เห็นถึงแนวคิดที่นำไปใช้ และอธิบายข้อจำกัดในกรณีที่บางสิ่งยังไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ในขณะนี้.

เคล็ดลับสำหรับมืออาชีพ: ตัวอย่าง: “คุณบอกว่าบทสรุปของ Copilot ยาวเกินไป เราได้เพิ่มคำแนะนำสั้นๆ สำหรับการสรุป และจะกลับมาตรวจสอบอีกครั้งในอีกสองสัปดาห์”

ขั้นตอนที่เจ็ด

ป้อนข้อมูลเชิงลึกจากต้นน้ำ

• แบ่งปันแนวโน้มกับทีมรับเลี้ยงบุตรบุญธรรมของคุณ
• แจ้งปัญหาผลิตภัณฑ์ที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ผ่านช่องทางอย่างเป็นทางการ
• แบ่งปันข้อมูลเชิงลึกให้กับชุมชนแชมเปี้ยนของคุณ

การนำไปใช้และการใช้งาน

• สัปดาห์นี้คุณใช้ Copilot ในการทำภารกิจอะไรบ้าง?
• Copilot ช่วยคุณประหยัดเวลาได้มากที่สุดในเรื่องใด?
• คุณเลิกใช้สถานการณ์ใดบ้าง และเพราะเหตุใด?

ประสิทธิผล

• อะไรที่ได้ผลดีกว่าที่คาดไว้?
• Copilot มีข้อบกพร่องหรือให้ความรู้สึกไม่น่าเชื่อถือในด้านใดบ้าง?
• มีไอเดียอะไรที่คุณอยากเอาไปใช้บ้างไหม?

ความไว้วางใจและความเชื่อมั่น

• คุณได้ตรวจสอบผลลัพธ์ของ Copilot แล้วหรือไม่? เพราะเหตุใด หรือเพราะเหตุใดจึงไม่ตรวจสอบ?
• อะไรทำให้คุณลังเลที่จะใช้ Copilot?
• อะไรที่จะทำให้คุณรู้สึกสบายใจที่จะใช้มันกับเนื้อหาที่ละเอียดอ่อน?

การเปิดใช้งาน

• อะไรที่จะช่วยให้คุณใช้งาน Copilot ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น?
• เราควรบันทึกเหตุการณ์หรือสถานการณ์ใดบ้าง?
• ถ้าเราแก้ไขปัญหาเพียงอย่างเดียวในเดือนนี้ อะไรที่จะช่วยเพิ่มปริมาณการใช้งานของคุณได้มากที่สุด?

เฉพาะกลุ่มผู้สงสัย

• คุณตั้งใจจะทำอะไรถึงได้ตัดสินใจไม่ใช้ Copilot?
• ขั้นตอนการทำงานของคุณส่วนไหนที่ Copilot จะคุ้มค่า?
• อุปสรรคคืออะไร? ความไว้วางใจ ความพยายาม หรือความรู้?