Gestire il tuo evento
Gestire un evento di successo
Assicurati che questi elementi di pianificazione siano stati gestiti in anticipo in modo che la tua giornata abbia successo.
- Definire percorsi di comunicazione di produzione e supporto
- Convalida dalle prove chi gestisce il contenuto visivo
- Inizia presto assicurandoti i test finali per i presentatori e i produttori
- Stabilire procedure di approvazione e post evento per fornire un finale nitido
Respira, idrata e divertiti.
Procedure consigliate per la gestione degli eventi dal vivo
Squadra dell'evento
- Avere più di una persona nel team dell'evento; idealmente una persona che si unisce da una posizione diversa
- Se perdi Internet, la persona remota può comunque controllare la riunione
- Sapere chi è responsabile di ogni fase come la produzione, la presentazione, la moderazione di domande e risposte
Prendi in considerazione l'utilizzo di un servizio URL di reindirizzamento negli inviti dei partecipanti
- Ad esempio, bit.ly
- Ti consente di condividere URL più brevi e più leggibili
- Consente di modificare l'URL della riunione senza dover aggiornare gli inviti
Inizio riunione
- Partecipa al tuo evento con 30 minuti di anticipo per il controllo finale dell'attrezzatura
- Prepara una diapositiva con una bella introduzione ("L'evento inizierà presto") e inizia a trasmettere con 10 minuti di anticipo
- Disattiva la sorgente audio durante quei primi 10 minuti
Esempi di livelli di supporto per eventi
Eventi di più giorni/presentatore/traccia
- Compila questa tabella con i punti di contatto chiave (POC) nella tua organizzazione
- Tutti i ruoli dovrebbero essere identificati per eventi su larga scala, ma possono essere semplificati per semplici webinar
- Esamina in coordinamento con i processi di IT Support Desk esistenti nella tua organizzazione
Livello | Gruppo responsabile/POC | Strumenti e note |
Livello 0 | Proprietario: organizzatore dell'evento/(POC) Responsabile: team di supporto Collaboratore: team tecnico di produzione e IT |
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Livello 1 | Proprietario: team di supporto (POC) Collaboratore: Squadre tecniche |
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Livello 2 | Proprietario: produttore dell'evento/(POC) Collaboratore: Amministratore IT |
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Livello 3 | Proprietario: proprietario del servizio della piattaforma per eventi (tecnico) (POC) Collaboratore: supporto Microsoft |
Problemi comuni e percorsi di risoluzione dei problemi durante un evento
Queste domande rappresentano la maggior parte dei problemi segnalati riscontrati durante una riunione o un evento dal vivo. Sebbene possano sembrare semplici, creano insoddisfazione da parte del pubblico e dei relatori. Fornisci modi semplici e veloci per risolvere rapidamente questi problemi monitorando i canali di supporto pubblicati e disponendo di moderatori e/o di un canale di supporto dedicato ai partecipanti (se utilizzi Teams come esperienza dell'evento).
Categoria | Domanda / Dichiarazione dell'utente | Percorso di risoluzione dei problemi |
Programmazione | "Non riesco a programmare un evento dal vivo." | Politica dell'inquilino: Parla con il tuo amministratore IT per abilitare le funzionalità di eventi dal vivo per la tua identità utente. Spesso dovrai essere aggiunto a un gruppo che viene utilizzato per gestire quante persone possono programmarli. Ci vorranno 24-48 ore prima che questo sia attivo dopo una modifica delle norme. |
Partecipa alla riunione | "Non posso partecipare alla riunione/evento live." | Identità: Devono essere o hanno effettuato l'accesso all'esperienza? Si stanno unendo come partecipante invece che come produttore o viceversa? Informazione: Hanno il collegamento giusto per la sessione giusta al momento giusto? Dispositivo/cliente: Che browser o client stanno usando? Sono sul cellulare? |
Audio | "Non riesco a sentire l'audio del presentatore." | Impostazioni client: Controlla le impostazioni degli altoparlanti audio. Sono sul dispositivo corretto? In caso affermativo, verifica dall'esterno dell'esperienza della riunione per assicurarti che funzionino per altre app. Il volume è regolato correttamente? |
video | "Non riesco ad accendere il mio video." | Impostazioni client: Controlla le impostazioni degli altoparlanti audio. Sono sul dispositivo corretto? In caso affermativo, verifica dall'esterno dell'esperienza della riunione per assicurarti che funzionino per altre app. Dispositivo: Le unità video sono state aggiornate di recente? Il dispositivo ha bisogno di un riavvio? |
Contenuto | "Non riesco a vedere nessuna diapositiva." alias "Non riesco a vedere il contenuto del presentatore". | Condivisione dei relatori: Assicurati che l'oratore condivida il proprio schermo o la finestra corretta nella riunione. Chiedi al relatore di ricondividere il contenuto nella riunione. |
Chiacchierata | "Non riesco ad accedere alla chat." | Politica dell'inquilino: La chat è abilitata per questo tipo di utente? (Ospite, federato?) Impostazioni client: L'utente è un membro del team in cui si tiene la riunione del canale? |
Produrre il tuo evento dal vivo
Partecipazione come produttore: da Teams o da Outlook
Partecipa all'evento dal vivo come a Produttore o Presentatore dal calendario di Teams o dal calendario di Outlook.
Partecipare come produttore o presentatore
I membri del team dell'evento si uniranno come loro ruoli assegnati (Produttore o Presentatore).
Panoramica del punto di vista del produttore
- Monitora il numero di partecipanti collegati all'evento live. Visualizza l'indicatore dei partecipanti durante la sessione.
- Guarda la schermata della produzione dal vivo. Invia il contenuto alla schermata Produzione e seleziona Inizia quando sei pronto per iniziare l'evento dal vivo.
- Decidi quali contenuti condividere all'evento. Seleziona il contenuto che desideri condividere. Può essere un documento o un'app per eseguire una demo dal vivo.
- Abilita la videocamera e/o il microfono per commentare con il team di relatori e moderatori e con i partecipanti. Condividi con il team di relatori e moderatori prima di avviare l'evento dal vivo e con i partecipanti una volta che l'evento è in diretta.
- Condividi il tuo schermo con il team di relatori e moderatori e con i partecipanti. Visualizza le persone che si sono collegate al ruolo di moderatore o produttore all'evento. Se accendono la fotocamera, puoi vedere il loro video.
- Gestisci il contenuto prima di inviarlo all'evento live. Gestisci il contenuto da presentare nell'evento dal vivo prima di inviare il contenuto alla schermata dell'evento dal vivo quando sei pronto.
Controlli del produttore: domande e risposte, chat, dispositivi, ecc.
- Salute dell'incontro
- Responsabile domande e risposte
- Note sulla riunione (solo team dell'evento)
- Chatta con i membri del team dell'evento durante l'evento (non visibile ai partecipanti)
- Elenco dei membri del team dell'evento
- Controlli del dispositivo
- Informazioni sulla riunione solo per il team dell'evento
Vista dal produttore: schermata pre-live
- Le finestre Coda e Evento dal vivo consentono di preparare il Video (Videocamera) e il Contenuto che si desidera inviare dal vivo all'evento dal vivo.
- Tieni presente che puoi vedere quando i relatori invitati si sono uniti.
- In qualità di produttore, puoi disattivare l'audio dei tuoi relatori. Devono riattivarsi.
Punto di vista del produttore: gestione dei presentatori
- Accedi al tuo elenco di produttori e relatori qui.
- Hai bisogno di aggiungere un relatore ad hoc? Puoi farlo qui prima di andare in diretta se sono un membro esterno o federato del tenant.
- Uno dei relatori invitati è in ritardo? Chiedi loro di partecipare alla riunione facendo clic sul menu accanto al loro nome e seleziona "Chiedi di partecipare".
Punto di vista del produttore: preparazione di relatori e contenuti
- Chiedi al tuo relatore di accendere il suo video (videocamera) e quindi selezionalo per aggiungerlo alla finestra della coda.
- Il video del presentatore (fotocamera) verrà quindi visualizzato nella finestra della coda.
Punto di vista del produttore: preparazione di relatori e contenuti
- Per presentare sia il contenuto (PowerPoint, ecc.) che il video del presentatore, cambia in questo layout.
- Per presentare il contenuto, ad esempio una presentazione PowerPoint, chiedi al tuo relatore di condividere il suo schermo. Il loro schermo condiviso apparirà quindi nella barra dei contenuti in basso.
- Usa la chat del produttore/presentatore per coordinarti con il tuo team di contenuti.
- Una volta selezionati sia il presentatore che il contenuto, entrambi appariranno nella finestra della coda.
Nota importante – Qualsiasi evento I relatori possono condividere il proprio schermo durante l'evento dal vivo e il loro schermo lo farà oltrepassare il presentatore attivo. È quindi importante coordinare qualsiasi cambiamento dei presentatori di contenuti durante la preparazione per l'evento dal vivo.
Vista del produttore: invio del presentatore e dei contenuti all'evento dal vivo
- Ora che hai il video e il contenuto del tuo relatore nella finestra della coda, puoi premere il tasto Invia in diretta pulsante per inviare alla finestra dell'evento Live.
- Il contenuto del Coda finestra sono state ora trasferite alla finestra dell'evento dal vivo. Ora sei pronto per iniziare l'evento. Cliccando su Inizio pulsante, l'evento inizierà a trasmettere l'audio, il video e il contenuto del presentatore a tutti i partecipanti.
Vista del produttore: passaggio a una nuova videocamera del presentatore
- Se desideri passare a un'altra videocamera del relatore, puoi farlo facilmente in Coda finestra selezionando la videocamera del presentatore desiderata. In questo esempio, abbiamo anche modificato il layout solo per il feed della fotocamera e non per lo schermo condiviso (contenuto). Cliccando Invia in diretta, sostituiremmo il feed corrente con gli elementi di Coda finestra.
Vista del produttore: chattare con i relatori durante l'evento
- Se hai bisogno di chattare con i tuoi colleghi produttori o relatori, puoi farlo tramite la finestra della chat. Nota – queste chat non sono visibili ai tuoi partecipanti.
Punto di vista del produttore: moderazione delle domande e risposte dei partecipanti
- Se hai abilitato Domande e risposte quando imposti il tuo evento dal vivo, i tuoi partecipanti potranno postare domande. Il Produttori e Presentatori può quindi rivedere quelle domande nel Responsabile domande e risposte. Le nuove domande appariranno nell'area Nuovo. Puoi rispondere in privato a quelli e pubblicarli, oppure pubblicare e quindi rispondere a loro nel file Pubblicato la zona. Puoi anche ignorare i messaggi che li sposteranno in Respinto la zona.
Vista del produttore: termina il tuo evento dal vivo
- Quando sei pronto per terminare l'evento, disattiva l'audio di tutti, attendi circa 20-30 secondi, quindi seleziona Fine. Ciò consentirà alle tue osservazioni di chiusura finali di raggiungere i tuoi partecipanti.
Migliori pratiche del moderatore
Moderatori: il segreto del successo
Un moderatore è un insieme aggiuntivo di occhi, orecchie e mani che gestiscono la logistica virtuale e il pubblico, in modo che il relatore possa concentrarsi sui contenuti, assicurando una sessione fluida. I presentatori non dovrebbero pensare a nient'altro che presentarsi, una buona qualità audio/video e fornire i propri contenuti. I moderatori migliorano il coinvolgimento dei partecipanti, riducono al minimo il carico del personale di supporto tecnico e forniscono una lucidatura dell'evento con presentazioni pre-progettate e messaggi di chiusura in eventi su larga scala. Condividi il nostro Lista di controllo del moderatore con il tuo staff per iniziare.
Supporto ai presentatori
- Risolvere problemi tecnici di base
- Gestisci la disattivazione/riattivazione dell'audio del pubblico nelle riunioni di Teams
- Sessioni di panel moderati
- Prendi appunti sulla sessione
- Scarica/trasferisci registrazioni e trascrizioni
- Raccogli i dati della sessione
Supporto per i partecipanti
- Triage e aggrega domande simili
- Rispondi a problemi tecnici di base
- Fornire collegamenti/puntatori al contenuto
- Fornire follow-up a partecipanti specifici
- Apri/chiudi sessioni e segmenti di domande e risposte
Evento dal vivo Esperienza del presentatore
Configurazione della macchina
- Cabla la tua connessione Internet, se possibile
- Pulisci il desktop nascondendo icone extra
- Rimuovere data e ora dalla barra delle applicazioni
- Imposta la risoluzione su 1920×1080
- Imposta il livello di zoom su 125%
- Disattiva gli aggiornamenti di Windows
Configurazione del software
- Chiudi tutte le app che non stai utilizzando (Outlook, browser, ecc.)
- Cancella la cronologia del browser o utilizza un profilo dimostrativo separato
- Precarica le pagine web necessarie
- Spegni le notifiche
- Rimuovere data e ora dalla barra delle attività di sistema
- Accedi alla riunione utilizzando le credenziali appropriate. Potrebbero essere diversi dal tuo account quotidiano a seconda del design dell'evento.
- Testare audio, video, condivisione e qualsiasi background (riunione dei team)
- Mettiti in muto finché non inizi
Riunione dei team Esperienza del relatore
Schermata prima di partecipare a una riunione di Teams
Successivamente vedrai la schermata seguente, in cui avrai le seguenti selezioni prima di partecipare alla riunione.
- Telecamera – Se accendi la fotocamera potresti notare l'icona a destra. Questo per abilitare gli effetti di sfondo. Questo non sarà disponibile se stai usando il client Web di Teams.
- Microfono – Se tre (3) o più persone si sono già unite alla riunione, si accederà alla riunione in modalità silenziosa. Seleziona il cursore per attivare il microfono.
- Impostazioni del dispositivo – Seleziona il dispositivo audio e le impostazioni della videocamera per apportare modifiche all'audio o alla sorgente della videocamera.
- Iscriviti adesso – Partecipa e connettiti all'audio utilizzando l'altoparlante e il microfono del computer o un auricolare collegato al computer (cablato/Bluetooth).
- Audio disattivato – Seleziona questa opzione quando ci sono già un microfono e un altoparlante attivi nella tua stessa stanza. Ciò assicurerà che non ci sia eco.
- Audio del telefono – Partecipa e connettiti all'audio utilizzando il tuo telefono fisso o cellulare. Il video verrà visualizzato solo sullo schermo. Ciò include: opzione "Chiamami". e Informazioni per accedere manualmente
- Aggiungi una stanza – Partecipa e collega l'audio a una sala conferenze. Il dispositivo si connetterà senza audio per evitare l'eco.
Opzioni disponibili in riunione
Mostra partecipanti |
Accende/spegne la fotocamera |
Mostra chat riunione |
Audio disattivato/riattivato |
Alza la mano o mostra una reazione tramite un'emoji |
Condividi schermo: le opzioni includono desktop, finestra, applicazione specifica |
Più azioni |
Riagganciare/abbandonare la riunione |
Per maggiori dettagli su Condividi schermo e Altre azioni, continua a leggere.
Altre opzioni del menu delle azioni
- Impostazioni del dispositivo: Seleziona il dispositivo audio e le impostazioni della fotocamera. Imposta restrizioni per consentire alle parti di spostarsi autonomamente attraverso le presentazioni condivise.
- Mostra note riunione: Le note che prendi vengono condivise con gli altri e sono accessibili prima, durante e dopo la riunione.
- Dettagli dell'incontro: Accedi alle informazioni sul collegamento alla riunione o alle informazioni di accesso.
- Chiamami: Trasferisci la chiamata a un altro dispositivo.
- Applicare effetti di sfondo: Applica la sfocatura dello sfondo o applica uno sfondo personalizzato in modo che i partecipanti alla riunione non vengano distratti da ciò che accade dietro di te quando la fotocamera è accesa.
- Attiva i sottotitoli in tempo reale: I sottotitoli in tempo reale possono rendere la tua riunione più inclusiva per i partecipanti non udenti o con problemi di udito, le persone con diversi livelli di competenza linguistica e i partecipanti in un luogo rumoroso.
- Inizia a registrare: Quando registri una riunione, viene visualizzato un banner che informa i partecipanti che la registrazione è iniziata. Puoi accedere alla registrazione al termine della riunione nella chat della riunione o in Stream.
- Tastiera: Effettuare chiamate in uscita dalla riunione di Teams utilizzando i servizi di audioconferenza di Teams.
- Disattiva video in arrivo: Aiuta la qualità dell'audio sul video in arrivo disattivando il video.
Esperienza dei partecipanti nelle riunioni di Teams e negli eventi dal vivo
Evento dal vivo Esperienza del partecipante
L'esperienza del partecipante include i controlli per Pausa e riproduzione, nonché per l'avanzamento rapido nell'evento. Puoi anche attivare i sottotitoli se sono stati abilitati per il tuo evento e le domande e risposte vengono visualizzate sulla destra.
NOTA: Il collegamento al tuo evento dal vivo può essere fornito ai partecipanti in vari modi. Puoi inserirlo nel corpo di un appuntamento segnaposto, condividerlo tramite un'e-mail di invito formattata o inserirlo in una pagina Web di un evento interno. Non puoi semplicemente inoltrare l'appuntamento con il produttore/presentatore.
Riunioni dei team: accedi da Outlook
- Opzione A: Fare clic su Iscriviti online ora link nella richiesta di incontro.*
- Opzione B: Nel promemoria della riunione fare clic su Unisciti in linea.
*Se nell'invito viene visualizzato un numero di conferenza, dovresti utilizzare il numero e l'ID solo se non sei in grado di accedere all'app Teams o a Teams tramite il Web.
Evento dal vivo Vista del relatore
Il ruolo di Relatore partecipa all'evento con la possibilità di parlare, presentare contenuti e moderare la chat. È consigliabile partecipare prima dell'evento per completare il controllo di preparazione tecnica finale.
- Seleziona Partecipa alla riunione Microsoft Teams nell'invito alla riunione per essere indirizzato a una pagina in cui puoi scegliere di partecipare sul Web o scaricare l'app desktop. Partecipa tramite l'applicazione Teams completa.
- Prendere nota del numero di telefono e dell'ID conferenza nell'invito alla riunione, in modo da poter comporre il numero per partecipare in caso di perdita di connessione.
- Dopo aver partecipato alla chiamata di Teams, accendi il microfono e la fotocamera e condividi il desktop.
- Assicurati che il pannello Teams sia nascosto su un secondo monitor o ridotto a icona.
- Tieni d'occhio la chat della riunione di Teams su un altro monitor o un altro dispositivo. Moderatori, produttori e operatori di cambio utilizzeranno questa chat per comunicare con te durante la sessione.
NOTA: Puoi presentare in un evento live solo dal tuo dispositivo desktop Windows o Mac. Al momento non è disponibile il supporto per la presentazione mobile negli eventi dal vivo.
Evento dal vivo Vista del relatore mentre parla e presenta
Il bordo rosso indica al relatore la cui videocamera è abilitata e condivisa.
Evento dal vivo Vista del relatore: dettagli aggiuntivi
Il ruolo di Relatore partecipa all'evento con la capacità di parlare e presentare contenuti e moderare le domande e risposte (probabilmente ci saranno più relatori invitati all'evento). I relatori hanno accesso a una chat privata durante l'evento con gli altri relatori e il produttore. Questa chat non è visibile ai partecipanti all'evento.
- Abilita Chat Private per interagire con il team di Moderatori/Produttori – Tieni questa chat aperta durante l'evento per coordinarti in privato con il team di produttori e presentatori. Questa chat non sarà visibile ai partecipanti.
- Abilita il tuo microfono e/o la videocamera per interagire con gli altri presentatori e produttori – Visualizza le persone che si sono collegate al ruolo di presentatore o produttore per l'evento. Se accendono la loro fotocamera, puoi vedere la tua immagine.
- Condividi il tuo schermo con il produttore – Condividi il tuo schermo con il produttore per finalizzare i dettagli dell'evento. Il produttore può presentare il proprio schermo all'evento dal vivo, se lo desidera.
- Vedi il produttore e altri presentatori – Visualizza le persone che si sono collegate al ruolo di produttore o relatore per l'evento. Se accendono la loro fotocamera, puoi vedere la loro immagine.
- Modera la finestra di domande e risposte dei partecipanti – Questa finestra mostrerà le domande dei partecipanti durante l'evento. Ricorda che i partecipanti non hanno accesso al microfono. Le loro domande saranno distribuite nel Nuova scheda. Puoi quindi pubblicarlo nell'intero evento, che lo sposterà in Scheda pubblicata, o mantieni la tua risposta privata. Puoi anche ignorare eventuali domande ridondanti o fuori contesto, che le sposteranno in Scheda scartata.
Il partecipante ospite partecipa all'esperienza nelle riunioni di Teams
Utenti esterni che partecipano a una riunione di Teams
La sezione seguente fornisce esempi su cosa sperimenterà un utente esterno quando partecipa a una riunione di Teams. Chiunque può partecipare a una riunione di Teams purché disponga di un indirizzo e-mail. È possibile accedere ai team tramite dispositivi Mac, iOS, Android e Windows.
Man mano che Teams si evolve, continua a fare riferimento ai collegamenti seguenti per i nuovi aggiornamenti delle funzionalità dell'applicazione.
Accesso dal desktop come utente esterno
Teams ti consente di invitare persone esterne all'organizzazione, incluse quelle che non dispongono di una licenza Teams. L'unica cosa necessaria per partecipare a una riunione di Teams è un indirizzo e-mail. A destra c'è un'istantanea di ciò che un utente finale vedrà nella posta in arrivo una volta inviato un invito a una riunione di Teams.
- Per accettare l'invito alla riunione, il partecipante dovrà selezionare Sì.
- Se il partecipante seleziona il Iscriviti subito online link, vedranno la schermata a destra se non hanno installato l'app Teams.
- L'utente avrà due opzioni se non ha l'app Teams:
- Scarica l'app Teams o
- Iscriviti invece sul web. Ulteriori informazioni sui browser Web supportati.
- Se invece il partecipante seleziona Partecipa sul Web, visualizzerà questa schermata. Questo richiede l'accesso al microfono e alla videocamera.
- Seleziona Consenti.
- Successivamente, il partecipante vedrà la seguente schermata. Dovranno inserire il loro Nome e seleziona il pulsante Partecipa ora. Avranno anche la possibilità di spegnere la videocamera e/o disattivare l'audio prima di partecipare alla riunione.
- Per abbandonare la riunione, seleziona l'icona del telefono rosso elencata nella barra dell'utente.
Partecipare da dispositivo mobile come utente esterno
Teams ti consente di invitare persone esterne all'organizzazione, incluse quelle che non dispongono di una licenza Teams. L'unica cosa necessaria per partecipare a una riunione di Teams è un indirizzo e-mail. A destra c'è un'istantanea di ciò che un utente finale vedrà nella propria casella di posta elettronica mobile una volta inviato un invito a una riunione di Teams.
- Per accettare l'invito alla riunione, il partecipante dovrà selezionare sì.
- Se il partecipante seleziona il Iscriviti subito online link, vedranno la schermata a destra se non hanno installato l'app Teams.
- Per partecipare alla riunione il partecipante può selezionare:
- Iscriviti subito online collegamento elencato nell'e-mail, o
- Giuntura pulsante elencato nel loro calendario.
- Se il partecipante non dispone dell'app per dispositivi mobili Teams, verrà indirizzato a una schermata a scarica l'app.
- Successivamente il partecipante vedrà la seguente schermata. Per partecipare alla riunione, selezionare il Iscriviti adesso icona. Il partecipante dispone delle seguenti opzioni di selezione prima di unirsi alla riunione.
- Iscriviti adesso – Selezionare per partecipare alla riunione con le opzioni della riunione corrente.
- Sfondo sfocato – Selezionare questa opzione per sfocare lo sfondo della videochiamata.
- Telecamera – Selezionare questa opzione per accendere o spegnere la fotocamera.
- Microfono – Selezionare questo pulsante per attivare o disattivare il microfono. Se è spento, gli altri non saranno in grado di sentirti
- Altoparlante – Accendi gli altoparlanti per ascoltare la conversazione.
- Per abbandonare la riunione, seleziona l'icona del telefono rosso elencata nella barra degli utenti.
Continua con la fase 3: Dopo l'evento
Visualizza la guida sull'ultima fase del tuo evento per le migliori pratiche post-evento.
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