Une journée dans la vie d'un responsable de programme senior utilisant Microsoft Planner


8h30

Alex commence sa matinée en vérifiant Ma journée dans Planner pour une vue unique de ce qu'il doit accomplir aujourd'hui. Il voit un attribution de tâche lié au plan de lancement du kit de repas qu'il dirige : « Rapport d'état de préparation pour la revue trimestrielle des activités (QBR) inter-organisations la semaine prochaine. »

Au début du projet de lancement, Alex a établi un référence du projet et a reçu l'approbation des parties prenantes. Les délais sont en retard d'une semaine, Alex explorera donc les options pour se remettre sur la bonne voie.

09H00

Pour commencer sa mise à jour du statut QBR, Alex clique sur Aller au forfait premium directement depuis la tâche pour un aperçu du plan complet.

Pas besoin de passer au peigne fin les détails des tâches individuelles. Au lieu de cela, il demande Copilot dans le planificateur: « Résumez la progression du plan de lancement du kit repas. Quelles tâches sont en retard ? Copilot identifie cinq tâches en retard, mais une se démarque : une tâche à risque assignée à Babek en finance : « Approuver le budget du fournisseur ».

10h30

C'est l'heure de la première réunion Microsoft Teams d'Alex de la journée ! La direction souhaite étendre le lancement à la France
et au Canada, ce qui nécessitera de nouvelles tâches pour l'équipe marketing mondiale.

Plutôt que d'ajouter des tâches individuelles au plan, Alex capture de nouveaux flux de travail au cours de la réunion. Il demande Copilot: "Ajouter un nouvelle tâche pour tester les messages en France. Divisez-vous en étapes concrètes. Dupliquer pour le Canada. »

11H00

Une collaboration solide entre la finance, la chaîne d’approvisionnement et d’autres flux de travail dépendants est essentielle à ce projet.
Pour permettre le suivi visuel de l'état de toutes les personnes impliquées, il crée un colonne personnalisée du Vue grille du plan de lancement de la trousse repas. Les collaborateurs peuvent utiliser des mises à jour de statut rouge, orange ou vert (RAG) pour indiquer si leur travail est sur la bonne voie.

13H00

Alex souhaite adopter une approche plus proactive, en surveillant de près les tâches critiques pour respecter les étapes clés dans les délais et éviter de nouveaux retards dans les projets. Il allume le filtre de chemin critique dans Vue chronologique. Ici, Alex peut voir toutes les tâches liées qui ont un impact direct sur la date de fin du projet dans une seule vue. Il constate que trois tâches critiques dépendent d'une seule ressource : Annette, responsable de programme opérationnel en France.

13h30

Pour garantir que tout tâches critiques peut être terminé dans les délais, Alex doit libérer Annette. En vérifiant la vue Personnes, il identifie d'autres PM opérationnels dotés de capacité. Par un simple glisser-déposer, Alex peut réaffecter les tâches, équilibrant la charge de travail au sein de l’équipe.

2H30 DE L'APRÈS-MIDI

Alex s'arrête au bureau de Babek pour discuter du tâche en retard affecté aux finances : « Approuver le budget du fournisseur ». Sans
en quittant Planner, les deux peuvent creuser.

Alex voit un dépendance de tâche attaché à la tâche en retard appelée « Examen de la conformité des fournisseurs » assignée à Sarah, responsable de la chaîne d'approvisionnement. Du historique des tâches, il voit que Sarah a marqué le statut personnalisé champ rouge et a modifié le statut de la tâche, repoussant la date d'achèvement de deux semaines. Alex @mentionne Sarah dans une discussion Teams, demandant des informations sur le changement de date.

15H30

Sarah est en ligne et répond au message d'Alex dans leur chat Teams 1:1. Elle fait savoir à Alex qu'elle va terminer
« Examen de la conformité des fournisseurs » d'ici la fin de la journée. Alex revient à son Ma journée vue et son récapitulatif QBR.

Désormais débloquées, les finances sont de nouveau sur la bonne voie et Alex peut terminer sa journée en peaufinant la mise à jour de son projet pour la réunion de la semaine prochaine.