Le projet Lower Thames Crossing (LTC) crée des ponts entre les équipes avec un intranet basé sur Microsoft 365

Highways England entretient et construit les routes qui transportent 35% du trafic total de l'Angleterre en volume et relient les principales villes du pays. Un programme actuel de Highways England est le Lower Thames Crossing (LTC), un projet d'infrastructure de transport avec un budget compris entre 5,3 et 6,8 milliards de livres sterling.

(6,63 milliards US$ et 8,5 milliards US$) conçu pour bénéficier à la région de la Basse Tamise à l'est de Londres. Une fois terminé, 23,3 kilomètres (14,5 milles) de nouvelles routes, 50 nouveaux ponts et viaducs et deux tunnels de 4,3 kilomètres (2,5 milles) sous la Tamise, qui seront les troisièmes tunnels de ce type les plus larges au monde, achemineront poids lourds des ports anglais du sud-est directement à Londres depuis l'est.

Cette entreprise massive a débuté en 2017 en tant que coentreprise entre trois entreprises individuelles et 200 employés. Lorsque la phase de construction commencera, les effectifs s'élèveront à 14 000 personnes. À la fin du projet en 2027, toutes ces personnes seront parties. Compte tenu de cette situation extraordinaire, Colin Shedden, architecte informatique et responsable des opérations d'une équipe LTC de cinq personnes pour Highways England, a dû trouver un moyen de communiquer, de collaborer et de préserver les connaissances institutionnelles face à un taux de rotation 40%.

Pour ce faire, il s'est tourné vers Microsoft 365.

Repartir de zéro…

Avant Microsoft 365, LTC n'avait pas d'intranet. En fait, il n'y avait aucune plate-forme commune d'aucune sorte. Le programme LTC a été effectivement conçu à cet effet, et les personnes impliquées dans le projet ont apporté avec elles leur technologie de leurs organisations mères. L'équipe technique de LTC n'était composée que de cinq personnes dont la tâche principale était de garder les lumières allumées. "Il n'y avait pas de budget pour la technologie", note Shedden. « Les gens viennent avec leur propre ordinateur portable, tout est BYOD. Tout le monde utilise le calendrier et le courrier électronique de sa société mère. » Un intranet commun que toute l'équipe du projet pourrait utiliser aiderait à garder tout le monde sur la même longueur d'onde.

…avec des défis uniques

Cependant, LTC est unique en ce sens que les gens tournent constamment sur et hors du projet de leurs sociétés mères et organisations partenaires en fonction de leur expertise et de la phase dans laquelle se trouve le projet. Cette culture entièrement axée sur les tâches rend difficile la mise à jour des gens. L'autre défi consistait à préserver les connaissances lorsque les gens quittaient le projet. Un intranet commun était une partie de la solution pour LTC ; l'autre partie était Microsoft Teams.

« Certains de nos employés travaillent pour des entreprises membres ; d'autres effectuent une rotation, exécutent leur tâche déclarée, puis effectuent une rotation. Il n'y a pas beaucoup de temps pour s'acclimater. Vous devez vous mettre à niveau, obtenir les ressources dont vous avez besoin et vous mettre au travail presque instantanément », explique Shedden. Toutes ces équipes produisent et mettent à jour des artefacts spécifiques au projet, des déclarations d'impact environnemental et des analyses de sol aux inventaires archéologiques et aux plans de construction. Le personnel doit être en mesure de modifier ces matériaux en temps réel, et les matériaux doivent être accessibles à travers le projet LTC, même lorsque les personnes qui les ont créés ont depuis longtemps quitté le projet.

Exigences de haute pression

La collaboration et la communication ont été essentielles au succès de LTC. Par exemple, la phase initiale du projet LTC a culminé avec l'ordonnance de consentement de développement (DCO). Ce document d'autorisation de planification de 150 000 pages a nécessité la collaboration de près de 30 personnes pour coordonner plusieurs gouvernements de comté et organisations non gouvernementales, ainsi que pour déterminer les sites des principales conduites de gaz à haute pression et des câbles électriques à haute tension. En l'absence d'e-mail ou d'intranet spécifiques à LTC et de personnel provenant de nombreuses organisations différentes en dehors de Highways England, une perte de productivité, des documents perdus et des chevauchements se profilaient.

Le programme LTC est un effort à haute pression et très médiatisé, avec des délais convenus bien avant le début du projet. Tout non-respect d'un délai peut coûter des milliers, voire des millions de livres.

Shedden savait que l'intranet devait être léger, agile et capable de supporter un roulement élevé :

« Lorsque le projet a démarré en 2017, il y avait environ 200 personnes. En 2020, il y a 750 personnes. Lorsque la construction commencera, les effectifs passeront à 3 000 à 4 000 employés de bureau travaillant dans environ 20 complexes et 10 000 autres ouvriers du bâtiment.

Pour aider à construire ce centre de communication et d'outils centralisé, Shedden s'est tourné vers Suzy Dean et Wes Hackett d'Addin365 pour discuter des exigences de LTC. « LTC doit maintenir les connaissances institutionnelles dans toutes les équipes malgré un taux de roulement élevé. Le personnel doit publier rapidement des mises à jour visibles sur l'ensemble du projet, et LTC doit éviter les pertes de productivité », explique Hackett.

SharePoint aide LTC à s'adapter

Shedden et son équipe utilisaient déjà Microsoft 365 en interne. La création d'un intranet intelligent basé sur SharePoint et l'exploitation des fonctionnalités de collaboration dans Teams étaient donc des choix faciles. « Avec les technologies Microsoft 365, nous avons pu créer un intranet agile et migrer facilement le contenu que nous avions déjà créé », déclare Shedden.

En exigeant que tous les membres de l'équipe utilisent Teams et l'intranet intelligent basé sur SharePoint, Shedden s'est assuré que le personnel pouvait :

• Collaborez en temps réel.
• Accéder au matériel de référence commun.
• Stockez les artefacts du projet, tels que les vidéos et les images.
• Démocratisez les nouvelles et les informations pour que toute l'équipe puisse les voir.

"L'intranet est incroyablement léger mais large. C'est un parapluie sur tout », dit Hackett. Les utilisateurs disposent d'une page d'accueil officielle - un site central - avec cinq à six sites de communication associés pour le contenu important, tel que la santé et la sécurité et les documents de conformité de l'Organisation internationale de normalisation (ISO) - une bibliothèque extrêmement importante pour le développement du DCO et 2 500 documents supplémentaires.

C'est aussi agile. Au fur et à mesure que diverses parties du projet se terminent (par exemple, DCO) et que de nouvelles phases démarrent (comme la construction), tous les hubs associés et leurs sites de communication sont archivés et de nouveaux hubs sont créés. Les sites archivés restent consultables afin qu'aucune connaissance institutionnelle ne soit perdue.

Dans le même temps, LTC exige que tous les membres de l'équipe travaillent dans Teams pour assurer la collaboration, le contrôle de la version des documents, les ressources, la messagerie et le streaming vidéo, et les membres de l'équipe adorent ça. Plutôt que de demander aux employés de trouver et d'accéder aux bonnes pages intranet LTC à partir d'un navigateur Web, Hackett et Shedden ont également décidé d'exposer l'intranet intelligent via Teams, faisant de Teams un véritable guichet unique. Dans Teams, Shedden peut présenter les bonnes pages aux bons groupes de travailleurs : tout ce dont ils ont besoin se trouve au même endroit.

Shedden utilise également des cartes adaptatives pour offrir une expérience multimédia riche, avec une interface utilisateur spécifique au canal dans lequel se trouve le membre du personnel. Non conventionnelle et dynamique, l'organisation de l'intranet LTC change en fonction de la phase dans laquelle se trouve le projet. Son objectif est simple :

• C'est un endroit où les nouveaux membres du personnel se rendent pour se familiariser avec le projet.
• C'est un référentiel central d'informations.
• Il connecte les membres du personnel aux sites Teams dont ils font partie.

Comme le dit Shedden, « les gens ont juste besoin de savoir comment faire leur travail. C'est la plus grande partie de notre intranet basé sur SharePoint.

Une culture démocratique prend le dessus

L'approche à guichet unique de l'intranet intelligent de LTC est importante, car les nouveaux travailleurs doivent se lancer rapidement, sans formation formelle. Shedden n'a pas le temps, le budget ou le personnel pour former de nouveaux employés, mais avec l'intranet intelligent et Teams, il peut élever la littératie numérique de l'ensemble du personnel de SLD au même point de départ, puis construire à partir de là. « Une fois que la culture adopte Teams (chat vidéo, collaboration), la culture d'équipe prend le dessus et les gens se forment efficacement. Nous enseignons simplement aux nouveaux arrivants les bases des outils.

« Une fois que la culture adopte Teams (chat vidéo, collaboration), la culture d'équipe prend le dessus et les gens se forment efficacement. Nous enseignons simplement aux nouveaux arrivants les bases des outils.

La combinaison intranet-Teams LTC est remarquablement démocratique et efficace. N'importe quel membre de n'importe quelle équipe peut publier des nouvelles sur les pages spécifiques à son équipe. Une équipe de communication interne a lu le contenu pour déterminer ce qui devrait être promu tout au long du cycle de nouvelles vers le principal centre de nouvelles de SLD. Shedden dit: "Personne ne détient les nouvelles du projet."

De même, les travailleurs n'ont pas besoin de télécharger des documents sur leurs machines locales pour travailler dessus. Au lieu de cela, ils peuvent travailler ensemble sur des documents en temps réel, en suivant les modifications dans la vue Web de Teams et en profitant de l'accès des utilisateurs invités. Avec Teams, tout le monde travaille sur la même version : il n'y a pas de problème de contrôle de version.

Tirer le meilleur parti du Microsoft 365

L'équipe informatique de LTC ne compte que cinq personnes, l'automatisation est donc nécessaire. Pour vous aider, Shedden et Hackett tirent pleinement parti de la plate-forme Microsoft Power. Par exemple, ils utilisent Power Automate (anciennement Microsoft Flow) comme système d'intégration des SLD, offrant aux nouveaux membres du personnel un accès unique aux questionnaires, à la vérification de la politique en matière de médicaments, etc. Grâce à Power Apps, l'équipe peut également fournir une assistance sur site ; un bot de support informatique ; et un bot de glossaire, qui maintient la cohérence terminologique tout au long du projet.

Microsoft 365 permet à l'équipe de Shedden de se concentrer sur le contenu et les processus, et non sur la technologie du bâtiment. Hackett déclare : « Au fur et à mesure que Microsoft publie de nouvelles fonctionnalités, elles sont immédiatement « commutables », ce qui signifie que LTC utilise toujours la dernière version. » Shedden le résume ainsi : "En rendant les fonctionnalités contextuelles à l'entreprise et au membre du personnel, en les rendant accessibles, elles s'habituent. Si un outil est ignoré, il ne nous aide pas.

Shedden veut tirer le meilleur parti de l'investissement Microsoft 365 de LTC : « Nous sommes une petite équipe soutenant un projet massif qui doit réussir. Des milliards de livres sont sur la table pour mener à bien ce projet. Si nous n'essayons pas les choses, si nous ne faisons pas les choses de manière nouvelle, nous ne réussirons pas. C'est vraiment essayer, échouer rapidement et passer à autre chose. Nous sommes là pour aider tout le monde à réussir.

Numérique d'abord, numérique uniquement

L'adoption de l'intranet LTC et de Teams tombe rarement en dessous de 98%, une réussite extraordinaire. Shedden déclare : « La capacité d'adaptation de l'organisation au changement est formidable.

Et la direction de Highways England en a pris note. L'ampoule vient de s'allumer qu'il s'agit d'un projet entièrement numérique, avant-gardiste dans son approche. Le programme LTC change la façon de penser de l'équipe centrale de Highways England. C'est devenu un catalyseur de changement. "Nous avons établi la référence en matière de licences E5

pour tout le monde », déclare Shedden, « avec Microsoft Dynamics CRM pour la gestion des parties prenantes, les outils Microsoft 365 pour la communication et la collaboration, Azure pour l'infrastructure et les bases de données, Azure et Power BI pour l'analyse des données et la création de rapports, et maintenant Power Apps pour les petites solutions de productivité .” L'infrastructure que Shedden et Addin365 ont mise en place pourrait bien être le modèle d'exploitation cible que Highways England utilisera pour les projets futurs.

"En 3 ans, l'équipe informatique de LTC est passée d'une organisation informatique fantôme non autorisée à un leader technologique", déclare Shedden. "C'est un exploit impressionnant, et Microsoft 365 en est une grande partie."