Cliente
Topología
Pozo de las nubes
Cloudwell, Microsoft Gold Partner, se enfoca en ayudar a las empresas a hacer negocios. Son una organización de servicios de profesionales certificados de Microsoft que se especializan en servicios y experiencia en la materia para Microsoft 365 y Azure. Su objetivo es ayudar a las organizaciones a desarrollar soluciones eficientes en el ecosistema de Microsoft en el que ya están invertidos.
Aprende másResumen
Topology es una empresa colaborativa de planificación urbana y comunitaria en Newark, Nueva Jersey, con un enfoque en el desarrollo centrado en las personas y un énfasis en el alcance comunitario. Con una multitud de dispositivos diferentes en varias plataformas y una fuerza de trabajo extremadamente móvil, Topology necesitaba una suite de colaboración que pudiera cumplir con todos sus objetivos. Con Office 365 y sus tecnologías de soporte, Cloudwell pudo centralizar y simplificar sus prácticas comerciales.
Desafío
Antes de este compromiso, Topology usaba el conjunto de aplicaciones de Google Apps para llevar a cabo tareas y colaboraciones diarias. Esto era menos que ideal ya que el control sobre el uso compartido de archivos y la organización era inmanejable y conducía a múltiples versiones de los mismos archivos, archivos perdidos y uso compartido de archivos externo desenfrenado. Más allá de Google Apps, Topology usó varias herramientas de terceros para prácticas comerciales estándar, como servicios de VoIP, conferencias telefónicas, cronometraje y administración de tareas. Ninguna de estas herramientas eran a través del mismo proveedor. Además, Topology ejecuta su práctica a través de dispositivos Apple aproximadamente 90%. Esto condujo a una dependencia de Google Apps como una herramienta multiplataforma que funcionaba bien con Mac OS X. La organización dudaba en considerar Office 365 como una solución debido a la preocupación de que sería incompatible con la mayoría de su hardware. Al final, la supervisión de la estructura y la administración que ofrece SharePoint Online superó las preocupaciones.
Estrategia
Debido a la estructura de archivos no administrada y el uso compartido de documentos en Google Drive, el primer paso de Cloudwell fue identificar las ubicaciones de todos los archivos que se migrarían. Una vez que se completó, Cloudwell migró todos los archivos de la organización a SharePoint Online y OneDrive. La migración de todos los correos electrónicos de los empleados a Exchange Online se realizó sin problemas gracias a las herramientas de migración de Exchange Online. Con los archivos migrados a SharePoint, Cloudwell creó una página de destino simple para que los empleados administraran sus archivos. El cliente OneDrive para Mac se instaló en todas las computadoras Apple y se indicó a los usuarios que sincronizaran las carpetas que más usan.
Para mejorar la colaboración de la empresa, se adoptó Microsoft Teams como la herramienta principal para compartir información entre los empleados. Se establecieron equipos para cada cliente con canales relacionados con proyectos específicos. Con equipos firmemente arraigados en las actividades del día a día, el anterior proveedor de VoIP fue reemplazado por Microsoft Phone System. Todos los empleados recibieron un nuevo número de teléfono para usar con los clientes. También se habilitó la conferencia de Microsoft Phone para permitir llamadas de clientes más fluidas.
A medida que aumentaba la familiaridad con Office 365, Topology se mostró más dispuesta a diversificarse en otras empresas. Otra necesidad era una base de datos de marketing y gestión de contactos. Cloudwell aprovechó Microsoft PowerApps con IA y SharePoint Online para desarrollar una aplicación que genera una lista de contactos tomando fotografías de tarjetas de presentación. Una vez que se creó esta lista de contactos, se utilizó Microsoft Flow para ejecutar campañas de marketing en la base de datos.
Resultados
Al migrar a la suite de Office 365, Topology pudo aprovechar completamente la capacidad de colaborar en la nube y al mismo tiempo mantener la estructura en su almacenamiento de documentos. Microsoft Teams y Phone System centralizaron la comunicación en toda su organización y con los clientes, mientras que su aplicación personalizada, que utiliza PowerApps y SharePoint Online, les ayudó a realizar un mejor seguimiento de sus contactos para usarlos en campañas de marketing.
