Todd Energy energiza a los empleados y ve una mayor productividad con Microsoft 365 e Information Leadership

Resumen

Todd Energy es un productor de gas natural 100% propiedad y operado por Nueva Zelanda. Con empresas conjuntas en alta mar, Todd es responsable de más del 50% de la producción de energía de hidrocarburos de Nueva Zelanda. Junto con Nova Energy, actualmente emplean a más de 500 personas en toda Nueva Zelanda.

Los impulsores comerciales para su transformación digital de Office 365 incluyeron: convertirse en un empleador de elección al mejorar la colaboración y el compromiso del personal; y la reducción del costo de producción. Además, Todd Energy deseaba optimizar sus operaciones y brindar al personal las herramientas de información que necesitaban para trabajar dondequiera que se encontraran.

La solución implementada reúne información y operaciones fragmentadas en una sencilla plataforma de Office 365 compatible con Power BI. Desde la puesta en marcha en 2019, el personal, desde los equipos corporativos hasta el mantenimiento en el campo, ha estado creando y consumiendo información sin problemas a través de Microsoft Teams, SharePoint, Azure, Delve, Stream, OneNote, Planner y Power Platform.

Se ha habilitado la colaboración entre departamentos y ubicaciones, lo que facilita y agiliza el acceso al contenido adecuado en el momento adecuado, en cualquier lugar y en cualquier lugar. Se han habilitado mejores decisiones, a través de la mejora de la visibilidad de la información y los procesos, a través de Power BI y Power Automate.

Russell Craig, Oficial Nacional de Tecnología de Microsoft Nueva Zelanda, cree que el éxito de Todd Energy es una hoja de ruta para que otras empresas exploren cómo pueden usar las tecnologías digitales para unificar equipos dispersos y lograr ganancias significativas en productividad e innovación.

Desafío

Todd Energy enfrentó dos desafíos principales; en primer lugar, los empleados, incluidos los nuevos empleados y los millennials, esperaban cada vez más formas de trabajo digitales sencillas. James Blair, Jefe de Gestión y Tecnología de la Información de Todd Energy, lo resume “nosotrosTenemos varias generaciones en nuestra fuerza laboral y quieren ingresar a una organización donde puedan trabajar digitalmente. Es importante para Todd tener una base que les permita hacer eso..”

En segundo lugar, las personas compartían archivos en varias unidades de red, discos duros, escritorios y varias intranets. La información fragmentada estaba afectando la colaboración y la productividad y la capacidad de tener la información correcta al alcance del personal en el campo.

El especialista en gestión de la información, Steph Richardson, dice “Es justo decir que nadie tenía un lugar al que acudir para acceder a una fuente de documentación. Terminamos con la duplicación de archivos y todavía teníamos personas accediendo a las unidades de red también”.

Todd Energy quería tomarse el tiempo para hacerlo bien y construir una solución duradera. Blair dice: “En el pasado, cuando se implementaba SharePoint, TI simplemente se lo daba a la empresa como un regalo y decía: "aquí hay una solución de ECM".. No había arquitectura, simplemente se desplegaba y crecía orgánicamente, a diferencia de una forma planificada y estructurada. Con el tiempo, esto significó que la gente no pudiera encontrar sus cosas”. Todd Energy quería dedicar mucho más tiempo a lograr la arquitectura correcta esta vez, ya que sabían que permitir que el personal encontrara y recuperara contenido era clave.

Para Todd Energy, esta también era un área potencial de riesgo, ya que funciona en una industria altamente regulada y está sujeta a múltiples auditorías cada año. Esto también impacta en el resultado final, aumentando los costos operativos.

Estrategia

Se seleccionó la tecnología Microsoft Cloud y Office 365 como plataforma de solución. Information Leadership, socio Gold de Microsoft y especialista en Office 365, se convirtió en socio de implementación y asesor de confianza.

Blair lo resume, “Consideramos a Information Leadership un verdadero socio; nos asociamos con organizaciones en las que se trata de una calle de doble sentido, no solo de un acuerdo proveedor/proveedor. Queremos que las personas que seleccionamos como socios formen parte del equipo”.

SOLUCIÓN #1: CONSOLIDACIÓN DE INFORMACIÓN PARA TRABAJO Y COLABORACIÓN EN CUALQUIER LUGAR

Para el personal, encontrar y recuperar información era una fuente constante de frustración. La solución tenía que ser simple para satisfacer sus necesidades. Blair dice: “necesitábamos algo que se adaptara a los requisitos de las personas con más desafíos digitales de la organización hasta algunos de los más expertos en tecnología…”

Todd Energy apuntó a la consolidación de sus "paquetes de trabajo" de mantenimiento como una solución temprana para mejorar la productividad y brindar una experiencia perfecta para el personal. Al integrar el sistema de mantenimiento con Office 365, se crearon automáticamente carpetas para cada proyecto de mantenimiento y el personal arrastró y soltó el contenido relevante (ámbitos de trabajo, informes, contratos) en la carpeta. Los 'paquetes de trabajo' fueron utilizados por varios equipos y todos acceden al contenido directamente donde sea que estén.

“Cuando las personas buscan contenido en torno a un paquete de trabajo en particular, simplemente ingresan un número y aparece automáticamente todo lo relacionado con el paquete de trabajo. Esa es una pieza clave para nosotros: la integración de nuestro sistema de mantenimiento”, dice Blair.

Además de los paquetes de trabajo, se desarrolló una nueva intranet para crear un 'único fuente de verdad'. Con el nombre ingenioso de "La salsa", la intranet hizo accesible en un solo lugar toda la información que los empleados de Todd necesitaban para trabajar en toda la organización. Todos los recursos de inducción se ubicaron en una sola sección denominada “Aquí Trabajando”.

richardson dice, “Tener un lugar para que los nuevos principiantes accedan a todas las aplicaciones disponibles en Todd Energy ha hecho que su inducción a sus roles sea mucho más fácil”.

SOLUCIÓN #2: MÁS “EN LA MISMA PÁGINA” CON MICROSOFT TEAMS

Microsoft Teams ha sido un cambio de juego para ejecutar proyectos y otras iniciativas. Como ejemplo, Teams fue el mecanismo principal para que el equipo del proyecto Todd Energy and Information Leadership trabajara en conjunto. Usaron chat, video y uso compartido de pantalla, OneNote, archivos y listas compartidos, además de Planner, todo dentro de la interfaz de Teams con grandes reducciones en el uso del correo electrónico.

Este éxito se ha reflejado en la organización en general. En el área de Confiabilidad e Integridad, Teams es clave para la forma en que trabajan juntos. Steve Smith, gerente de confiabilidad e integridad, dice: “Hemos establecido en la región de ocho a diez sitios de equipo en mi área... Es algo que la gente realmente ha adoptado. Es realmente bueno para la colaboración y estructurar lo que estamos haciendo”.

SOLUCIÓN #3: PLATAFORMA ELÉCTRICA PARA ENTREGA DE PROYECTOS Y MANTENIMIENTO MÁS PROACTIVO

El Power Platform también está ayudando a Todd Energy a entregar proyectos de manera más rápida y efectiva. La información clave del proyecto se extrae y combina con Power BI para que el personal tenga información procesable poderosa.

Por ejemplo, para sus 'Solicitudes de cambio de planta', el personal ahora puede visualizar si los proyectos están dentro del cronograma y pueden identificar cualquier cuello de botella que impida su finalización. El equipo de liderazgo tiene visibilidad del progreso, los niveles de recursos y otras métricas clave.

Impulsado por personal clave, Power BI ha empoderado al personal y ha puesto la capacidad en manos de la empresa con personas que la utilizan.

SOLUCIÓN #4: LUGAR DE TRABAJO MODERNO; MENOS PAPEL Y ARREGLOS DE TRABAJO FLEXIBLES PARA UN MEJOR EQUILIBRIO ENTRE LA VIDA Y EL TRABAJO

Todd Energy tiene una cultura vibrante con grandes oportunidades para aprender y crecer. Office 365 les ha permitido llevar esto más lejos, trabajando más fácilmente en toda la organización. Hannah Heberley, asesora de comunicaciones, dice:

“Podemos compartir mucha información vital, lo que significa que sabemos mucho más sobre lo que está pasando. No somos solo asociados, sabemos más unos de otros, en qué está trabajando la gente y en qué está involucrada la gente; creo que estamos más en la misma página”.

Se puede acceder fácilmente a un repositorio de video central de todos los videos que usan Stream y ayuda al personal a aprender por sí mismo. Mantenerse en contacto con el resto del personal es más fácil con Delve, que mantiene actualizadas las listas de contactos y facilita el contacto.

EL TRABAJO REMOTO Y DIGITAL ha sido un beneficio clave. richardson dice:

“Hace 18 meses, el equipo de liderazgo estaba imprimiendo rollos de papel para llevarlos a su reunión semanal de los lunes. Ahora, con el uso de sus Surface Pro, todos son electrónicos. Creo que es una combinación de la tecnología, además de lo que estamos incorporando al software, para ayudarlos realmente”.

Y para el personal es ayudarlos a manejar las necesidades del trabajo y la familia. Heberly dice:

“Mi pensamiento inmediato fue que es bueno que ahora pueda hacer todo de forma remota. No estoy solo en la forma en que trabajo; Trabajo a tiempo parcial, con niños... poder acceder a información sobre la marcha, eso es lo que la gente espera hoy en día, y es genial poder brindarla".

Resultados

Office 365 ha sido fundamental para impulsar la colaboración, aumentar la productividad y reducir el riesgo de ingeniería en Todd Energy. Por ejemplo, el personal en el campo puede trabajar en cualquier lugar accediendo al contenido del paquete de trabajo de mantenimiento a través de sus dispositivos móviles. El personal informa que es 60% más rápido encontrar información con paquetes de trabajo que antes y que la disponibilidad en el campo cambia las reglas del juego.

Smith ve que los paquetes de trabajo reducen el tiempo perdido y ayudan al personal a encontrar información que no sabían que existía:

“La gente solo quiere ir y hacer su trabajo. Si no pueden, pasan demasiado tiempo tratando de encontrar información, lo que aumenta la frustración de su día. Ahora estamos reutilizando y encontrando información para planificar y preparar rápidamente el trabajo de mantenimiento, y luego dedicamos la mayor parte de nuestro tiempo a entregarlo, que es el valor real de lo que hacemos”.

Esto es particularmente importante desde el punto de vista del cumplimiento; "Tener un entorno que nos permita proporcionar la evidencia de forma rápida y sencilla nos permite cumplir con el cumplimiento de manera eficiente, por lo que desde una perspectiva de riesgo nos ayuda mucho". dice Smith.

La información y los formularios que son parte integral de las operaciones seguras y eficientes de las plantas de Todd se han vuelto más accesibles en la intranet y ahora el personal los ve en promedio 40 veces por semana.

Hay una mejor identificación y comunicación de peligros, y un mantenimiento de planta reactivo reducido por el uso de Power Automate. Los formularios de peligro se rellenan automáticamente y la información se presenta en un diseño estándar en el que todo el personal recibe información rápida y fácilmente. Power Automate permite al equipo registrar rápidamente cualquier trabajo reactivo que surja. Al automatizar el proceso de solicitud y aprobación del trabajo reactivo, el equipo de mantenimiento puede comprender mejor por qué surgió el problema y planificar en consecuencia. Steve Smith dice: “Como resultado de la implementación de Power Automate, hemos visto que la carga de trabajo se reduce significativamente. El resultado es que estamos en un entorno mucho más planificado, eso es un buen resultado.”

Hay mejores informes sobre producción y mantenimiento usando Office 365 para agregar datos de múltiples sistemas y luego usando Power BI para presentar visualizaciones procesables de los datos. Durante un período de seis meses, Todd Energy aumentó sus licencias de Power BI de un puñado a más de 130. Actualmente se utilizan más de 150 informes de Power BI para datos de producción, seguimiento de proyectos y seguimiento de documentos controlados.

La colaboración en proyectos ha mejorado utilizando Microsoft Teams para ejecutar proyectos de mantenimiento de plantas y otras iniciativas relacionadas con la confiabilidad de la planta. Esto, junto con el uso de Planner para administrar tareas, ha facilitado la resolución de problemas y el progreso.

El cumplimiento, la clasificación automática, la configuración segura y sencilla de archivos de casos seguros y el uso y la gestión coherentes de Microsoft Teams se han habilitado mediante el uso de las innovadoras aplicaciones de liderazgo de información alojadas en Azure.

La productividad y la colaboración han mejorado. Office 365 permite que el personal comparta y confíe en la información con confianza. Se ahorra tiempo y se mejora la colaboración con la funcionalidad de coautoría utilizada en documentos complejos.

La Asistente Ejecutiva, Louise Hamerton, quien prepara los documentos de la Junta y el Liderazgo dice “tener un lugar centralizado para que todos colaboren hace que la actualización de los papeles y documentos de la junta por parte de varias personas sea mucho más eficiente. Ser capaz de realizar un seguimiento de quién ha estado en el documento para hacer sus modificaciones agiliza el proceso.”

Los documentos de la reunión ahora se entregan digitalmente al Equipo de liderazgo y se accede a ellos en Surface Pros. Hay una reducción en el desperdicio de papel, mayor seguridad y mejor movilidad.

La Salsa se ha vuelto indispensable para encontrar información con un promedio de más de 200 visitas por semana. De manera similar, una página de aplicaciones comerciales proporciona una ventanilla única para acceder a todas las líneas de aplicaciones comerciales y se accede en promedio 75 veces por semana. La información de referencia y los formularios que son parte integral de las operaciones seguras y eficientes de las plantas de Todd se han hecho más accesibles. Ahora son vistos por el personal en promedio 40 veces por semana.

Antes de la intranet, la comunicación con el personal se basaba en una jerarquía. Las actualizaciones y la información venían de arriba hacia abajo y el personal tenía que esperar un correo electrónico del Gerente General o del Director Ejecutivo. Había reuniones cara a cara con todo el personal aproximadamente cada 6 semanas, pero habría lagunas de información en el medio.

Heberley reflexiona sobre el cambio: “Ahora tenemos tablones de anuncios digitales en los comedores: podemos comunicar cosas de manera mucho más rápida, frecuente y visual en tiempo real. Entonces, cuando sucede algo, treinta minutos más tarde, puede estar en una de esas pantallas... Creo que, como resultado, estamos más conectados y sabemos mucho más sobre lo que está pasando.“

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