Microsoft Viva 放大
项目更新
设想
项目更新的有效沟通对于让利益相关者了解、参与并与项目进展保持一致至关重要。以下是沟通项目更新时需要考虑的框架：
定义你的受众： 确定您的主要利益相关者是谁。这可能包括团队成员、客户、管理层、投资者和任何其他相关方。了解您的受众有助于根据他们的需求和兴趣调整您的沟通方式。
频率和一致性： 建立定期提供更新的时间表。无论是每周、每两周还是每月，一致性都是关键。这有助于利益相关者预测何时需要更新并减少不确定性。
清晰和简洁： 让您的更新清晰、简洁，并重点关注最重要的信息。使用简单的语言并避免可能使非技术利益相关者感到困惑的行话。
突出成就和里程碑： 强调自上次更新以来取得的进展。突出显示已完成的任务、实现的里程碑以及任何积极的进展。这会灌输成就感并保持利益相关者的积极性。
讨论挑战和风险： 对项目面临的任何挑战、障碍或风险保持透明。这体现了诚实性，并帮助利益相关者了解可能影响项目时间表或结果的潜在障碍。
视觉辅助： 合并图表、图形或时间线等视觉元素，使复杂的信息更易于理解。视觉教具可以快速传达进展和趋势。
庆祝成功： 不要回避庆祝小的和重大的成功。认可您团队的努力并认可所实现的里程碑。
评书： 以讲述项目进展故事的叙述格式来构建您的更新。讲故事可以在情感上吸引利益相关者，并帮助他们与项目的旅程建立联系。
设置
这些类型的活动最好作为整个项目生命周期中所有项目更新的一项活动来完成。这可以在比较一段时间内的消息指标时提供最佳结果。
渠道
- SharePoint：项目网站。
- SharePoint：主页（取决于项目）。
- 项目团队频道：向项目中的每个人通报项目的最新情况。
- 电子邮件：Microsoft 365 组，包括项目的所有利益相关者。
- Viva Engage：适用于与项目相关的社区。
活动目标
- 在接下来的三个月内通过 50% 提高您的项目在目标受众中的认知度和可见度。
- 通过分享每月从您的项目中受益的现有客户的积极评价和案例研究，提高客户满意度和忠诚度。
- 通过每季度记录和分析项目中的经验教训和最佳实践来增强项目管理技能和知识。
关键信息
想法或示例关键信息：
- 成就和里程碑： 我们很高兴与大家分享，本周我们已经实现了[特定里程碑]，标志着该项目的进展向前迈出了重要一步。
- 进度更新： 我们在[任务或阶段]上取得了实质性进展，使我们更接近我们的总体项目目标。我们团队的辛勤工作正在得到回报。
- 积极的进展： 我们很高兴地报告，[积极的发展]已经发生，为该项目的发展轨迹做出了积极贡献并增强了其潜力。
- 挑战和解决方案： 当我们遇到[挑战或问题]时，我们的团队迅速实施[解决方案]来解决它。这证明了我们的适应性和对项目顺利执行的承诺。
- 即将到来的优先事项：当我们进入下一阶段时，我们的重点将转向[即将到来的优先事项]。我们渴望利用我们的动力来解决这些任务。
- 协作和团队合作： 我们团队内部的协同作用对于实现[里程碑]发挥了重要作用。我们的共同努力继续推动该项目的成功。
- 时间表和截止日期： 我们仍按时间表行事，并在规定的期限内完成任务。这一稳步进展反映了我们致力于及时交付项目。
- 客户/客户影响： 我们的进步意味着我们的客户/客户可以期待[利益或改进]，从而提高他们的体验和满意度。
- 未来路线图： 展望未来，我们的路线图包括[即将开展的任务]，它有可能显着塑造项目的方向。
- 透明和诚实： 本着透明的精神，我们希望分享我们正在解决的[挑战或问题]。我们对开放沟通的承诺确保我们能够直面挫折。
- 认可与赞赏： 我们向在实现[里程碑]过程中发挥关键作用的团队成员表示感谢。您的奉献精神和辛勤工作受到高度重视。
- 反馈和参与： 我们欢迎您对我们迄今为止的进展提出想法和反馈。在我们不断完善我们的方法的过程中，您的意见至关重要。
- 持续创新： 在追求卓越的过程中，我们正在探索[项目方面]的创新方法，使我们始终处于行业趋势的前沿。
- 长期愿景： 每前进一步都让我们更接近实现该项目的长期愿景。我们致力于实现我们的总体目标。
- 令人兴奋的进展： 为未来几周内的一些令人兴奋的更新做好准备。我们即将揭晓[即将开发的预告片]。敬请关注！
