概括
对于为大型全球项目销售设备或材料的任何企业而言，赢得销售取决于完全捕捉客户的复杂需求和规格，包括导致初始销售建议和最终采购协议的数十或数百次发现对话。了解买家具体需求的失误可能会导致整个销售成本下降。
对于为石油、天然气、石化、电力和加工行业提供设备解决方案的全球供应商而言，竞争和赢得新业务需要熟练且反应迅速的销售工作，以准确诊断客户的需求，并作为一个综合团队提出建议复杂的主要设备销售，并完善最终协议。
在每个买方关系的整个生命周期中，购买需求是通过许多电子邮件对话捕获的，有时是与不同的客户利益相关者和制造商的不同员工进行的。从历史上看，销售团队将有关客户不断变化的需求以及销售团队做出的承诺的电子邮件捕获到 Outlook 公用文件夹中。整个能源部门的销售代表都可以访问共享文件夹以查找信息。但由于微软限制了对像他们这样的旧基础设施上的公共文件夹的支持，这家全球设备供应商认识到需要利用微软更先进的内容服务功能来保存和共享他们的销售团队的电子邮件。
借助本地部署的 Microsoft SharePoint，以及每月有超过 6,000 名用户与系统进行交互，该公司希望利用这一核心基础设施作为其知识管理的支柱。同时，该企业认识到他们的销售团队的行为，他们有从 Microsoft Outlook 中获取项目知识的根深蒂固的习惯。尽管销售团队认识到他们现有的将电子邮件和附件保存在共享公用文件夹上的方法并不能提供有效的搜索速度或准确性来有效地帮助他们尽可能快地构建和优化投标，但该团队仍忠于其旧习惯将电子邮件保存到公共 Outlook 文件夹。该公司需要找到一种新的电子邮件管理方法，该方法可以在具有新的搜索效率和完善的知识管理基础架构上提供相同的从 Outlook 保存和共享的便利。
挑战
虽然这家全球设备供应商在实施 Colligo 进行电子邮件管理之前就已经安装了 SharePoint，但他们的销售团队并没有使用它，而是更愿意将电子邮件和附件保存到 Outlook 中的公共共享文件夹中。当销售团队的日常工作集中在管理 Outlook 中的电子邮件时，他们认为将电子邮件保存到 SharePoint 既费时又不方便。
该公司设定了一个目标，即更好地利用 SharePoint 来存储跨团队和跨部门协作的知识。 IT 团队面临的挑战是想办法让销售团队更方便地使用 SharePoint 并克服当前的挑战：
未标记的电子邮件，很难通过公共文件夹搜索。 在数月或数年的时间里，数百个销售对话被捕获为公共文件夹中的电子邮件，Outlook 搜索在没有元数据的情况下难以发现关键信息。在一个销售周期中，销售代表可能会花费数小时来挖掘关键项目知识，但可能会忽略有价值的销售投标细节。
公共文件夹变得很大，难以管理。 不仅在不断增长的公用文件夹中进行搜索很困难，而且支持超大公用文件夹所需的 IT 工作要求很高且成本高昂。
SharePoint 功能没有得到充分利用。 由于 SharePoint 主要由运营团队使用，这家全球设备制造商意识到它没有有效地利用 SharePoint 的功能来有效地捕获和分类内容以进行协作。
“销售团队的每个成员都会收到大量来自销售潜在客户的电子邮件，每个代表都是与他们的联系人建立关系的所有者。在与销售用户交谈时，他们需要一种在销售团队中轻松共享电子邮件的方法，以确保每个人都不断了解讨论、承诺和承诺的内容。该团队习惯于将电子邮件轻松拖放到公共文件夹中。他们希望坚持这种方法，并找到一种将知识捕获到 SharePoint 中的方法。”
— IT 业务分析师
战略
该公司需要让销售团队利用 SharePoint 的功能来收集内容并使其易于搜索和共享，同时确保安全性、可扩展性和信息合规性途径。
销售团队希望继续像在 Outlook 中一样工作。 IT 团队需要找到一种将两个世界结合在一起的方法，并开始评估 SharePoint 的电子邮件管理解决方案。
为了支持 Colligo 的推出，公司的 IT 团队与销售团队的成员合作建立了库和一个简单的逻辑结构来对保存的电子邮件进行分类。 Colligo 使从 Outlook 应用分类和添加元数据变得容易。
熟悉的电子邮件捕获。 通过使用 Colligo 电子邮件管理器将 SharePoint 文件夹访问直接集成到 Outlook 中，销售团队可以继续照常工作，将电子邮件拖放到 Outlook 收件箱中的 SharePoint 中。只需单击几下，销售代表就可以将网站提案、定价信息和合同草稿保存到 SharePoint 中的相关库中，而 Colligo 会自动将主题、发件人和日期等关键字段存储为元数据。
更快的搜索和共享功能。 现在，销售团队中的任何人都可以快速搜索、查找和共享指向基本销售信息的安全链接，因为电子邮件和附件被捕获并使用有用的元数据进行标记。更快、确定的销售信息发现有助于销售团队在尽可能快的时间内提出最具竞争力和与客户相关的销售建议。
可扩展且安全的知识管理。 随着销售团队的知识现在在 SharePoint 中被捕获和分类，这家全球设备供应商现在有多个部门从 SharePoint 中更易于查找的信息中受益。随着用户的转移，该公司正在将更多内容捕获到 SharePoint 中，从而从可扩展且安全的知识管理平台中获得更多收益。
“Colligo 为我们的公司和我们的销售团队提供了他们各自想要的东西——拖放轻松保存电子邮件和更好地利用 SharePoint。现在，销售代表只需从收件箱中保存到 SharePoint 并添加元数据以加快搜索速度。 Colligo 的工作原理对我们的销售团队来说是熟悉的，因此他们不需要培训，并且 SharePoint 的使用率有所提高。”
— IT 解决方案架构师
结果
Colligo 现在已经被公司的销售团队使用了两年，它简化了将电子邮件、附件和文档捕获到 SharePoint 中的过程。提供集成到 SharePoint 中的拖放 Outlook 电子邮件管理为销售团队提供了他们在全球竞争激烈的设备市场中最佳竞争所需的信息访问和速度，同时使公司处于现代、安全和可扩展的知识管理基础上。
共享的销售意识确保客户获胜。 改进的搜索速度和更好的搜索结果使销售团队能够完整、及时地访问有关不断变化的网站建议、合同和定价的信息，以赢得和维持赢得客户关系。
熟悉的功能允许快速采用。 设备供应商的销售团队想要大多数用户想要的东西：在不改变现有工作方式的情况下更好、更快地访问信息。 Colligo 电子邮件管理器在 Outlook 中提供了熟悉的拖放共享功能，但提供了 SharePoint 集成。不需要改变行为或培训。
扩展 SharePoint 展示了渐进式知识管理。 该公司开始与 Colligo 合作，并希望将其知识管理发展为一种更先进、可扩展的方法。随着 SharePoint 的采用从其运营团队扩展到其销售部门，该组织已经建立起向进步知识管理迈进的势头。
“Colligo 帮助我们满足了捕获电子邮件的人和与之共享这些电子邮件的人的需求。销售团队现在知道如何在较高级别保存和分类电子邮件，并使用元数据有效地进行标记。这是一种现代且可扩展的知识管理方法，远远优于图层和图层文件夹的旧习惯。而对于访问这些共享电子邮件的人来说，现在通过可以利用元数据快速获得相关搜索结果的搜索，很容易找到他们所寻找的内容。”
— IT 解决方案架构师
