Iowa State University Foundation จัดตั้งกองทุนเพื่อการเปลี่ยนแปลงชีวิตสำหรับนักสร้างสรรค์นวัตกรรมในอนาคตโดยใช้โซลูชัน Adobe Sign และ Microsoft

สรุป

เป้าหมายที่ใหญ่ที่สุดประการหนึ่งของมหาวิทยาลัยทุกแห่งคือการสร้างสภาพแวดล้อมที่ส่งเสริมการเรียนรู้และความสำเร็จสำหรับนักศึกษา โรงเรียนบรรลุเป้าหมายนี้ด้วยการจัดเตรียมสิ่งอำนวยความสะดวกที่ทันสมัย โอกาสในการวิจัยที่เป็นนวัตกรรม และอาจารย์ที่ปรึกษาชั้นนำ การบริจาคอย่างมีน้ำใจเป็นกุญแจสำคัญประการหนึ่งในการบรรลุเป้าหมายเหล่านี้ ในขณะเดียวกันก็เปิดโอกาสให้นักเรียนคนใดก็ตามที่กระตือรือร้นที่จะเรียนรู้ ไม่ว่าพวกเขาจะมีพื้นฐานทางการเงินอย่างไรก็ตาม

มูลนิธิมหาวิทยาลัยแห่งรัฐไอโอวา (ISU) เป็นองค์กรที่อุทิศตนเพื่อระดมทุนเพื่อสนับสนุนนักศึกษา คณาจารย์ อาคาร และโครงการต่างๆ ของมหาวิทยาลัยแห่งรัฐไอโอวา ของขวัญที่มอบให้กับ ISU ผ่านทางมูลนิธิมีผลกระทบอย่างมากต่อประสบการณ์ของมหาวิทยาลัย ตั้งแต่ทุนและตำแหน่งศาสตราจารย์ที่ช่วยดึงดูดและรักษาคณาจารย์ที่สร้างผลกระทบในสาขาของตน ไปจนถึงทุนการศึกษาที่ช่วยให้นักศึกษามุ่งความสนใจไปที่การเรียน

“Iowa State University Foundation เป็นมากกว่าองค์กรระดมทุนสำหรับ ISU” Dave Thalacker, Ph.D. ผู้อำนวยการอาวุโสฝ่ายปฏิบัติการด้านไอทีและความปลอดภัยเครือข่ายกล่าว “เรายังทำงานร่วมกับผู้บริจาคและมหาวิทยาลัยเพื่อให้แน่ใจว่าของขวัญอันมีน้ำใจของผู้บริจาคจะถูกนำไปใช้ในลักษณะที่มีความหมายสำหรับพวกเขา ครอบครัวอาจต้องการยกย่องชีวิตของบัณฑิต ISU และคนรักสัตว์ด้วยการบริจาคให้กับวิทยาลัยสัตวแพทยศาสตร์ เราทำงานร่วมกับวิทยาลัยเพื่อให้แน่ใจว่าของขวัญดังกล่าวจะสามารถนำมาใช้เพื่อสร้างผลกระทบทันทีต่อนักเรียน ครู และชุมชน”

กุญแจสำคัญในการพัฒนาของขวัญที่มีความหมายและมีประโยชน์คือการสื่อสารที่ชัดเจน ซึ่งรวมถึงการสื่อสารกับผู้บริจาค ISU และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ แต่ยังรวมถึงฝ่ายที่เกี่ยวข้องในการรักษาการปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับการบริจาคเงินเหล่านี้ ด้วยเหตุนี้ การบริจาคแต่ละครั้งจึงต้องใช้เอกสารเฉพาะจำนวนมากและการลงนามอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำนวนมาก

ในฐานะส่วนหนึ่งของโครงการริเริ่มด้านระบบอัตโนมัติและการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลที่ใหญ่ขึ้น มูลนิธิตัดสินใจว่าการใช้โซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สามารถช่วยปรับปรุงขั้นตอนการทำงานการปฏิบัติตามข้อกำหนดของผู้บริจาคให้ทันสมัยและปรับปรุงประสิทธิภาพได้ Adobe Sign ซึ่งเป็นโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ภายใน Adobe Document Cloud เข้ากับเวิร์กโฟลว์ได้อย่างรวดเร็ว และปรับปรุงเวลาตอบสนองและการปฏิบัติตามข้อกำหนดในขณะที่ลดของเสีย

“Adobe Sign คือหัวใจหลักของเวิร์กโฟลว์ดิจิทัลใหม่ของเรา” Thalacker กล่าว “ด้วยการผสานรวมที่แข็งแกร่งกับเครื่องมือและกระบวนการของ Microsoft ที่มีอยู่ เรากำลังเพิ่มการลงทุนให้สูงสุดและเห็นผลตอบแทนอย่างรวดเร็ว”

ท้าทาย

การบริจาคขนาดใหญ่ที่สุดเริ่มต้นจากการไปพบเจ้าหน้าที่พัฒนามูลนิธิเป็นการส่วนตัว เจ้าหน้าที่ฝ่ายพัฒนาร่วมมือกับผู้บริจาคเกี่ยวกับสิ่งที่มีความหมายสำหรับพวกเขา และประเภทของของขวัญที่พวกเขาอาจต้องการมอบให้ จากนั้น แผนกกำกับดูแลการปฏิบัติงานของผู้บริจาคจะเข้ามารับช่วงต่อ โดยร่างความปรารถนาเหล่านั้นลงในข้อตกลงของขวัญของผู้บริจาค ขึ้นอยู่กับประเภทและขอบเขตของความปรารถนาของผู้บริจาค ข้อตกลงอาจผ่านสำนักงานของคณบดีวิทยาลัย หัวหน้าโครงการ และอาจารย์ ก่อนที่จะได้รับการอนุมัติจากทีมผู้บริหารอาวุโสของมูลนิธิ ในที่สุดข้อตกลงจะถูกส่งไปยังผู้บริจาคเพื่อลงนาม

ก่อน Adobe Sign ข้อตกลงจะถูกพิมพ์ลงบนกระดาษและส่งไปรษณีย์ไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละรายอย่างเป็นระบบ ข้อตกลงอาจล่าช้าเนื่องจากถูกส่งผ่านระบบไปรษณีย์ภายในของมหาวิทยาลัย หรืออาจนั่งอยู่บนโต๊ะในช่วงเวลาที่มีงานยุ่ง ด้วยเหตุนี้ การได้รับการอนุมัติจากทุกฝ่ายจึงอาจใช้เวลาหลายสัปดาห์ โดยมีระยะเวลาดำเนินการโดยเฉลี่ยอยู่ที่ 81 วัน

“ทุกๆ วัน ของขวัญล่าช้าคือวันที่นักเรียนไม่ได้รับบริการที่จำเป็น หรือห้องปฏิบัติการไปโดยไม่มีอุปกรณ์สำคัญ” Thalacker กล่าว “หากข้อตกลงผู้บริจาคล่าช้าเกินไป ผู้บริจาคอาจหมดความสนใจในการบริจาคให้กับ ISU สิ่งนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในกรณีที่ผู้บริจาคต้องการสร้างผลกระทบในทันทีหรือเป็นของขวัญเพื่อการเปลี่ยนแปลง เราจำเป็นต้องปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของข้อตกลงและใช้ประโยชน์จากโอกาสเหล่านี้เพื่อสนับสนุนการบริจาคให้ดีขึ้น”

กลยุทธ์

ทั้งทีมงานภายในและผู้บริจาคเองก็เริ่มขอวิธีที่ดีกว่าในการประมวลผลข้อตกลงเหล่านี้ ด้วย Adobe Sign ทีมงานกำกับดูแลผู้บริจาคจะส่งสำเนาข้อตกลงแบบอิเล็กทรอนิกส์ไปยังกล่องจดหมายอีเมลของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียโดยตรง ผู้ลงนามสามารถดูและลงนามข้อตกลงได้ภายในไม่กี่นาที โดยไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดแอปเพิ่มเติมหรือตั้งค่าบัญชีพิเศษ ข้อตกลงดิจิทัลสามารถส่งไปยังผู้ลงนามหลายคนพร้อมกันได้ ช่วยลดผลกระทบต่อเวลาดำเนินการหากผู้ลงนามคนใดคนหนึ่งล่าช้าในการลงนามข้อตกลง การเปลี่ยนไปใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ยังช่วยให้ทีมงานลดต้นทุนและของเสียที่เกี่ยวข้องกับการพิมพ์อีกด้วย นับตั้งแต่ใช้ Adobe Sign ทีมงานลดการพิมพ์ลง 30%

“ด้วย Adobe Sign เราประหยัดเวลาดำเนินการโดยเฉลี่ยได้มากกว่า 13 วัน” Thalacker กล่าว “แทนที่จะใช้เวลาในการติดตามและติดตามข้อตกลง ทีมต่างๆ สามารถมุ่งความสนใจไปที่เวลาในการทำงานกับผู้บริจาคมากขึ้นและทำข้อตกลงให้เสร็จสิ้นได้มากขึ้น ผู้บริจาคยังชื่นชมความง่ายของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และเราเห็นแนวโน้มการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องในหมู่ผู้บริจาคทั้งหมด”

เหตุผลส่วนหนึ่งที่ Adobe Sign มีผลกระทบอย่างมากต่อรากฐานคือการผสานรวมที่สำคัญกับโซลูชันของ Microsoft รวมถึง Microsoft SharePoint, Microsoft Teams และ Microsoft Flow เมื่อพิจารณาโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ความเข้ากันได้กับโซลูชัน Microsoft ที่สำคัญต่อธุรกิจเหล่านี้ถือเป็นกุญแจสำคัญ

“Adobe Sign เป็นโซลูชันเดียวที่เราพบว่ามีวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนในการบูรณาการเข้ากับเวิร์กโฟลว์ของ Microsoft ที่มีอยู่” Thalacker กล่าว “เรากำลังใช้เครื่องมือที่คุ้นเคยเพื่อทำงานมากขึ้นและเร็วขึ้น เรามีความสัมพันธ์เชิงบวกกับทั้ง Adobe และ Microsoft ดังนั้นเราจึงรู้ว่าความร่วมมือของพวกเขาเป็นสิ่งที่เราไว้วางใจได้”

Microsoft SharePoint ถูกใช้อย่างมากทั่วทั้งองค์กรเพื่อจัดระเบียบและแบ่งปันข้อมูลผู้บริจาค ก่อน Adobe Sign ผู้ดูแลระบบจะใช้เวลาหลายชั่วโมงอย่างระมัดระวังในการพิมพ์รายละเอียดของขวัญทั้งหมดลงในไฟล์ใน SharePoint และอัปเดตสถานะเวิร์กโฟลว์ในแต่ละขั้นตอนเพื่อติดตามสถานะของข้อตกลง

ด้วยการผสานรวมกับ Adobe Sign ขณะนี้ข้อตกลงต่างๆ จะถูกอัปโหลดไปยัง SharePoint โดยอัตโนมัติ Adobe Sign ติดตามสถานะของแต่ละข้อตกลงโดยอัตโนมัติ และพนักงานสามารถตรวจสอบสถานะนี้ได้อย่างรวดเร็วโดยตรงในบันทึก SharePoint ระบบอัตโนมัติไม่เพียงแต่ช่วยลดเวลาการดูแลระบบได้มาก แต่ยังช่วยลดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยตนเองอีกด้วย

การใช้ระบบอัตโนมัติของ Microsoft Flow ที่วางแผนไว้ ข้อตกลงจะถูกดึงเข้าสู่ไลบรารีเอกสารโดยอัตโนมัติซึ่งสามารถเข้าถึงได้โดยใช้ Microsoft Teams ช่วยให้พนักงานสามารถตรวจสอบข้อตกลงได้อย่างรวดเร็วในบริบทของไซต์ทีมและช่องทางที่เกี่ยวข้อง เจ้าหน้าที่ฝ่ายพัฒนาสามารถอัปเดตสถานะของข้อตกลงให้ผู้บริจาคได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่จำเป็นต้องส่งอีเมลถึงทีมปฏิบัติตามข้อกำหนดของผู้บริจาคเพื่อรับทราบข้อมูลอัปเดตอย่างต่อเนื่อง ผู้จัดการสามารถตรวจสอบสถานะของข้อตกลงที่ใช้งานอยู่ทั้งหมดสำหรับทั้งทีมได้จากแท็บเดียว Microsoft Flow ยังอนุญาตให้พนักงานตั้งค่าการแจ้งเตือนอัตโนมัติ ณ จุดต่างๆ ในระหว่างเวิร์กโฟลว์ เช่น ต้องการรับการแจ้งเตือนหลังจากที่ทีมผู้บริหารอาวุโสลงนามข้อตกลงหรือไม่

ด้วยความร่วมมือระหว่าง Adobe และ Microsoft การปรับใช้และบูรณาการ Adobe Sign ก็ไม่ยุ่งยากเช่นกัน แม้ว่าในตอนแรกมูลนิธิจะพยายามปรับใช้อย่างช้าๆ และระมัดระวัง แต่ก็พบว่า Adobe Sign ก็เหมาะสมอย่างยิ่งต่อการปรับใช้อย่างรวดเร็ว โดยไม่จำเป็นต้องพูดคุยและฝึกอบรมเพิ่มเติมเป็นเวลานาน ทีมสามารถทำงานร่วมกับ Adobe Sign ผ่านเครื่องมือ Microsoft ที่คุ้นเคย ซึ่งช่วยลดขั้นตอนการเรียนรู้ได้อย่างมาก นอกจากนี้ Adobe Sign ยังมีความยืดหยุ่นสูง ช่วยให้ Thalacker และทีมของเขาทำการเปลี่ยนแปลงและปรับขั้นตอนการทำงานได้อย่างรวดเร็วเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของทีมมากที่สุดตามคำติชมของทีมจริง

การสื่อสารระหว่างทีมด้วย PDF

นอกเหนือจากการทำงานร่วมกับ Adobe Sign แล้ว มูลนิธิยังใช้โซลูชัน Adobe Document Cloud อีกตัวหนึ่งอย่าง Adobe Acrobat Pro DC ในทีมและกระบวนการต่างๆ มากมาย ทีมสื่อสารใช้ Adobe Acrobat ร่วมกับแพลตฟอร์มการจัดการงาน Workfront เพื่อทำให้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติสำหรับการพิสูจน์อักษรและการอนุมัติ ในตอนแรกทีมงานใช้แอพ Adobe Creative Cloud เช่น Adobe InDesign CC และ Adobe Illustrator CC เพื่อสร้างเนื้อหา รวมถึงรายงาน กราฟิก และสิ่งพิมพ์และโฆษณาบนเว็บ จากนั้นทีมงานจึงส่งออกเนื้อหาในรูปแบบ PDF ไปยัง Workfront ซึ่งจะถูกส่งต่อไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อตรวจสอบและอนุมัติโดยอัตโนมัติ

“เราชอบใช้ Adobe Acrobat และ PDF ในการตรวจทาน เพราะมันทำให้เรามีรูปแบบสากลที่ใครๆ ก็สามารถเข้าถึงได้” Ryan Peterson ผู้อำนวยการอาวุโสฝ่ายบริการสร้างสรรค์ของ Iowa State University Foundation กล่าว “การใช้เครื่องมือแสดงความคิดเห็นทำให้ผู้คนสามารถเพิ่มความคิดเห็นของตนลงใน PDF ได้โดยตรง ทำให้ผู้สร้างรวบรวมและตอบกลับข้อเสนอแนะได้ง่ายขึ้นมาก”

ทีมอื่นๆ ใช้ Adobe Acrobat เพื่อความสามารถในการใส่คำอธิบายประกอบและตรวจทานข้อมูลในบันทึก เมื่อแผนกบัญชีได้รับข้อมูลการโอนเงินหรือแบบฟอร์มผู้บริจาคในรูปแบบ PDF ที่ปลอดภัย แผนกบัญชีจะใช้ Adobe Acrobat เพื่อตรวจทานข้อมูลส่วนบุคคล จากนั้นทีมบัญชีจะเพิ่มข้อมูลลงใน PDF ซึ่งช่วยให้ทีมบันทึกนำเข้าข้อมูลเข้าสู่ระบบภาพภายในและระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ได้อย่างแม่นยำ

ผลลัพธ์

ในขณะที่ Iowa State University Foundation เริ่มใช้ Adobe Sign ในเวิร์กโฟลว์การปฏิบัติตามข้อกำหนดของผู้บริจาค การใช้ Adobe Sign ได้แพร่กระจายไปยังกระบวนการอื่นๆ อย่างรวดเร็ว รวมถึงแบบฟอร์มการกำหนดเส้นทางข้อเสนอ โดยที่แบบฟอร์มคำมั่นสัญญาจะตามมาในเร็วๆ นี้เช่นกัน แบบฟอร์มการกำหนดเส้นทางข้อเสนออาจเกี่ยวข้องกับผู้ลงนามมากกว่าห้าคน แต่ในการทดสอบ Adobe Sign ประสบความสำเร็จอย่างมากแม้ในขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อนเหล่านี้

“เราไม่สามารถคาดเดาได้ว่า Adobe Sign จะประสบความสำเร็จขนาดนี้ในองค์กรของเรา” Thalacker กล่าว “มีความต้องการเทคโนโลยีที่ถูกกักขัง และเมื่อผู้คนทราบเกี่ยวกับเรื่องนี้ พวกเขาก็มาเคาะประตูบ้านของเราเพื่อขอให้เริ่มใช้ Adobe Sign เพื่อปรับปรุงกระบวนการของพวกเขา ด้วยการรวม Adobe Sign เข้ากับเวิร์กโฟลว์ของ Microsoft ที่มีอยู่ เรากำลังทำให้งานของผู้คนง่ายขึ้นมาก เพื่อให้เราสามารถดำเนินการบริจาคได้อย่างรวดเร็ว และเริ่มสร้างผลกระทบให้กับผู้คนที่ Iowa State University ได้เร็วยิ่งขึ้นมาก”

ผลลัพธ์มีดังต่อไปนี้:

• ส่งเงินถึงมือผู้รับเร็วขึ้นโดยลดระยะเวลาการอนุมัติลง 13 วัน
• การลดการพิมพ์ทำให้ต้นทุนลดลงและสิ้นเปลืองกระดาษน้อยลง
• ใช้ประโยชน์จากการรวม Microsoft เพื่อลดข้อผิดพลาดและงานการดูแลระบบด้วยตนเอง
• การปรับใช้ที่ไม่ยุ่งยากด้วยเวิร์กโฟลว์ที่ยืดหยุ่นที่ทำงานผ่านเครื่องมือที่คุ้นเคย

อ่านกรณีศึกษาฉบับเต็ม