Cliente
TransAlta
VersaFile
A VersaFile, uma empresa RKO, ajuda as organizações a reduzir custos e aumentar a eficiência da equipe por meio de soluções inteligentes de conteúdo, processo e automação. Seu produto, docuflow, fornece arquivamento, vinculação e automação de processos SAP contínuos em toda a plataforma Office 365.
Saber maisResumo
A TransAlta, uma empresa privada de energia, está passando por uma enorme transição para energia renovável. Isso, por sua vez, impulsiona a mudança em todos os aspectos do negócio para ser mais competitivo e usar os recursos disponíveis para atender às suas necessidades de transição. Uma área para impulsionar a eficiência e a economia de custos é a consolidação de aplicativos de TI e a migração para a nuvem.
A equipe da TransAlta trabalhou com o VersaFile para exportar e transformar conteúdo e metadados de um sistema IBM Content Manager conectado à SAP para a nuvem Microsoft 365. Embora as fases adicionais ainda estejam planejadas, grandes partes da organização já obtiveram benefícios de facilidade de uso e estão colaborando de forma eficiente em suas operações globais usando o maior conjunto de aplicativos Microsoft 365.
Desafio
A TransAlta possui várias fontes de conteúdo de negócios, incluindo SharePoint, IBM Content Manager, SAP e File Systems. Uma área de foco foi o IBM Content Manager, onde vários grupos estavam usando o sistema para as necessidades diárias de gerenciamento de documentos. Os usuários acharam o sistema difícil de usar e apenas para armazenamento de tipos fragmentados de conteúdo. Enquanto isso, a organização considerou a plataforma geral cara para sustentar e teve dificuldade em encontrar recursos prontamente disponíveis para suportá-la. Não sendo um sistema completo para todos os conteúdos, a população corporativa em geral utilizava cada vez menos o sistema e, como resultado, tornava-se cada vez mais difícil para a organização sustentar o sistema.
A TransAlta precisava de uma única solução baseada em nuvem, que fosse fácil de usar e econômica. Os resultados necessários para satisfazer as necessidades do usuário e economizar custos. Além disso, como parte do conteúdo estava diretamente conectado com as principais linhas de aplicativos de negócios, como SAP e ferramentas de gerenciamento de desenho principal, como AutoCAD e IBM Document Manager, era importante para a TransAlta encontrar uma solução flexível que permitisse manter esses conexões.
Estratégia
A TransAlta já estava se comprometendo com a abordagem e aplicações Microsoft 365. Quando chegou a hora de consolidar os sistemas de gerenciamento de conteúdo, selecionar o SharePoint como parte do pacote Office 365 foi uma decisão fácil e econômica.
A equipe VersaFile, usando suas habilidades e ferramentas herdadas da IBM, ajudou a TransAlta a segmentar conteúdo e metadados no sistema IBM atual e prepará-lo para migração. O tipo de conteúdo a ser migrado variou de RH a Finanças a Acordos e Contratos Comerciais.
A preparação cuidadosa do conteúdo foi importante porque partes dos documentos estão vinculadas ao Sistema de Gerenciamento de Documentos (DMS) da SAP e estão vinculadas a sistemas de controle de documentos que gerenciam seus desenhos CAD para manutenção da planta.
Em seguida, a equipe extraiu o conteúdo, as versões e os metadados relevantes usando as ferramentas de extração e transformação IBM ECM exclusivas do VersaFile e executou as transições necessárias para prepará-lo para importação para o SharePoint. Isso incluiu as seguintes etapas:
- Avaliação da qualidade dos dados
- Abordagem de limpeza de dados e execução de desduplicação
- Mapeamento de dados e preparação para migração
- Validação e teste de dados
A equipe da TransAlta implementou as diversas soluções em Microsoft 365 e, em seguida, concluiu a importação de conteúdo e metadados para o sistema usando ferramentas internas.
A VersaFile (RKO) trabalha com a TransAlta ajudando-os a gerenciar seus sistemas de gerenciamento de conteúdo desde 2014, incluindo suas iniciativas contínuas para migrar conteúdo para o SharePoint Online, seu padrão empresarial. “A RKO tem sido uma grande parceira da TransAlta ao longo dos anos.
Michael Ksenak (Supervisor, Serviços de Colaboração de TI, TransAlta)
Resultados
Como resultado desse esforço, grande parte dos registros comerciais da TransAlta agora reside no SharePoint. Embora a grande maioria dos usuários tenha uma única solução para trabalhar, a empresa agora tem uma maneira mais econômica de oferecer suporte a seus usuários em suas equipes de suporte empresarial. As economias de custo resultaram de menos assinaturas de renovação de software, juntamente com menos custo de suporte a soluções atípicas que não estão dentro dos padrões corporativos convencionais.
