O ECM Wise ajuda a Stonebridge a obter economias substanciais ao migrar para Microsoft 365

Resumo

A Stonebridge Companies é uma das principais empresas de propriedade, administração e desenvolvimento de hospitalidade do país; consiste em 63 hotéis com mais de 10.000 quartos nos Estados Unidos. Para economizar dinheiro e melhorar a experiência do usuário de sua equipe, a empresa precisava combinar suas plataformas de ECM em um sistema e mover seu conteúdo para a nuvem.

Para atingir seu objetivo, eles selecionaram o ECM Wise como seu consultor confiável para migrar seu conteúdo do OpenText Content Server para o SharePoint. Utilizando as ferramentas disponíveis no ECM Wise Migration Tool Suite, juntamente com os profissionais experientes do ECM Wise, a Stonebridge migrou com sucesso seus documentos, incluindo todas as versões, metadados, estruturas de pastas, links legados e permissões, para o SharePoint.

Como resultado, a Stonebridge conseguiu reduzir custos desativando seu sistema OpenText legado e, ao mesmo tempo, melhorando a experiência do usuário para seus funcionários.

Desafio

Com sede em Denver Colorado, a administração hoteleira Stonebridge abrange de costa a costa. Com 63 locais diferentes, a empresa depende muito da capacidade de colaborar em uma ampla área geográfica nos Estados Unidos.

No início, os serviços da Microsoft, como o Office e o Skype, eram usados para acessar documentos e comunicar-se entre as várias propriedades que a Stonebridge possuía. No entanto, o repositório central de todos os arquivos da empresa estava localizado na sede em Denver, usando o Open Text Content Server. Com o tempo, os custos e a complexidade crescentes de manutenção do OpenText Content Server tornaram-se um desafio e havia um forte desejo de migrar para a nuvem para reduzir custos.

Após uma investigação inicial, ficou claro que a empresa obteria economias substanciais ao encerrar o Content Server e mover seu conteúdo para o SharePoint. A transição seria fácil porque muitos dos funcionários já tinham experiência com Microsoft Office e Skype. Esse conhecimento pode ser facilmente transferido para o Office 365 e Microsoft Teams.

A parte difícil seria extrair mais de 10 anos de informações, incluindo dados críticos do Content Server. O sistema continha documentos importantes, incluindo metadados e permissões que precisavam ser preservados. Além disso, os links herdados contidos nesses documentos precisariam ser mantidos e funcionando após a mudança para o SharePoint. Era importante que quem completasse a migração tivesse que ter conhecimento especializado do Content Server e do SharePoint para garantir a transferência de dados tranquila e eficiente e que tudo fosse feito corretamente.

A Stonebridge sabia que o Microsoft 365 era a resposta, mas como eles poderiam migrar para lá e preservar todas as informações e metadados importantes armazenados no OpenText Content Server?

Estratégia

A Stonebridge precisava de um consultor confiável com ampla experiência na migração de informações do OpenText Content Server para o SharePoint.

A ECM Wise tinha experiência, conhecimento e especialização em migrações do Content Server para o SharePoint. Junto com seus processos de migração comprovados e o ECM Wise Migration Tool Suite fácil de usar, ficou claro que o ECM Wise seria a melhor opção da Stonebridge para tornar sua migração para o SharePoint o mais tranquila possível.

Depois que um acordo foi estabelecido, a equipe de serviços de migração do ECM Wise conduziu rapidamente uma análise de lacunas de ajuste entre o Content Server e o SharePoint. Era óbvio que o SharePoint atenderia a seus requisitos de armazenamento, compartilhamento e acesso a arquivos. Além disso, a equipe percebeu que o Microsoft Teams seria uma ótima opção para colaborar em todas as propriedades da Stonebridge.

O maior obstáculo foi extrair o conteúdo e os metadados do Content Server para o SharePoint com total fidelidade. Durante a análise da lacuna de ajuste, a ECM Wise identificou como todo o conteúdo da Stonebridge foi estruturado no Content Server. A equipe de migração então explicou como todas as informações da empresa poderiam ser facilmente migradas para o SharePoint usando conjuntos de sites e bibliotecas de documentos. Todos os metadados armazenados no Content Server podem ser facilmente representados no SharePoint usando tipos de conteúdo e colunas. As permissões aplicadas no Content Server também podem ser preservadas e migradas para o SharePoint.

Depois que a Stonebridge deu o aval, a equipe de migração começou a trabalhar usando o ECM Migration Tool Suite para começar a planejar e implementar o projeto de migração.

Eles usaram a ferramenta ECM Wise Content Server Discovery and Analytics para examinar o ambiente OpenText da Stonebridge. Os relatórios foram produzidos pelas ferramentas ECM Wise sobre as descobertas que incluíam contagens de documentos, dimensionamento e os tipos de itens armazenados no sistema. A equipe de migração identificou possíveis problemas, como caminhos longos; isso permitiu que eles planejassem e implementassem soluções alternativas. Com os relatórios, eles elaboraram um cronograma de quais áreas deveriam ser migradas e quando.

A equipe de migração também auxiliou na configuração do ambiente do SharePoint da Stonebridge, configurando os conjuntos de sites e criando os tipos de conteúdo e colunas seguindo as melhores práticas.

Mover o conteúdo para o SharePoint foi facilitado usando a ECM Wise Migration API Tool (MAPIT). O MAPIT pode pegar o conteúdo e mapear todos os metadados necessários do Content Server para colunas associadas e tipos de conteúdo no SharePoint. O recurso de Reestruturação do MAPIT ajudou a resolver quaisquer caminhos longos. Depois que a equipe resolveu todos os possíveis problemas, o conteúdo foi migrado via Azure para o SharePoint o mais rápido possível. A taxonomia foi reidratada no SharePoint e tudo foi estruturado como no Content Server.

As ferramentas ECM Wise criaram logs de migração e validação, onde todos foram carregados para o SharePoint da Stonebridge em seu próprio conjunto de sites. Os logs servem como prova de que os documentos foram migrados para o SharePoint.

Ao usar as ferramentas de migração do ECM Wise, a equipe migrou com êxito todo o conteúdo, versões, datas, informações do usuário, metadados e estruturas de pastas para o SharePoint. Quando necessário, as permissões existentes do Content Server foram reaplicadas ao SharePoint após a conclusão da migração. Todos os links legados do Content Server ainda estavam funcionando com o uso do Link Redirector do ECM Wise.

Resultados

O projeto foi um sucesso.

Com a ajuda do ECM Wise, a Stonebridge conseguiu migrar todo o conteúdo do Content Server para o SharePoint dentro do prazo e do orçamento.

Os usuários do Stonebridge descobriram que as bibliotecas de documentos e conjuntos de sites recém-criados são fáceis de usar. As estruturas de pastas do Content Server foram replicadas e suas informações foram fáceis de encontrar.

A navegação e o compartilhamento de documentos ficaram mais fáceis para a equipe da Stonebridge. Eles podem acessar seu conteúdo de qualquer lugar, inclusive em dispositivos móveis. A integração com outros produtos do Office 365 melhorou a produtividade e o cliente ficou satisfeito em usar o Teams para seus requisitos de colaboração e reuniões.

Stonebridge e ECM Wise receberam feedback positivo dos usuários finais. Eles apreciaram a facilidade de ter apenas uma conta de login para todos os sistemas usados, incluindo a opção de autenticação multifator (MFA). A comunicação geral e a colaboração da equipe foram drasticamente aprimoradas.

No final, a Stonebridge conseguiu economia de custos ao reduzir os custos de licenciamento e suporte ao encerrar o OpenText Content Server e, ao mesmo tempo, melhorar a experiência de trabalho de sua equipe.