A organização de conservação leva o trabalho com informações a um novo nível com o Office 365 e a liderança em informações

Resumo

Forest & Bird é a principal organização independente de conservação da Nova Zelândia - protegendo a vida selvagem e lugares selvagens, em terra e no mar. Por quase um século, eles têm sido a voz da natureza nas comunidades, cidades, conselhos, governo central e tribunais da Nova Zelândia. Eles são uma instituição de caridade registrada, com uma equipe diversificada de funcionários e um grande número de voluntários.

Juntos, com a Information Leadership, eles implantaram um portal de informações e colaboração do Office 365 econômico chamado 'The Nest'. Essa solução está focada em aumentar a consistência, a visibilidade e a segurança do conteúdo, ao mesmo tempo em que disponibiliza as informações em toda a Nova Zelândia, onde quer que a equipe esteja trabalhando.

Desafio

Como uma instituição de caridade registrada, Forest & Bird prioriza gastos que beneficiam diretamente o trabalho de conservação. Isso significa que eles não têm acesso a um grande orçamento para projetos de transformação interna.

A Forest & Bird não tinha uma abordagem claramente definida para armazenar informações e sua equipe estava usando várias plataformas e unidades diferentes para armazenar documentos. Essa disparidade fez com que os trabalhadores lutassem para encontrar as informações de que precisavam, bem como as versões mais atualizadas dos documentos.
Tentativas anteriores de alterar os sistemas utilizados para armazenamento de informações pararam porque a equipe não percebeu um impacto positivo imediato em seu trabalho. Este projeto precisava envolver o pessoal da Forest & Bird, a fim de levá-los a comprar os benefícios de uma abordagem consistente, que exigia treinamento adicional.

Como a equipe da Forest & Bird trabalha em muitas áreas remotas da Nova Zelândia, eles precisam acessar informações de qualquer lugar, garantindo formas fáceis e seguras de sincronização offline devido à falta de cobertura de serviço em locais remotos.

Estratégia

A Forest & Bird trabalhou com a Information Leadership para criar uma abordagem definida para armazenar informações e desenvolver um portal de informações e colaboração do Office 365 chamado 'The Nest'. Ao usar o Office 365, a organização está aproveitando o licenciamento com desconto que a Microsoft oferece a organizações de caridade.

Para ganhar confiança e aceitação, a Forest & Bird lançou o 'The Nest' em várias fases com o objetivo de maximizar o envolvimento da equipe. A equipe concluiu os primeiros espaços de trabalho digitais para as equipes de recursos humanos, marketing e comunicação. Eles também forneceram treinamento prático e assistência para apoiar a equipe na transição de fluxos de trabalho ad-hoc ao lidar com informações.

A equipe projetou os espaços de trabalho 'The Nest' para serem simples, fáceis de usar e sustentáveis com base em estruturas de informações consistentes e intuitivas. Um dos principais benefícios do sistema de relatórios do Office 365 é que as tendências de aceitação e colaboração são mensuráveis. O resultado é que a Forest & Bird pode aprimorar e desenvolver esses espaços de trabalho ainda mais ao longo do tempo com base nas tendências de uso e nas melhorias de negócios que eles conseguem identificar.

O uso de aplicativos de local de trabalho baseados em Azure permite a classificação automatizada de metadados. Esse recurso significa que, em muitas circunstâncias, a equipe não precisa inserir metadados, ao mesmo tempo em que obtém o benefício de facilitar a localização e o acesso às informações. Outro aplicativo para o local de trabalho, o Smart Case Files, simplifica o gerenciamento de conteúdo e dá à equipe administrativa acesso à funcionalidade de permissão de segurança granular, sem ter direitos de administrador do sistema. Esses recursos são particularmente úteis para gerenciar os riscos associados a uma grande base de voluntários e a ampla gama de iniciativas em andamento na Forest & Bird.

Além disso, a equipe está usando tecnologias de streaming da Microsoft para disponibilizar vídeos e outros arquivos grandes.

Resultados

As equipes que já se mudaram para seus novos locais de trabalho 'Nest' estão vendo os benefícios e estão ajudando na distribuição para outras equipes. Esses funcionários estão começando a criar uma cultura de poder encontrar o que precisam online – confiança e controle, e sem anexos!

O lançamento do 'The Nest' em toda a organização ainda está em andamento, permitindo um programa flexível de atualizações e adições. Numa parceria permanente, a Information Leadership reage às necessidades e disponibilidade de cada equipa.

Além disso, para aquelas pessoas que costumam trabalhar em partes da Nova Zelândia que não têm acesso à Internet, os recursos offline e de sincronização do Office 365 são um divisor de águas. Os membros da equipe remota se sentem mais confiantes de que têm os arquivos mais recentes e que suas alterações serão sincronizadas sempre que tiverem acesso à Internet.

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