A Intelogy ajuda a Devro a transformar as operações financeiras com SharePoint e Power Automate

Resumo

Com presença global, a Devro é um dos principais fornecedores mundiais de tripas de colágeno utilizadas na produção de uma ampla variedade de salsichas e outros produtos cárneos. A Devro emprega mais de 2.000 pessoas, com habilidades e conhecimentos que vão desde engenharia química e elétrica até tecnologia de alimentos, ciência da carne e saúde ambiental.

No final de 2018, a Devro iniciou um processo de transição de várias de suas funções financeiras distribuídas globalmente para um modelo de centro de serviço compartilhado. Para facilitar parte deste programa, a Intelogy foi selecionada para apoiar a transição técnica do processamento de Contas a Pagar (AP) da equipe Devro Finance e gerenciamento de documentos.

Com uso extensivo de Power Automate para rotear diferentes tipos de conteúdo financeiro através do processo de revisão e aprovação, a solução SharePoint fornecida pela Intelogy integra scanners habilitados para reconhecimento óptico de caracteres (OCR) em todo o mundo, minimizando a classificação manual. A nova solução mudou radicalmente a maneira como a equipe opera, permitindo processamento e arquivamento de AP consistente, confiável e centralizado.

Desafio

Com instalações de fabricação em locais como Reino Unido, EUA, Holanda, China, República Tcheca e Austrália, as operações financeiras foram distribuídas em todo o mundo, operando seus processos em centros regionais separados. Em 2018, a Devro tomou a decisão estratégica de mudar para um novo Target Operating Model para operações financeiras envolvendo o estabelecimento de serviços compartilhados.

Como os documentos financeiros são recebidos localmente em formato eletrônico e em papel, era essencial encontrar um método para continuar recebendo documentos financeiros no país, mas consolidar o armazenamento e o gerenciamento de todos os documentos relacionados a finanças em um repositório central com disponibilidade global. Além disso, certos documentos financeiros, como faturas e notas de crédito, exigiam um esforço manual considerável para encaminhar, aprovar e processar o que gerava problemas típicos de rendimento e eficiência do processo.

Com o compromisso de armazenamento eletrônico de longo prazo para as necessidades de conformidade, uma das principais prioridades era definir uma solução adequada de arquivamento e recuperação que se integrasse aos sistemas financeiros existentes.

Além disso, a Devro IT fez questão de garantir que qualquer solução implementada fosse consistente com sua estratégia de transformação digital para adotar, sempre que apropriado, uma arquitetura de solução baseada em nuvem com preferência para estender ainda mais o uso do Microsoft 365 e, em particular, do SharePoint.

Estratégia

A primeira prioridade do projeto era validar que os sites Devro em todo o mundo pudessem acessar o SharePoint de maneira confiável e eficiente e quaisquer alterações necessárias em sua infraestrutura de rede existente para melhorar e garantir a conectividade foram identificadas e acionadas. A Intelogy, trabalhando em estreita colaboração com a Devro IT, executou uma série de testes de desempenho de rede, seguindo as práticas recomendadas pela Microsoft, de instalações remotas da Devro para analisar e validar a conectividade de rede com a Microsoft Global Network, com testes específicos realizados em cargas de trabalho SharePoint e OneDrive.

Outro requisito importante foi determinar uma solução apropriada para facilitar a digitalização de documentos em papel recebidos localmente e o trânsito posterior para o SharePoint. A Intelogy realizou uma análise das opções comerciais disponíveis e recomendou uma solução baseada na Fujitsu que permitia que os documentos fossem digitalizados em lote com OCR, carregados em bibliotecas de documentos pré-definidas do SharePoint com marcação automática de documentos após o recebimento. Este processo foi desenvolvido em conjunto com uma solução fornecida pela Harmon.ie que facilitou o upload de documentos eletrônicos recebidos por e-mail, garantindo que todos os documentos financeiros fossem encaminhados para o SharePoint antes que qualquer outra atividade ocorresse.

Uma vez recebido no SharePoint, um processo foi projetado e implementado usando Power Automate para permitir que os membros da equipe de finanças marquem documentos com metadados adicionais e, em seguida, encaminhem faturas com segurança para aprovação pela equipe no Devro e processamento subsequente de dados de AP no sistema financeiro existente.

Em última análise, todos os documentos financeiros devem ser retidos de maneira altamente estruturada, segura e controlada, com suporte para fácil recuperação quando necessário. A Intelogy, portanto, implementou uma arquitetura de informações abrangente projetada com o crescimento de longo prazo em mente, aproveitando os recursos robustos de armazenamento de documentos, indexação de pesquisa e filtragem do SharePoint.

Resultados

Diante de um cronograma desafiador, as partes interessadas do projeto Intelogy e Devro projetaram, desenvolveram e implementaram uma solução por meio de uma colaboração próxima. Como resultado, a Devro conseguiu entregar com sucesso seu objetivo estratégico de fazer a transição das operações financeiras para um modelo de centro de serviços compartilhado suportado por um processo digital de ponta a ponta alimentado por Microsoft 365.