O negócio automotivo global simplifica a colaboração entre 25 marcas com Microsoft 365

Resumo

Se você já comprou ou vendeu um veículo, há uma boa chance de ter se envolvido com um produto ou serviço da Cox Automotive. Com 25 marcas nos cinco continentes dedicadas à troca de veículos, a Cox Automotive é a empresa por trás das principais plataformas automotivas, como Autotrader.com, Dealer.com, KBB.com e Manheim.com.

Cada uma das marcas da Cox Automotive compartilha um objetivo comum: facilitar a venda, compra, propriedade e uso de veículos. Mas com cada equipe de marca usando suas próprias ferramentas, a colaboração em toda a empresa era difícil. Ao migrar para o Microsoft OneDrive e implantar o Microsoft Teams, a empresa colocou todos na mesma página digital, ajudando os funcionários a colaborar perfeitamente e fazer o melhor trabalho possível, em qualquer dispositivo.

Desafio

Sem o suporte certo, comprar ou vender um veículo pode ser estressante e complicado. A Cox Automotive se dedica a tornar o processo o mais simples, simplificado e indolor possível, tanto para consumidores quanto para revendedores.

Todas as marcas da Cox Automotive se esforçam para fornecer produtos e serviços de classe mundial que simplificam as transações de veículos e maximizam o valor para os clientes. Mas à medida que a empresa crescia por meio de aquisições, cada novo logotipo continuava a usar suas plataformas existentes para comunicação e compartilhamento de arquivos. Isso tornou o alinhamento das operações e a colaboração entre marcas e geografias um grande desafio.

“Tínhamos várias plataformas diferentes de compartilhamento de arquivos e bate-papo, e ninguém sabia qual tinha precedente. As conversas começavam em um e terminavam em outro. Estava incrivelmente desarticulado”, explica Jason Remaley, Diretor de Planejamento de Produto da Cox Automotive.

Com as licenças para algumas de suas ferramentas de compartilhamento e colaboração de arquivos expirando, a Cox Automotive viu uma oportunidade de colocar toda a empresa na mesma página digital e operacional – uma transformação que a Cox Automotive chama de “Revolução Conectada”. Uma das primeiras iniciativas da empresa foi migrar seu compartilhamento de arquivos do armazenamento online Box para o Microsoft OneDrive e adotar o Microsoft Teams, o hub para trabalho em equipe no Office 365.

Estratégia

Para a Cox Automotive, o objetivo era simples: unir dados e pessoas por meio de ferramentas de colaboração intuitivas e integradas. Mas com 120 terabytes de dados e mais de 16.000 usuários para migrar do Box, a empresa queria assistência especializada para fazer a mudança. Além de obter suporte da equipe Microsoft FastTrack, a Cox Automotive contratou a SkySync, membro da Microsoft Partner Network, que ajudou a planejar e executar a migração perfeita de dados para OneDrive.

“Migramos 99,9% dos dados do Box para o OneDrive no primeiro dia”, diz Robert Earich, vice-presidente associado de serviços para membros da equipe da Cox Automotive. “Além disso, conseguimos fazer isso sem que nossos funcionários tivessem que fazer nada, então quase ninguém percebeu.”

A Cox Automotive aproveitou rapidamente o movimento de pasta conhecida dentro do OneDrive em mais de 15.000 dispositivos para proteger ainda mais os arquivos que antes eram armazenados apenas localmente em computadores. “Com o movimento de pasta conhecido, não precisamos mudar o comportamento dos membros de nossa equipe”, diz Brian Scott, diretor de engenharia do espaço de trabalho. “Eles podem continuar trabalhando em seus documentos da maneira que estão acostumados, enquanto nós movemos seus dados perfeitamente para o OneDrive, onde é mais seguro e acessível de qualquer dispositivo.”

Embora a migração tenha sido planejada principalmente para facilitar a colaboração, o OneDrive também teve um grande impacto nas equipes principais de TI e gerenciamento de dados da Cox Automotive. Armazenar arquivos em apenas um local simplifica a governança. Agora, a empresa pode visualizar e controlar facilmente os dados por meio de uma única plataforma, o que facilita o cumprimento das regulamentações de retenção de dados.

Ao reunir tudo em um só lugar, a Cox Automotive tornou mais fácil para suas equipes de TI e segurança proteger a privacidade dos dados e manter a conformidade em todas as regiões. “Do lado de TI e governança, ter tudo no OneDrive simplificou enormemente a forma como controlamos o acesso e criamos políticas para retenção de dados”, diz Scott. “À medida que iniciarmos a integração internacional, usaremos os recursos Multi Geo no OneDrive para permanecer em conformidade com as leis e regulamentos de privacidade em todo o mundo”.

Para trabalhadores e equipes móveis em particular, a mudança para OneDrive foi extremamente transformadora. Ao usar o OneDrive e o Teams juntos, os trabalhadores móveis têm a liberdade de compartilhar arquivos, discutir informações e acessar os mesmos recursos de colaboração disponíveis para usuários de desktop — recursos que os ajudam a trabalhar com muito mais eficiência, de qualquer lugar, em qualquer dispositivo. Com todo o conteúdo relevante digitalizado no OneDrive, praticamente não há limite para o que as equipes da Cox Automotive podem alcançar em movimento.

Além disso, graças à profunda integração entre o OneDrive e o Teams, os funcionários podem acessar e analisar arquivos armazenados no OneDrive por meio da interface do Teams que eles usam para colaboração e comunicação, o que ajuda todos a se organizarem e realizarem as tarefas mais rapidamente. “Ter todos os nossos arquivos e conversas em um só lugar – junto com informações contextuais importantes – é muito valioso, especialmente para nossos executivos de alto nível, que gostam da capacidade de fazer uma pesquisa rápida e encontrar o conteúdo de que precisam sem precisar sair do aplicativo eles estão dentro”, diz Remaley.

Resultados

Atualmente, o trabalho parece muito diferente para os funcionários da Cox Automotive. Equipado com recursos digitais suportados pelo OneDrive e pelo Teams, todos podem trabalhar juntos sem problemas, com foco renovado na colaboração e no compartilhamento de informações. E, usando os recursos de coautoria do OneDrive, os funcionários de toda a empresa podem colaborar em documentos e compartilhar insights em tempo real, diretamente por meio dos aplicativos de desktop e móveis do Office aos quais estão acostumados.

As equipes e o OneDrive tornaram-se parte central das operações da Cox Automotive. “Achamos o OneDrive ótimo. É como um atacante ofensivo. Você apenas sabe que está fazendo seu trabalho. Nós realmente não precisamos pensar sobre isso, está sempre lá, apoiando de forma confiável tudo o que fazemos”, diz Remaley.

Mesmo usuários que antes adoravam concorrentes como o Slack estão migrando para o Teams devido às vantagens de poder consolidar todas as conversas e arquivos em um só lugar, segmentar conteúdo por tópico e direcionar as comunicações com mais eficiência usando canais dentro do Teams. “Ter uma solução eficiente com todos os recursos como presença, bate-papo, áudio, vídeo e colaboração de documentos realmente mudou o jogo para nós, com base em onde estávamos”, acrescenta Earich.

À medida que a Cox Automotive continua sua Revolução Conectada - suportada por OneDrive, Teams e outras tecnologias da Microsoft - ela espera preencher as lacunas entre pessoas e plataformas e funcionar como uma empresa unificada e hiperconectada, com cada pessoa trabalhando em direção aos mesmos objetivos de negócios .

Leia o estudo de caso completo