City of Bellevue maximiza o gerenciamento de registros com SharePoint e Gimmal

Resumo

A cidade de Bellevue (WA) estava experimentando um crescimento descontrolado de informações em toda a organização. Como resultado, seu ambiente de conformidade estava sob estresse indevido. A TI estava lidando com várias soluções de conteúdo e repositórios já existentes. O número de sistemas desagregados aumentou os custos de TI da cidade em administração e manutenção de infraestrutura, e o risco de não conseguir encontrar conteúdo e sua potencial má gestão eram preocupações crescentes.

Desafio

Com os crescentes requisitos de gerenciamento de registros, a cidade precisava de ajuda para estabelecer uma solução de tecnologia para atender aos seus requisitos de gerenciamento de informações. Eles também precisavam garantir a escalabilidade nos próximos cinco a dez anos. Para superar esses obstáculos, a cidade precisava de assistência na criação de uma infraestrutura de governança para todos os seus documentos, conteúdo e registros para atender às necessidades em constante mudança, garantir a conformidade, reduzir a carga de trabalho de TI e reduzir os custos crescentes.

Estratégia

A cidade utilizou o Gimmal Records Management em combinação com os serviços de implementação do Gimmal para construir uma base do SharePoint para criar uma solução de gerenciamento de registros compatível com o Departamento de Defesa (DoD) 5015.2 com todos os recursos. A solução fornece criação e gerenciamento centralizados de políticas de retenção de registros para conteúdo armazenado nas Centrais de Registros do SharePoint. A cidade também implementou o Gimmal Content Governance para SharePoint para governança e controle proativos. Com os serviços da Gimmal, a cidade pôde desfrutar de implantação e adoção em ritmo acelerado do novo sistema.

A Gimmal se concentrou em ajudar a cidade a usar o SharePoint como o padrão de solução para colaboração e gerenciamento de registros em conformidade. O Gimmal Records Management foi o produto usado para garantir o gerenciamento seguro das informações mais críticas e valiosas da organização. Redirecionando o alto custo de suporte e manutenção do sistema Oracle Stellent existente para a implementação de gerenciamento de registros em SharePoint, a Gimmal ajudou a cidade a reduzir seus custos e forneceu uma solução mais alinhada às suas necessidades em gerenciamento de conteúdo e registros. A solução melhorou instantaneamente o acesso e a governança por meio do gerenciamento centralizado de registros no SharePoint da cidade.

Embora a cidade não fosse nova no SharePoint, eles nunca usaram o aplicativo de maneira estruturada para conteúdo e colaboração. Portanto, a transferência de conhecimento mostrou-se fundamental para o sucesso da solução. Como um Microsoft Gold-Certified Partner com profundo conhecimento em SharePoint, Gimmal garantiu que a cidade entendesse todos os principais conceitos, nomenclatura e considerações de design que compunham a solução.

Resultados

“Gimmal foi capaz de reduzir o risco organizacional da cidade por meio de governança centralizada e gerenciamento de registros – tudo a um custo menor do que o pagamento de manutenção do sistema legado de Bellevue”, diz Kyle Stannert, gerente assistente da cidade de Bellevue. A cidade se beneficiou de um aumento na produtividade geral, à medida que os funcionários migram de sistemas legados e experimentam a liberdade do incômodo de usar vários sistemas. Todas as fontes de dados dentro da cidade em breve estarão conectadas, criando um sistema único de gerenciamento unificado de políticas. O sistema de gerenciamento de registros certificado baseado em SharePoint serve como um substituto bem-sucedido e de baixo custo para os sistemas legados da cidade. O sistema também permite que os funcionários da cidade experimentem pesquisa e acesso aprimorados por meio de tipos de conteúdo gerenciados pelo SharePoint e campos de metadados necessários para conteúdo criado e salvo em um ambiente gerenciado.

Leia o estudo de caso completo