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アーラフーズ
Arla Foods は、デンマーク、スウェーデン、イギリス、ドイツ、ベルギー、ルクセンブルグ、オランダの 9,900 の農家が所有する国際的な酪農協同組合です。これらの農家所有者のお金の責任ある管理と、気候と市場の変化に対応し、それを尊重する成長と品質のための戦略により、Arla Foods は世界最大の有機乳製品生産者になりました。
酪農は保守的な産業のように見えるかもしれませんが、多くの点でそうです。ただし、ビジネス面では、Arla は地理的に分散した従業員を持つ他の多国籍企業と同じです。協同組合は世界中で 20,000 人近くを雇用しており、彼らをサポートするためのツールが必要です。同時に、Arla は上場企業ではなく協同組合であり、農家の所有者がお金を賢く使う責任があります。そのため、社内のサーバー ハードウェアとソフトウェア Arla が陳腐化が近づいているイントラネットを運用していたとき、協同組合は、最新のインテリジェントなイントラネットを通じて従業員のコミュニケーション、コラボレーション、および生産性を向上させながら、コストを削減する機会を見出しました。
アイデアからイントラネットへの (急速な) 旅
Arla の元のイントラネットは、SharePoint のオンプレミス インストール上に構築されたカスタム コードのサイトでした。サーバー ハードウェアの寿命が急速に近づいていたため、協同組合は、新しいハードウェアを購入するか、ソフトウェア ライセンスを更新するか、サードパーティ ベンダーにカスタム コードを修正してもらうかを決定する必要がありました。 -op にお金を使いたかった。
その頃、Arla の My Digital Workspace のリード アーキテクトである Stig Thomsen は、運命的に、Microsoft Ignite 2018 のインテリジェント イントラネットに関する講演に出席しました。 「ねえ、これで本当に何かできるよ！」と思ったという。
Thomsen は、同僚である My Digital Workspace のプロダクト マネージャーである Anna Kristensen とこのアイデアを共有しました。彼らの間で、彼らは新しいイントラネットの 3 つの目標を特定しました。
- カスタム開発を行わずに、最新の既製のコンポーネントのみを使用してください。
- コスト意識の高いアプローチを取る。
- 新しい働き方（モバイルなど）に適応します。
次の 6 か月で、新しいイントラネットが形になり始めました。
エバーグリーンになることでお金を節約
Microsoft の長年の顧客である Arla は、協同組合のリーダーが望んでいたコラボレーションの未来を促進するツールをすでに持っていました。 Thomsen と Kristensen は、新しいイントラネットへの支出を最小限に抑え、できるだけ多くの作業を社内で行いたいと考えていました。クリステンセンが言うように、「世界中にすべてのお金があれば、イノベーションは簡単です。真のイノベーションは困難に直面したときに生まれますが、そのようなプロジェクトへの資金提供を正当化することは困難です。」
SharePoint Online は、チームが必要としていたほとんどの機能をすぐに利用できるようにし、コストを厳密に管理し、ベンダー ロックインを回避するのに役立ちました。
SharePoint は協同組合に 2 つの大きな改善をもたらしました。
- エバーグリーンの特徴。 Co-op は Microsoft 365 を採用することで IT の労力を大幅に削減しました。これは、サービスとしてのソフトウェア (SaaS) ソリューションとして、その機能が常に最新であるためです。
- モバイル アクセス。 モバイルの従業員は、イントラネットにアクセスできませんでした。デスクトップからモバイル デバイスに移行する従業員が増えるにつれて、イントラネットへの従業員のアクセスが減少したため、モバイル アクセスは Arla のグローバルな従業員にとって大きなニーズでした。
Thomsen 氏は次のように述べています。 -棚の部品。
チームが数値を計算したところ、システムを適切に維持するための初期コストと、インテリジェントなイントラネットに移行するための初期コストがほぼ同じであることが明らかになりました。しかし、SharePoint 機能をすぐに使用できることと相まって、SaaS ソリューションの常緑の性質により、年間コストが大幅に削減されます。この協同組合は、メンテナンスや定期的な月々のコストを節約するだけでなく、オペレーティング システム、ソフトウェア、およびサーバー ハードウェアのアップグレードに関連するコストも節約します。クリステンセンが言うように、「それは私たちのお金ではありません。私たちは何千もの農家に所有されています。それは彼らの生計です。私たちはそのお金をどのように使うかについて責任を負わなければなりません。」
古いものと一緒に出て、新しいものと一緒に
Thomsen と Kristensen が Arla の新しいイントラネット デザインで強調した原則の 1 つは、従来のイントラネットのナビゲーションと構造の継続性でした。ここで、SharePoint のホーム サイトのメガ メニュー機能が登場しました。メガ メニューにより、新しいイントラネットは、Arla の従来のイントラネットを模倣したナビゲーション エクスペリエンスを備えています。 Thomsen 氏は次のように述べています。「新しいイントラネットは古いイントラネットの構造を使用していたので、同じ機能を利用でき、従業員の驚きを避けることができました。」
設計チームが機能のギャップを経験した場合、彼らは簡単な回避策を見つけました。たとえば、コーポレート コミュニケーション チームの最も重要な要求は、ニュース リリースのスケジュールを設定できるようにすることでした。これは、あらゆるグローバル オペレーションに不可欠なタスクです。この SharePoint 機能は Microsoft で開発中ですが、チームは Microsoft Flow を使用して、待ったりカスタム コードを作成したりするのではなく、必要な機能を 1 日もかからずに作成することができました。
最終的なホーム サイトの設計は、協同組合の従業員によって効果的に決定されました。 「基本的に、SharePoint ですぐに使用できるすべての Web パーツをホーム サイトに配置し、ユーザー グループに気に入ったものを尋ねました」と Thomsen 氏は笑います。テスト グループは協同組合全体から選ばれた約 50 人で構成されていたため、結果は Arla 全体を代表するものです。
このランディング ページは、ホーム サイトとハブ サイトの両方の役割を果たします。このページには、メガ メニュー、グローバル ニュース、地域ニュース、および従業員の間で最も人気のある機能である 3×3 クイック リンク ブロックが含まれています。設計チームは、コミュニケーション サイトから Arla のイントラネットを変革するという目標を達成しました。
一種のセルフサービス ポータルに。統合された検索機能により、従業員は必要な情報を組織全体で検索できるようになり、チームは既存のワークフローの一部を K2 から PowerApps Web パーツに移行することで、イントラネットからサードパーティ コンポーネントを排除しました。
シンプルさが重要だったので、この種の合理化は非常に重要でした。
「古いイントラネットは Check-In と呼ばれていました」と Kristensen 氏は言います。しかし、新しいイントラネットは Check-In 2.0 ではありません。これはまったく新しいイントラネットであり、まったく新しい哲学です。」
ホーム サイトから、チームはビジネス分野、企業情報、Arla ファミリーの個々の国などのコミュニケーション サイトを作成しました。所有者は、ビジネス エリアのコミュニケーション サイト (人事、企業コミュニケーション、販売など) ごとに指定され、サイトのコンテンツを作成する権限と責任を持っていました。 Kristensen 氏は次のように述べています。すべてをゼロから構築する必要があったため、関連するコンテンツのみが新しいイントラネットに含まれるようになりました。」 SharePoint の古いバージョンと新しいバージョンのアーキテクチャの違いにより、このアプローチは、チームの目標を達成するための最も簡単で費用対効果の高い方法になりました。コミュニケーション サイトの所有者も、春の大掃除の機会を高く評価していました。
最新の Arla ワークフォースの作成
Arla は多国籍企業です。従業員は外出先で仕事をしており、多くの場合、オフィスのデスクではなくモバイル デバイスを使用しています。 Arla の古いイントラネットはモバイル アクセスに対応できず、Office 365 機能を統合することもできませんでした。モバイルは、新しいイントラネットの大きな推進力でした。 Kristensen 氏は次のように述べています。同時に、従業員がこれらの新しいテクノロジーとツールを本来の用途で使用できるように、働き方を適応させることができます。二人は手を取り合って進むことができます。」
コスト意識の高いアプローチで大きな成果
2019 年 10 月 1 日に稼働した Arla の新しいイントラネットは、統合された Microsoft 365 エコシステムの一部です。従業員は、仕事をすばやく簡単に開始できるようになりました。最新のニュースを入手したり、コミュニティで何が起こっているかを確認したり、生産性を高めたり、コラボレーションしたりするために必要なアプリを起動したりできます。
Arla の従業員は引き続き古いイントラネットにアクセスできますが、2019 年末にはオフラインになります。移行を容易にするために、新しいホーム サイトは、従業員が毎日ブラウザーを起動したときに表示されるものです。コミュニケーション サイトの擁護者の所有者は、毎日より多くのコンテンツをアップロードします。新しいコミュニティ サイトが追加されると、イントラネットは拡張、変更され、コラボレーションや新しい作業方法のオプションが増えます。
これまでのところ、フィードバックは好意的であり、同社は草の根のエンゲージメント キャンペーンに投資しており、コミュニティ サイトの擁護者が自分のサイトの優れた点を同僚に伝えることができるようにしています。これらのチャンピオンは、希望するページとレイアウトで希望するサイトを作成できますが、My Digital Workspace はある程度の制御を維持し、サイト間で統一されたエクスペリエンスを保証します. Kristensen 氏は次のように述べています。草の根、ボトムアップの動きにしたいのです。ポータルの所有者は、新しいイントラネットの代弁者です。」
今日まで、協同組合の新しいイントラネットはいくつかの重要な成果を上げています。
- 新しいイントラネットにアクセスする 20,000 人の従業員のうち、12,000 人は専用の PC で作業しており、モバイルに移行しているオフィス ワーカーであり、8,000 人はキオスクまたは個人のモバイル デバイスからイントラネットにアクセスする最前線の従業員です。
- イントラネットの読み込み時間が大幅に短縮されました。
- すぐに使用できる機能を使用することで、設計からロールアウトまでの時間が驚くほど短くなりました。
- チームはテストとバグ修正のコストを削減し、カスタマイズやサードパーティのコーディングを必要とせずに迅速かつ簡単に変更を加えることができるため、ベンダー ロックインを回避できます。
- モバイル アクセシビリティとは、第一線の従業員が初めてイントラネットにアクセスできることを意味します。
Arla の未来は共同作業です
新しいイントラネットが稼働し始めたからといって、作業が停止したわけではありません。より多くのコミュニケーション サイトが稼働するにつれて、My Digital Workspace チームはフィルターを追加して、従業員のパーソナライズを強化することを計画しています。 Thomsen は例を挙げています。「たとえば、フィンランドにいる場合にのみ、フィンランド語で書かれたフィンランドからのニュースが表示されます。」彼とクリステンセンは、グループが Teams で共同作業を行う Yammer コミュニティにますます多くのコミュニケーションが移行するだろうと予測しています。スウェーデンの営業担当者は、Arla のインテリジェントなイントラネットを次のように要約しています。どこでも使えます。」
Arla Foods が世界市場で首位に立っているのは、主に、何千人もの農家所有者から委託された資金を慎重に管理しているためです。しかし、お金を節約するためのプロジェクトとして始まったものは、インテリジェントなイントラネットへと発展し、アクセシビリティ、コミュニケーション、およびコラボレーションのために構築された未来の職場へと会社を変革するのに役立ちました。 Arla のシニア バイス プレジデント兼 CIO である Torben Fabrin は、次のように述べています。 「今では、大陸中の同僚と協力しながら、どこにいても生産性を発揮できます。それが Arla Foods の未来です。」
