Orion Registrar rationalise les processus métier et l'accès aux documents avec SharePoint et K2

Publié le 1 août 2019

Sommaire

Orion Registrar Inc. fournit des services d'audit et de certification aux entreprises de divers secteurs. Ils sont experts dans plusieurs normes de l'industrie, notamment l'aérospatiale, la médecine, les télécommunications, la santé et la sécurité, la gestion de l'environnement, le recyclage, la durabilité, la gestion de l'énergie et la gestion des services informatiques.

À l'aide de la couche d'abstraction de données SmartObject de K2, la nouvelle solution d'Orion Registrar intègre ses données client métier complexes stockées dans une base de données SQL relationnelle personnalisée. La solution utilise un serveur K2 blackpearl pour accéder aux données visibles dans SharePoint Online via des formulaires intelligents K2 intégrés. En conséquence, Orion dispose d'une solution tout-en-un pour la gestion des processus métier et des documents.

Défi

ISO 9001…TL 9000…OHSAS 18001…Ce sont quelques-unes des nombreuses normes de système que les entreprises doivent obtenir la certification pour mettre leurs solutions sur le marché. En tant qu'organisme de certification, Orion Registrar est l'un des principaux fournisseurs de services d'audit accrédités au niveau international et est exactement ce qu'il faut pour répondre à ces besoins. Paul Burck, président d'Orion Registrar, explique : « Les entreprises ont besoin de la reconnaissance qu'elles ont mis en place un système de gestion entièrement validé et Orion fournit des auditeurs techniques ainsi que l'administration du projet pour cela. Nous devons faciliter tous les contrôles et contrepoids afin que, lorsque nous disons qu'une entreprise respecte une certaine norme, elle la respecte effectivement. »

À l'origine, l'entreprise gérait le processus de certification de bout en bout à l'aide d'une base de données Microsoft Access ainsi que d'un système CRM personnalisé pour la gestion des documents. Il est devenu tout à fait évident que si l'entreprise devait maintenir sa trajectoire de croissance, elle allait atteindre le plafond quant à la manière dont elle pourrait continuer à fournir un service de haute qualité. Après avoir fait quelques recherches, ils ont conclu qu'ils devaient trouver une solution de gestion des processus métier à faible code qui serait flexible, évolutive, facile à mettre à jour et qui pourrait être prise en charge pour les années à venir. La clé du nouveau système serait la visibilité pour leurs clients du processus d'audit et de certification, facilitant une meilleure communication en permettant aux utilisateurs de travailler avec leurs documents et données en un seul endroit.

Pour concrétiser sa vision d'une solution de flux de travail évolutive, Orion s'est tourné vers la société de conseil en affaires et en technologie Catalyte pour fournir des recommandations technologiques ainsi que pour développer et entretenir le système. « Notre objectif était de développer une solution tout-en-un », a déclaré Clark Pope, directeur de Catalyte. « Le système devrait intégrer de nouveaux clients, rédiger des contrats, faciliter les signatures via DocuSign et les archiver dans une bibliothèque SharePoint Online. ”

En plus de recommander K2 comme cœur du système, Catalyte a recommandé qu'une grande partie de l'infrastructure soit basée sur le cloud à l'aide de Microsoft SharePoint et Exchange Online. Burck a poursuivi en disant : "La proposition d'exploiter les services basés sur le cloud dans le cadre de notre solution globale de BPM nous paraissait très logique, car nous voulions minimiser notre empreinte sur site pour alléger nos frais administratifs." D'ici la fin de 2019, Orion prévoit d'être 100% dans le cloud.

Stratégie

Le résultat final du projet Orion Registrar/Catalyte est une application de flux de travail de certification de bout en bout que la société a appelée Hunter, qui fournit non seulement des processus internes pour gérer l'audit, mais également un portail externe où les clients et les auditeurs peuvent obtenir un réel -vue temporelle sur l'état et les problèmes liés à leur certification en attente. « Il s'agit d'un système remarquablement complet comprenant une infrastructure cloud, un système de gestion de contenu, un environnement de travail collaboratif, une gestion de documents étendue et une intégration d'applications métier », déclare Pope.

À l'aide de la couche d'abstraction de données SmartObject de K2, la solution intègre les données complexes des clients LOB (secteur d'activité) d'Orion Registrar stockées dans une base de données SQL relationnelle personnalisée. La solution utilise un serveur K2 pour accéder aux données visibles dans SharePoint via les SmartForms K2 intégrés.

Le flux de travail de bout en bout de Hunter est le suivant :

  • L'initiation démarre lorsqu'un client demande un audit ou si sa certification doit être renouvelée, comme déterminé par l'atelier du planificateur qui suit la nécessité d'une recertification annuelle.
  • Les planificateurs discutent avec le client de leur disponibilité et associent leurs besoins aux auditeurs potentiels en fonction du type de certification. Une partie de Hunter est un calendrier que les auditeurs doivent tenir à jour afin que les planificateurs puissent faire correspondre la disponibilité des clients et des auditeurs.
  • Une fois qu'un auditeur approprié est sélectionné en fonction de son expertise et de sa disponibilité, DocuSign est utilisé pour gérer le processus administratif de signature des dates de début et de fin convenues du projet afin qu'un contrat valide puisse être mis en place.
  • La préparation de l'auditeur est ensuite lancée via un flux de travail qui ouvre la documentation appropriée stockée dans SharePoint pour le projet client, fournissant tous les détails nécessaires.
  • Lorsque l'audit est terminé, un rapport est téléchargé pour que toutes les parties puissent l'examiner.
  • Si, au cours de l'audit, une non-conformité est découverte, un flux de travail distinct suit et signale les problèmes spécifiques au client. Au fur et à mesure que les problèmes sont résolus, l'auditeur peut cocher les problèmes de conformité au fur et à mesure qu'ils sont résolus.

Une fois l'audit commencé, la facturation est notifiée pour facturer le client. Une fois la paperasse terminée, les examinateurs d'Orion vérifient la paperasse, les problèmes de non-conformité et décident si une entreprise doit être certifiée. S'ils décident que l'entreprise doit être certifiée (et une fois que le client a payé sa facture), il passe alors à un sous-programme pour produire le certificat et le mettre à la disposition du client pour ses dossiers.

Résultats

Orion Registrar a réalisé d'importantes économies de temps et d'argent grâce à la mise en œuvre de son système de conformité de certification basé sur K2. L'un des principaux objectifs était de réduire le temps consacré à un ensemble donné de tâches d'audit de trois heures à 1,5 heure. En fait, le montant dépensé pour ces tâches n'est plus que d'une heure. De plus, K2 a aidé Orion à réduire la gestion et les frais généraux associés aux anciens processus, ce qui a entraîné une économie de 25 % sur les coûts des ressources. Ils ont également pu réduire considérablement leurs coûts d'envoi maintenant que tous les documents sont numériques.

En fin de compte, Paul Burck voit cela comme le début d'un changement fondamental dans la façon dont ils fonctionnent en tant qu'entreprise. « L'un de nos objectifs a été de faire passer Orion d'une entreprise axée sur les émotions à une entreprise axée sur les données. Si nous n'avions pas les flux de travail et si nous n'avions pas SQL Server et K2, nous continuerions à être motivés par les émotions. Pour réaliser cela, Orion prévoit d'implémenter Microsoft Power BI. Au fil des années, l'entreprise a amassé d'immenses quantités de données sur ses consultants en audit et ses clients, et en tirant parti d'une analyse approfondie, elle sera en mesure d'effectuer des prévisions et un suivi des travaux plus intelligents pour améliorer encore la satisfaction des clients.

Aujourd'hui, avec K2 en place au cœur de leur application Hunter, Orion dispose d'une solution de flux de travail prévisible, fiable et évolutive, et avec son partenaire Catalyte, ils ont les ressources en place pour développer le système à mesure que l'entreprise passe au niveau supérieur.

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