Une entreprise de services de données basée en Alabama utilise SharePoint Online et l'humour pour briser les silos, promouvoir la transparence et promouvoir ses valeurs.

Imaging Business Machines (ibml) fabrique des scanners, des scanners qui sont utilisés dans 80 % des meilleures salles de courrier du monde et peuvent capturer des données avec une précision de 95 % à l'aide d'un logiciel basé sur l'intelligence artificielle. Les systèmes d'ibml peuvent numériser, classer les documents par type, extraire jusqu'à 30 champs, publier les données extraites dans une base de données SQL et décider dans quelle pochette placer un document à la fin, le tout à un rythme de 750 pages par minute.

Avec son siège social et ses installations de fabrication à Birmingham, en Alabama, et des bureaux régionaux à Constance, en Allemagne, et à Guildford, au Royaume-Uni, ibml opère dans 48 pays et compte 226 employés, dont certains sont là depuis près de deux décennies.

Aujourd'hui, après 25 ans d'activité, le leadership et le modèle commercial de l'entreprise changent.

Après la transition d'une propriété de longue date par la famille Murphy à une société d'investissement privée, Martin Birch est devenu président et chef de la direction. Avec un œil sur la croissance, la maturité opérationnelle et l'amélioration, deux ans plus tard, ibml a fait appel à Don Monistere en tant que COO pour aider à cet égard et transformer ibml en un fournisseur de solutions technologiques. À ce jour, Birch et Monistere ont été une force imparable et l'incroyable équipe d'ibml est prête à se développer. Comme le dit Monistere, « ibml était déjà un fournisseur de solutions de haute technologie. Les membres clés de la direction et une grande partie de la direction ne le savaient tout simplement pas encore. »

Atteindre le délai d'attente sur les affaires comme d'habitude

Très tôt, Birch et Monistere ont discuté de la meilleure façon de recentrer ibml sur les offres « en tant que service ». Mais l'expérience de plusieurs décennies qui donne à l'entreprise son avantage agissait également comme un poids qui la retenait de cette croissance.

"Martin avait dit que l'entreprise était confrontée à des défis basés sur la façon dont elle avait toujours fait les choses", explique Monistere. "Beaucoup de ces problèmes pourraient être résolus en mettant tout le monde en phase et en s'engageant dans ce que nous essayons d'accomplir en tant qu'équipe travaillant vers un seul objectif. Lorsque vous avez des gens dans des silos, faisant leur propre truc, c'est un effort qui est gaspillé.

Lorsque Monistere est arrivé, ibml avait un intranet construit sur ce qui était alors IBM Connections. Toutes les informations étaient là - formulaires de ressources humaines (RH), documents de processus et de procédure, quelques nouvelles de l'entreprise - mais l'expérience utilisateur était maladroite et peu maniable. En conséquence, les employés avaient en grande partie cessé d'utiliser l'intranet.

ibml avait adopté Microsoft 365 mais ne l'utilisait pas vraiment à son plein potentiel. Par exemple, lorsque Monistere est arrivé sur les lieux, les gens commençaient tout juste à explorer ce que Microsoft Teams avait à offrir, mais il y avait peu de gouvernance ou d'orientation sur la manière et le moment de créer des sites Teams ou même de partager des documents dans Teams ou directement dans SharePoint.

Alors, ibml a freiné, a pris un rythme et a défié le statu quo. Monistere et l'équipe d'architecture d'entreprise dirigée par George Henry ont appuyé sur le bouton de délai d'attente pour repenser la meilleure façon de favoriser les possibilités de communication et de collaboration internes d'ibml. Après de nombreuses heures de travail avec l'architecture d'entreprise, le marketing et le leadership exécutif, une nouvelle stratégie a émergé. C'était du temps bien dépensé.

Recentrer la pile technologique ibml

Monistere et Birch ont décidé de se concentrer sur quatre outils étroitement intégrés :

• Une solution de gestion de la relation client
• Une plateforme comptable
• SharePoint
• Microsoft 365 pour la collaboration

Le COO a terminé le mappage du contenu de Connections et Lotus Notes vers Microsoft 365 fin 2019. Le processus de migration de toutes ces informations vers le nouvel intranet moderne basé sur SharePoint est en cours. Le nouvel intranet basé sur SharePoint sera le centre intranet et de communication d'ibml. En fait, SharePoint est devenu un élément majeur de la planification d'entreprise d'ibml.

« Si quelqu'un utilise SharePoint mieux que nous, je veux le voir », dit Monistere, « parce que nous en faisons la pierre angulaire de ce que nous voulons accomplir, des séances de planification stratégique aux réunions de direction. Si vous pouvez accéder à notre page de destination intranet, vous pouvez voir tout ce que tout le monde fait. Il intègre l'ensemble de la main-d'œuvre afin que nous puissions briser ces murs entre les équipes.

L'intranet intelligent favorise la communication et accroît la transparence

Monistere a conçu et construit l'intranet ibml à l'aide d'un site de communication unique, avec une connectivité par hyperlien vers un réseau de sites Teams et une gouvernance pour les chefs d'équipe et les managers sur leur mise en place et leur utilisation. Cette page d'accueil du site de communication est le guichet unique d'ibml pour :

• Horloge.
• Le calendrier de l'entreprise.
• Actualités et horloges mondiales pour les bureaux américains, britanniques et allemands d'ibml.
• Une section « Kudos », où les travailleurs peuvent découvrir les héros du mois de l'entreprise et célébrer les événements et les réalisations de leurs collègues.
• Liens rapides, une page entière de liens vers tout ce dont ils ont besoin.
• Billets d'aide.
• Bibliothèque de documents, qui présente toutes les forces classiques de SharePoint, telles que la gestion des versions et l'archivage et l'extraction de fichiers, et des documents dans un modèle cohérent et familier.
• Get Social, le hub de médias sociaux de type Facebook de l'entreprise, construit sur Yammer, où les gens partagent des photos de famille, des nouvelles sportives et des histoires.
• Departments, qui fournit des raccourcis vers toutes les unités commerciales d'ibml. Par exemple, le site RH donne accès à la paie, aux formulaires RH, aux informations sur les avantages sociaux, au manuel de l'employé et même à une boîte à suggestions. À partir du site Marketing, les employés peuvent accéder aux normes de marque et aux supports marketing d'ibml.
• Le plan stratégique annuel, qui comprend le plan lui-même ainsi que des revues trimestrielles sur le leadership exécutif. Preuve de l'engagement d'ibml en matière de transparence, ces évaluations sont ouvertes à tous. Peu d'entreprises auraient le courage de publier de telles informations sur le leadership, mais ibml saisit cette opportunité. Birch et Monistere veulent que les employés voient comment les dirigeants se comportent, adhèrent (ou non) aux valeurs de l'entreprise et travaillent à la stratégie de l'entreprise. Monistere décrit ce dévouement à la transparence comme "très rare, très populaire".

La communication et la transparence sont impératives chez ibml. Pour les garantir, la direction et diverses équipes interfonctionnelles créent et maintiennent désormais des lignes de communication à plusieurs niveaux, qui résident toutes sur le nouvel intranet. Par exemple, Birch écrit « The Monthly » et Monistere écrit « The Weekly », ce qui attire énormément les employés d'ibml. Cette colonne tactique de la semaine en revue comprend toujours la mission, la vision et les valeurs de l'entreprise, mises en évidence dans les couleurs de l'entreprise et bien en vue sur la plupart des pages. Comme le dit Monistere, "Si nous n'adhérons pas à nos valeurs, nous ne sommes pas ce que nous disons que nous sommes." Son objectif est de mettre l'accent sur les valeurs fondamentales de l'entreprise si largement que n'importe quel employé, si on le lui demande, peut les réciter instantanément.

L'engagement d'ibml pour une communication ouverte et l'accent mis sur la mission, la vision et les objectifs de l'entreprise se retrouvent sur tous ces sites. « Quel que soit le message, si vous n'êtes pas fatigué de le dire, vous ne le dites pas assez », dit Monistere.

Pilotage de la stratégie d'entreprise via Microsoft Planner

L'intranet basé sur SharePoint d'ibml est étroitement intégré à d'autres applications Microsoft 365, notamment Microsoft Word, Excel et Planner. En fait, il existe une page Planner pour chaque stratégie que l'équipe de direction a publiée sur l'intranet de l'entreprise. "Nous utilisons cet outil de manière agressive pour communiquer avec tous ceux qui travaillent et se concentrent sur ce que nous essayons d'accomplir", déclare Monistere. "Notre équipe d'architecture d'entreprise et plus particulièrement notre vice-président sur EA mentionné plus tôt, George Henry, est devenu le" créateur d'équipes "de facto dans SharePoint pour s'assurer que nous utilisons l'ensemble d'outils de la manière la plus intégrée et conformément aux meilleures pratiques."

Par exemple, si les gens veulent en savoir plus sur la stratégie d'entreprise de l'entreprise pour une année donnée, ils peuvent le faire sur l'intranet, puis suivre un lien vers Planner pour voir les tâches et les jalons que l'entreprise a accomplis pour atteindre ses objectifs de l'exercice. Les tâches découlent de ces plans stratégiques de haut niveau dans Microsoft To Do pour les contributeurs individuels, qui peuvent ensuite agir sur eux. De cette façon, la liste des tâches à faire de chaque personne est en quelque sorte liée au plus haut niveau de la stratégie d'entreprise.

Pour aider les employés à s'habituer au site et à l'utiliser efficacement, Monistere a envoyé des e-mails à l'échelle de l'entreprise avec des liens vers des pages intranet au fur et à mesure de leur mise en ligne. À partir de là, chaque tranche de sa colonne intranet "The Weekly" comprenait une vidéo de la vidéothèque de Microsoft, telle que la façon d'utiliser Teams. Maintenant, les gens demandent

"L'hebdomadaire" ; attendons avec impatience les nouvelles entrées sur la page Kudos ; et soumettre de manière proactive des blagues de papa, des histoires amusantes et les réussites de leurs enfants à l'intranet moderne d'ibml.

L'humour : la clé du succès

L'intranet moderne d'ibml reflète la personnalité et l'énergie de « Birch\Monistere ». C'est informatif et fonctionnel, mais c'est aussi beaucoup de plaisir et d'humour parsemé dans les pages de l'intranet, ce qui maintient les gens engagés avec le contenu important du site.

Par exemple, au bas de la page d'accueil se trouve une petite section intitulée "Brint Hardy's Dad Jokes", qui présente tous les classiques dignes de gémissements que nous aimons. Hardy, ingénieur solutions de longue date chez ibml, est responsable de classiques tels que « Pourquoi papa n'a-t-il jamais fait confiance aux escaliers ? Ils étaient toujours en train de préparer quelque chose.

Une autre section extrêmement populaire est "G-Russelisms", qui apparaît sur la page intranet Get Social. Le directeur financier d'ibml est célèbre pour ses « paysismes » tels que « Une mouffette est une mouffette. Ce n'est pas un chat avec une bande peinte sur le dos. Les G-russselismes sont de puissants outils de leadership qui attirent les employés dans la discussion et l'intranet. Les gens aiment les dictons tels que "Nous nous enterrons vivants pour prouver que nous pouvons utiliser une pelle". En fait, ils les attendent, à tel point que lorsque quelqu'un en entend un, ils s'assurent que Monistere l'ajoute à la section.

Avec des joyaux comme ceux-ci à espérer, qui ne voudrait pas consulter l'intranet quotidiennement ?

Les mesures révèlent une large adhésion

Monistere utilise un simple questionnaire Net Promoter Score (NPS) créé dans Microsoft Forms pour évaluer le succès de l'intranet moderne d'ibml. Le formulaire est composé de deux questions :

• Comment allons nous?
• Quelle est la probabilité que vous nous recommandiez à un ami ou à un collègue ?

Les résultats ont dépassé les attentes du COO. Monistere déclare : « Notre objectif était une augmentation de cinq points du score NPS interne. Nous avons réalisé une augmentation de 11 points au cours de notre première année.

Monistere admet qu'il y avait un certain scepticisme à propos de toutes les informations apparaissant sur l'intranet parmi la main-d'œuvre. "Au début, toutes les informations que nous fournissions étaient considérées comme un peu risquées", explique Monistere. "Les gens se demandaient : 'Qui est ce Don, et pourquoi écrit-il toutes ces choses que je ne pense pas vouloir savoir ?' Ensuite, les gens ont développé une soif pour ce que nous publions. Ils ont commencé à demander plus d'informations. Maintenant, ils ont confiance que nous publierons tout ce que nous pensons qu'ils ont besoin de savoir. C'est l'une des raisons pour lesquelles nous avons si bien réussi cette année.

Un intranet moderne devient le visage d'une entreprise

À ce jour, Monistere a créé l'intégralité de l'infrastructure SharePoint chez ibml et écrit la plupart du contenu, bien qu'il soit en train de former le personnel du service marketing afin qu'il contribue plus fortement. De plus, des champions SharePoint ont émergé qui font les choses comme Monistere. « Tout à coup, des pages et des listes de planificateurs apparaissent avec mon nom attribué à des choses que je n'ai pas créées », rit-il.

« Maintenant que nous avons suffisamment de contenu pour que les gens utilisent activement l'intranet et soient à l'aise avec l'ensemble d'outils, ibml fera de l'intranet la page d'accueil de l'entreprise. Tout partira de cette page d'accueil SharePoint », déclare Monistere.

L'intranet moderne d'ibml, construit sur SharePoint, est devenu un élément majeur de la façon dont l'entreprise communique, organise des réunions, organise des flux de travail, et construit et maintient sa culture. Chaque employé d'ibml peut voir ce que ses collègues et la direction de l'entreprise ont fait et font pour atteindre les buts et les objectifs de l'entreprise. Peut-être plus important encore, l'intranet moderne d'ibml a aidé à éliminer les silos pendant que l'entreprise se développe et évolue. Les équipes interfonctionnelles communiquent et collaborent en temps réel, et Microsoft 365 a permis cela