Fulton County Schools utilise SharePoint et Power BI pour mieux gérer et suivre les partenariats avec les entreprises locales, avec l'aide de BPA Solutions

Sommaire

Écoles du comté de Fulton (FCS) est le quatrième plus grand système scolaire de Géorgie avec plus de 14 000 élèves– et employés à temps partiel, dont plus de 7 500 enseignants et autres personnels certifiés, s'étendant 106 école, administratif, et des bâtiments de soutien. 

Vous recherchez un moyen de suivre efficacement les partenariats et les activités entre plusieurs entités, FCS s'est tournée vers BPA Solutions. Avec BPA CRM et la flexibilité de BPA No-Code Solution Builder, des solutions basées sur SharePoint, FCS a pu construire un puissant système à gérere relations, dons, programmes, et événements. Utilisant Du pouvoir BI, ils peuvent désormais identifier les écoles besoin aider mettre en placeing partenariats avec des entreprises locales.  

Défi

Jo suivre les partenariats et les activités parmi local entreprises, apprentissage communautés, et les écoles, Les écoles du comté de Fulton s'appuyaient sur un grand Excel classeur. Cette rendu difficile pour le personnel du FCS pour trouver rapidement quelles écoles manquait partenariats et quel organisme partenaires assisté variant mêmets ou programmes. 

Une petite équipe de 5 personnes au service communication de FCS géré til classeur, appelé til excelle Relation partenaire Traqueur. Pour chaque groupe de parties prenantess, l'équipe a maintenu un Excel séparé tab (écoles, partenaires communautaires, base de données sur la foi, etc.). Pour les partenariats, l'équipe maintenu un colonne titré "Les partenaires.”  

Ils ont également ajouté Excel tabs pour chaque nouvel événement ou programme. L'équipe a copié et collé des informations sur partners participant à l'événement dans le nouvel onglet. Le processus manuel consistant à copier et coller des informations d'un onglet à un autre passembler des rapports chronophage et inefficace.  

Globalement, til traite manquait de fonctionnalité FCS nécessaire. Pour compliquer encore les choses, d'autres ministères pourraientNT accéder facilement à l'information car une petite équipe en la Direction de la Communication possédé et maintenu le tracker.

Stratégie

Ayant déjà déménagé à Office 365 et être à l'aise avec SharePoint 2013, FCS décidé à remplacer leeir Exceller PartenaireR Rerelation Traqueur avec une solution basée sur SharePoint Online.  

GRC BPA a donné FCS un grand point de départ pour suivre partie prenante les détails et leurs liens contacts. Le BPA Solutions et FCS l'équipe a ensuite développé un endroit pour suivre les activités et attribuer contacts avec ccampagnes (eévents/pprogrammes). 

L'équipe de BPA Solutions et les développeurs de FCS ont passé la majeure partie du temps de développement à concevoir les relations plusieurs à plusieurs entre les écoles et les partenaires. Avec l'architecture initiale construite à l'aide de listes et de vues SharePoint, l'équipe a étendu la Interface CRM BPA et ses pages détaillées prêtes à l'emploi en utilisant le BPA No Code Solution Builder pour permettre aux utilisateurs de voir affiliations entre écoles et partenaires. Maintenant wpoule visionner un Page de détail de l'école, un utilisateur peut cliquer sur un nom du partenaire et être redirigé vers la page de détails du partenaire montrant quelles écoles ils soutiennent et en quels événements et programmes ils ont participé. A partir de cette page, un utilisateur boîte sélectionnez un événement ou un programme et voir immédiatement quoiich partenaires ont participé. 

Avec l'ajout de Puissance BI, les utilisateurs peuvent ouvrez maintenant une carte du comté de Fulton et voyez quelles écoles ont des partenariats avec de couleur différente bulles de géolocalisation en fonction de leur nombre de partenariats.  

Les utilisateurs peuvent également consulter les Tableau de bord des dons à voir les dons reçus, ainsi que ceux en cours. En outre, ils peuvent vérifier le Ccampagne rétableau de bord à voir le nombre d'événements organisés et le nombre de participants à chaque événement. 

L'équipe travaille actuellement sur un Accorder Soumission Application, en utilisant Nintex Workflow et Nintex Forms. Une fois que un accorder est financé, il sera ajouté dans BPA CRM et apparaîtra sous les écoles en ajoutant un nouveau languette « Subventions.” Une nouvelle entrée de menu permettra utilisateurs trouver rapidement Accordez et gérez leurs dates d'expiration et suivez les calendriers de paiement. L'équipe construira également un Tableau de bord des subventions avec puissance BI pour illustrer la industries offrant des subventions, financement sur la durée de la subvention, et 5 ans projections de subventions. 

Résultats

Avec BPA CRM et Puissance BI, les écoles du comté de Fulton ont pu tirer parti de leur infrastructure SharePoint existante pour créer un Communauté Système de gestion des relations qui répond aux besoins des écoles, la relation communautaire téquipe, les partenaires et, en fin de compte, les étudiants qui comptent sur la partenaires communautaires pour soutenir leur apprentissage.  

La nature flexible du produit BPA permet la personnalisation requise pour répondre aux besoins uniques du district. Le processus est désormais plus efficace et demande moins de main-d'œuvre car le système géreres relations, dons, programmes, et événements. En fournissant les utilisateurs clés accèdent au système en mode libre-service, FCS Personnel maintenant plus longtemps attendre que la petite équipe du service des communications de FCS extrayez manuellement des rapports et communiquez les résultats. Le système basé sur le cloud élimine la redondance, permet aux utilisateurs qui ne sont pas dans le Ccommunications rédépartement d'avoir une visibilité sur les relations, et permet un accès plus large aux contacts des partenaires. Les tableaux de bord donnent un aperçu du paysage global des relations communautaires et favorisent une meilleure collaboration et communication.  

FCS se réjouit de poursuivre l'expansion de BPA CRM et Microsoft 365, et envisagent plusieurs nouveaux cas d'utilisation.