ECM Wise ayuda a Stonebridge a lograr ahorros sustanciales al migrar a Microsoft 365

Resumen

Stonebridge Companies es una de las principales empresas de propiedad, gestión y desarrollo hotelero del país; consta de 63 hoteles con más de 10 000 habitaciones en todo Estados Unidos. Para ahorrar dinero y mejorar la experiencia de usuario de su personal, la empresa necesitaba combinar sus plataformas ECM en un solo sistema y mover su contenido a la nube.

Para lograr su objetivo, seleccionaron a ECM Wise como su asesor de confianza para migrar su contenido de OpenText Content Server a SharePoint. Utilizando las herramientas disponibles en ECM Wise Migration Tool Suite, junto con los profesionales experimentados de ECM Wise, Stonebridge migró con éxito sus documentos, incluidas todas las versiones, metadatos, estructuras de carpetas, enlaces heredados y permisos, a SharePoint.

Como resultado, Stonebridge pudo reducir los costos al desmantelar su sistema OpenText heredado y, al mismo tiempo, mejorar la experiencia del usuario para sus empleados.

Desafío

Con sede en Denver, Colorado, la gestión hotelera de Stonebridge se extiende de costa a costa. Con 63 ubicaciones diferentes, la empresa depende en gran medida de la capacidad de colaborar en una amplia área geográfica de los Estados Unidos.

Al principio, los servicios de Microsoft, como Office y Skype, se usaban para acceder a documentos y comunicarse entre las diversas propiedades que tenía Stonebridge. Sin embargo, el repositorio central de todos los archivos de la empresa estaba ubicado en las instalaciones de la sede en Denver utilizando Open Text Content Server. Con el tiempo, los crecientes costos y la complejidad del mantenimiento de OpenText Content Server se convirtieron en un desafío y hubo un fuerte deseo de migrar a la nube para reducir los costos.

Después de una investigación inicial, quedó claro que la empresa obtendría ahorros sustanciales al desmantelar Content Server y mover su contenido a SharePoint. La transición sería fácil porque muchos de los empleados ya tenían experiencia con Microsoft Office y Skype. Este conocimiento podría transferirse fácilmente a Office 365 y Microsoft Teams.

La parte difícil sería extraer más de 10 años de información, incluidos datos críticos de Content Server. El sistema contenía documentos importantes, incluidos metadatos y permisos que debían conservarse. Además, los vínculos heredados contenidos en esos documentos deberán mantenerse y funcionar después del cambio a SharePoint. Era importante que quienquiera que completara la migración tuviera un conocimiento experto tanto de Content Server como de SharePoint para garantizar una transferencia de datos eficiente y sin problemas y que todo se hiciera correctamente.

Stonebridge sabía que Microsoft 365 era la respuesta, pero ¿cómo podían migrar allí y conservar toda su información y metadatos importantes almacenados en OpenText Content Server?

Estrategia

Stonebridge necesitaba un asesor de confianza que tuviera una amplia experiencia en la migración de información de OpenText Content Server a SharePoint.

ECM Wise tenía la experiencia, el conocimiento y la pericia en las migraciones de Content Server a SharePoint. Junto con sus procesos de migración probados y el paquete de herramientas de migración ECM Wise fácil de usar, quedó claro que ECM Wise sería la mejor opción de Stonebridge para hacer que su migración a SharePoint fuera lo más fluida posible.

Una vez que se estableció un acuerdo, el equipo de servicios de migración de ECM Wise llevó a cabo rápidamente un análisis de la brecha de ajuste entre Content Server y SharePoint. Era obvio que SharePoint cumpliría con sus requisitos para almacenar, compartir y acceder a archivos. Además, el equipo se dio cuenta de que Microsoft Teams sería ideal para colaborar en todas las propiedades de Stonebridge.

El mayor obstáculo fue extraer el contenido y los metadatos de Content Server a SharePoint con total fidelidad. Durante el análisis de brechas de ajuste, ECM Wise identificó cómo todo el contenido de Stonebridge estaba estructurado en Content Server. Luego, el equipo de migración explicó cómo se podía migrar fácilmente toda la información de la empresa a SharePoint mediante las colecciones de sitios y las bibliotecas de documentos. Todos los metadatos que se almacenaban en Content Server se podían representar fácilmente en SharePoint mediante tipos de contenido y columnas. Los permisos aplicados en Content Server también podrían conservarse y migrarse a SharePoint.

Una vez que Stonebridge dio el visto bueno, el equipo de migración se puso a trabajar utilizando el conjunto de herramientas de migración de ECM para comenzar a planificar e implementar el proyecto de migración.

Utilizaron la herramienta ECM Wise Content Server Discovery and Analytics para examinar el entorno OpenText de Stonebridge. Las herramientas ECM Wise generaron informes sobre los hallazgos, que incluyeron recuentos de documentos, tamaño y los tipos de elementos almacenados en el sistema. El Equipo de Migración identificó posibles contratiempos, como caminos largos; esto les permitió planificar e implementar soluciones alternativas. Con los informes, desarrollaron un cronograma sobre qué áreas deberían migrarse y cuándo.

El equipo de migración también ayudó a configurar el entorno de SharePoint de Stonebridge, configurar las colecciones de sitios y crear los tipos de contenido y las columnas siguiendo las mejores prácticas.

Mover el contenido a SharePoint se facilitó con la herramienta API de migración inteligente de ECM (MAPIT). MAPIT puede tomar el contenido y asignar todos los metadatos requeridos de Content Server a las columnas y tipos de contenido asociados en SharePoint. La función de reestructuración de MAPIT ayudó a resolver los caminos largos. Una vez que el equipo abordó todos los posibles problemas, el contenido se migró a través de Azure a SharePoint lo más rápido posible. Se rehidrató la taxonomía en SharePoint y se estructuró todo como estaba en Content Server.

Las herramientas de ECM Wise crearon registros de migración y validación, donde todos se cargaron en el SharePoint de Stonebridge en su propia colección de sitios. Los registros sirven como prueba de que los documentos se migraron a SharePoint.

Mediante el uso de las herramientas de migración de ECM Wise, el equipo migró con éxito todo el contenido, las versiones, las fechas, la información del usuario, los metadatos y las estructuras de carpetas a SharePoint. Cuando fue necesario, los permisos de Content Server existentes se volvieron a aplicar a SharePoint después de que se completó la migración. Todos los enlaces del servidor de contenido heredado seguían funcionando con el uso del redireccionador de enlaces de ECM Wise.

Resultados

El proyecto fue un éxito.

Con la ayuda de ECM Wise, Stonebridge pudo migrar todo el contenido de Content Server a SharePoint a tiempo y dentro del presupuesto.

Los usuarios de Stonebridge descubrieron que las bibliotecas de documentos y las colecciones de sitios recién creadas son fáciles de usar. Las estructuras de carpetas de Content Server se replicaron y su información fue fácil de encontrar.

La exploración y el uso compartido de documentos se hizo más fácil para el personal de Stonebridge. Podían acceder a su contenido desde cualquier lugar, incluso en dispositivos móviles. La integración con otros productos de Office 365 mejoró la productividad y el cliente estaba encantado de usar Teams para sus reuniones y requisitos de colaboración.

Stonebridge y ECM Wise recibieron comentarios positivos de los usuarios finales. Apreciaron la facilidad de tener una sola cuenta de inicio de sesión para todos los sistemas utilizados, incluida la opción de autenticación multifactor (MFA). La comunicación y colaboración general del equipo mejoró drásticamente.

Al final, Stonebridge logró ahorros de costos al reducir los costos de licencias y soporte mediante el desmantelamiento de OpenText Content Server y, al mismo tiempo, mejoró la experiencia laboral de su personal.