城市規劃公司在 Cloudwell 的幫助下通過 Microsoft 365 加強團隊協作

概括

Topology 是一家位於新澤西州紐瓦克的協作社區和城市規劃公司，專注於以人為本的發展，並強調社區外展。由於在各種平台上有大量不同的設備，而且員工流動性極強，Topology 需要一個能夠滿足他們所有目標的協作套件。使用 Office 365 及其支持技術，Cloudwell 能夠集中和簡化他們的業務實踐。

挑戰

在此之前，Topology 使用 Google Apps 套件來完成日常協作和任務。這並不理想，因為對文件共享和組織的治理難以管理，並導致相同文件的多個版本、文件丟失和猖獗的外部文件共享。除了 Google Apps，Topology 還使用各種 3rd 方工具來實現標準業務實踐，例如 VoIP 服務、電話會議、計時和任務管理。這些工具都不是來自同一個提供商。此外，Topology 通過大約 90% Apple 設備運行他們的實踐。這導致了對 Google Apps 作為跨平台工具的依賴，該工具可與 Mac OS X 很好地配合使用。該組織不願將 Office 365 視為一種解決方案，因為擔心它會與他們的大多數硬件不兼容。最後，SharePoint Online 提供的結構和管理監督超過了擔憂。

戰略

由於 Google Drive 中的非託管文件結構和文檔共享，Cloudwell 的第一步是確定要遷移的所有文件的位置。完成後，Cloudwell 將組織的所有文件遷移到 SharePoint Online 和 OneDrive。借助 Exchange Online 遷移工具，所有員工電子郵件都無縫遷移到 Exchange Online。將文件遷移到 SharePoint 後，Cloudwell 建立了一個簡單的登錄頁面，供員工管理文件。 OneDrive for Mac 客戶端安裝在所有蘋果電腦上，並指示用戶同步他們最常用的文件夾。

為了改善公司協作，採用 Microsoft Teams 作為員工之間共享信息的主要工具。為每個客戶建立了與特定項目相關的頻道的團隊。隨著團隊在日常活動中紮根，以前的 VoIP 提供商被 Microsoft Phone System 取代。所有員工都獲得了一個新的電話號碼，可以與客戶一起使用。還啟用了 Microsoft 電話會議，以實現更無縫的客戶通話。

隨著對 Office 365 的熟悉程度不斷提高，Topology 變得更願意涉足其他領域。另一個必要條件是聯繫人管理和營銷數據庫。 Cloudwell 利用帶有 AI 和 SharePoint Online 的 Microsoft PowerApps 開發了一個應用程序，該應用程序通過拍攝名片的照片來構建聯繫人列表。建立此聯繫人列表後，Microsoft Flow 用於針對數據庫運行營銷活動。

結果

通過遷移到 Office 365 套件，Topology 能夠完全實現在雲中進行協作的能力，同時還能保持其文檔存儲的結構。 Microsoft Teams 和電話系統在整個組織內和與客戶進行集中通信，而他們的自定義應用程序使用 PowerApps 和 SharePoint Online 幫助他們更好地跟踪他們的聯繫人以用於營銷活動。