PRO Club 使用 KnowledgeLake 最大限度地提高遷移到 Office 365 的價值

概括

位於華盛頓州貝爾維尤的 PRO 俱樂部是一家屢獲殊榮的健康俱樂部和沙龍。度假村風格的目的地由著名的心血管外科醫生 Mark Dedemenico 博士創立，在健康和長壽方面處於突破性的前沿。佔地 272,000 平方英尺的設施擁有一系列運動專用球場、最先進的游泳池和健身房、餐廳和醫療水療中心。

作為美國首屈一指的健身俱樂部之一，PRO Club 需要一種不同的文檔管理方法，使他們能夠跟上商業技術的創新步伐，尤其是使用 Microsoft SharePoint。 PRO Club 利用 KnowledgeLake 從本地 SharePoint 遷移到雲中的 Office 365。

挑戰

PRO Club 最近從本地 SharePoint 遷移到 Office 365 和 SharePoint Online，以利用一些基於雲的優勢，例如成本節約、可擴展性和服務。因此，它需要用於掃描和數據捕獲的文檔管理工具，以補充遷移並在整個公司內實現流程效率和創新。

“該系統必須易於使用，但最重要的是，它可以與我們的 SharePoint Online 文檔存儲庫一起使用，”PRO Club 的 ITS 高級技術員 Aaron Withington 說。

因此，必須找到一種補充工具，讓用戶可以輕鬆地搜索 SharePoint 並與之交互。幸運的是，根據 Withington 的說法，PRO Club 不需要看得太遠。 “我們第一次意識到 KnowledgeLake 是在 2007 年，當時我們正在尋找舊的文檔管理系統 Docuware 的替代品，”他解釋道。 “我們調查了幾個文檔管理系統，我們喜歡 KnowledgeLake 在可定制的文檔類型和索引工作流程方面提供的東西。”

儘管有許多其他選擇，Withington 解釋說，選擇一個公司範圍的解決方案是一件容易的事。 “我們很高興 KnowledgeLake 的客戶，可比系統的價格至少與 KnowledgeLake 解決方案一樣多或更高，因此我們決定擴大對 KnowledgeLake 的使用，而不是採用其他解決方案。”

戰略

PRO Club 利用 KnowledgeLake 從本地 SharePoint 遷移到雲中的 Office 365。這項工作涉及大約 250,000 份文件，從開始到完成大約需要 60 天。但除了遷移之外，PRO Club 還使用 KnowledgeLake 平台作為整個組織的集中和邏輯組織資源。包括應付帳款、會員活動、安全和工資單在內的部門都通過 KnowledgeLake 在 SharePoint Online 中以電子方式對文件進行索引、分類和存儲。這極大地簡化了操作並有助於擴展 SharePoint 的使用，將其變成一個有價值的平台，以提高未來的效率和流程創新。

“KnowledgeLake 解決方案與 SharePoint Online 無縫協作，”Withington 說。 “它有一個完全可定制且易於使用的 SharePoint 搜索應用程序。我們期待下一個版本允許從當前用於掃描和索引的同一用戶界面進行搜索和檢索。”

結果

KnowledgeLake 平台正在幫助 PRO Club，使員工能夠更輕鬆、更快速地提取和索引包含元數據的文檔。跨多個部門的企業使用增加了使用 SharePoint 對信息的捕獲和共享，並提高了整個公司的效率。熟悉、易於學習的界面與 SharePoint 無縫協作，帶來新的價值和投資回報率。

輕鬆培訓文檔的掃描、索引和檢索。 設置完成後，該系統非常易於使用，可將文檔、電子郵件和其他記錄引入 SharePoint。界面簡單直觀。這最大限度地減少了對經常由臨時工執行的任務的培訓。

與 Office 365 無縫集成。 遷移到 Office 365 和 SharePoint 後，PRO Club 發現 Office 365 的 KnowledgeLake 搜索應用程序可以幫助用戶快速輕鬆地自定義文檔庫的搜索功能。用戶可以對他們選擇的任何數據字段進行索引和搜索，並保存搜索以便於訪問。

在雲中安全。 通過使用 KnowledgeLake 中包含的安全性和 Azure AD/SharePoint 安全性設置，PRO Club 能夠創建只有經過批准的用戶才能訪問的工作流和文檔庫。