跨國乳品合作社擁抱合作，同時忠於其農民所有者的成本意識理想

Arla Foods 是一家國際乳製品合作社，由丹麥、瑞典、英國、德國、比利時、盧森堡和荷蘭的 9,900 名農民擁有。對這些農民所有者資金的負責任管理，以及對氣候和市場變化做出響應和尊重的增長和質量戰略，使 Arla Foods 成為世界上最大的有機乳製品生產商。

奶牛養殖似乎是一個保守的行業——在很多方面確實如此。然而，在業務方面，Arla 與任何其他跨國公司一樣，擁有分散在各地的勞動力。該合作社在全球擁有近 20,000 名員工，它需要工具來支持他們。同時，Arla 不是一家上市公司，而是一家合作社，有責任對其農民所有者明智地花錢。因此，當內部服務器硬件和軟件 Arla 運行其 Intranet 接近過時時，合作社看到了一個節省資金的機會，同時通過現代化的智能 Intranet 改善其員工的通信、協作和生產力。

從想法到 Intranet 的（快速）旅程

Arla 的原始 Intranet 是一個基於 SharePoint 的本地安裝的自定義編碼網站。服務器硬件很快就要報廢了，合作社不得不決定是否購買新硬件、更新軟件許可證以及引入第三方供應商來修改定制代碼——這是一個昂貴的前景，而不是一個合作夥伴-op想花錢。

就像命運一樣，大約在那個時候，Arla 的 My Digital Workspace 的首席架構師 Stig Thomsen 參加了 Microsoft Ignite 2018 上關於智能 Intranet 的演講。他所學到的知識在丹麥引發了大量的想法。 “嘿，我們真的可以用這個做點什麼！”他說他想。

Thomsen 與他的同事 My Digital Workspace 的產品經理 Anna Kristensen 分享了這個想法。在他們之間，他們確定了新 Intranet 的三個目標：

• 僅使用最新的現成組件，無需定制開發。
• 採取成本意識的方法。
• 適應新的工作方式（例如，移動）。

在接下來的六個月裡，新的 Intranet 開始形成。

通過常青樹省錢

Arla 是 Microsoft 的長期客戶，他已經擁有可以促進合作社領導層想要的協作未來的工具。 Thomsen 和 Kristensen 希望將新 Intranet 上的支出保持在最低限度，並儘可能多地在內部完成工作。正如克里斯滕森所說，“當你擁有世界上所有的錢時，創新很容易。當您面臨挑戰時，真正的創新就會出現，而且很難證明為此類項目提供資金是合理的。”

SharePoint Online 為團隊提供了開箱即用的大部分需求，幫助他們嚴格控製成本並避免供應商鎖定。

SharePoint 對合作社進行了兩項重大改進：

• 常青樹特徵。 合作社通過採用 Microsoft 365 顯著減少了 IT 工作量，因為作為軟件即服務 (SaaS) 解決方案，其功能始終是最新的。
• 移動訪問。 移動員工無法訪問內部網。隨著越來越多的員工從台式機過渡到移動設備，員工對 Intranet 的訪問量下降，因此移動訪問成為 Arla 全球員工的一項重要需求。

Thomsen 說：“我們能夠說服領導層，因為 Intranet 不再滿足員工的需求，而且需要對基礎設施進行投資，所以最好使用離線的、面向未來的標準 SaaS 平台進行轉換。 - 貨架組件。”

當團隊運行這些數字時，很明顯維護系統的初始成本與遷移到智能內部網的成本差不多。但是 SaaS 解決方案的常青特性加上開箱即用的 SharePoint 功能將大大降低年度成本。合作社不僅可以節省維護和經常性每月成本，還可以節省與操作系統、軟件和服務器硬件升級相關的成本。正如克里斯滕森所說，“這不是我們的錢。我們擁有成千上萬的農民。這是他們的生計。我們必須對如何使用這筆錢負責。”

與舊同出，與新同進

Thomsen 和 Kristensen 在 Arla 的新 Intranet 設計中強調的一個原則是與經典 Intranet 的導航和結構的連續性。這就是 SharePoint 中主站點的大型菜單功能的用武之地。借助大型菜單，新的 Intranet 具有模仿 Arla 經典 Intranet 的導航體驗。 Thomsen 說：“我們可以獲得相同的功能並避免給員工帶來意外，因為新的 Intranet 使用了舊 Intranet 的結構。”

當設計團隊遇到功能上的差距時，他們找到了簡單的解決方法。例如，企業傳播團隊最重要的要求是他們能夠安排新聞發布——這是任何全球運營的基本任務。 Microsoft 正在開發此 SharePoint 功能，但團隊無需等待或轉向自定義代碼，而是能夠通過使用 Microsoft Flow 在不到一天的時間內創建所需的功能。

最終住宅場地的設計實際上是由合作社的員工決定的。 “我們基本上將 SharePoint 中可用的每個現成 Web 部件放到主站點上，然後詢問我們的用戶組他們喜歡哪些，”Thomsen 笑著說。測試組由來自整個合作社的大約 50 人組成，因此結果代表了整個 Arla。

這個登陸頁面既是一個主站點又是一個中心站點，它包括大型菜單、全球新聞、區域新聞，以及迄今為止最受員工歡迎的功能——一個 3×3 快速鏈接塊，它幫助設計團隊實現了將 Arla 的內部網從通信站點轉變為目標。

變成一種自助服務門戶。集成的搜索功能使員工能夠在整個組織中搜索他們需要的信息，並且團隊通過將一些現有工作流從 K2 遷移到 PowerApps Web 部件，消除了 Intranet 中的第三方組件。

這種精簡至關重要，因為簡單是關鍵。

“舊的 Intranet 被稱為 Check-In，”Kristensen 說，“員工一直在問，'新的 Check-In 什麼時候上線？'但新的 Intranet 不是 Check-In 2.0。這是一個全新的內聯網……一個全新的理念。”

該團隊從主站點為業務領域、公司信息、Arla 家族中的各個國家等創建了通信站點。每個業務領域的通信站點（例如，人力資源、企業通信、銷售）都指定了所有者，他們有權力和責任為其站點創建內容。 Kristensen 說：“在這個項目開始時，我們決定不會將任何東西從 Check-In 遷移到新的 Intranet。一切都必須從頭開始構建，這確保了新的 Intranet 上只包含相關內容。”舊版和新版 SharePoint 之間的體系結構差異使這種方法成為實現團隊目標的最簡單、最具成本效益的方法。通訊網站的所有者也很高興有機會進行春季大掃除。

打造現代 Arla 員工隊伍

Arla 是一個跨國組織。員工經常在移動設備上工作，而不是在辦公室的辦公桌上工作。 Arla 的舊 Intranet 無法容納移動訪問，並且無法集成 Office 365 功能。因此，移動是新 Intranet 的巨大推動力。正如 Kristensen 所說，“對於 Arla 來說，成為現代協作技術的領跑者以支持這種新的工作方式非常重要。同時，我們可以調整我們的工作方式，以便我們的員工能夠按照它們的預期使用方式使用這些新技術和工具。兩者可以並駕齊驅。”

成本意識方法的巨大勝利

Arla 的新內網於 2019 年 10 月 1 日上線，是集成的 Microsoft 365 生態系統的一部分。員工現在可以輕鬆快捷地開始一天的工作：他們可以獲得最新消息、了解社區中正在發生的事情，並啟動他們需要的應用程序來提高工作效率和進行協作。

Arla 的員工仍然可以訪問舊的 Intranet，但它將在 2019 年底下線。為了簡化過渡，員工每天啟動瀏覽器時都會看到新的主站點。通信網站擁護者的所有者每天都會上傳更多內容，並且隨著新社區網站的添加，Intranet 將擴展、更改，並為協作和新的工作方式提供更多選擇。

到目前為止，反饋是積極的，該公司已經投資了一項草根參與活動，使社區網站擁護者能夠告訴他們的同事是什麼讓他們的網站變得如此出色。這些擁護者可以使用他們想要的頁面和佈局創建他們想要的站點，但 My Digital Workspace 保持一定程度的控制，確保跨站點的統一體驗。正如 Kristensen 所說，“我們不希望這是一個 IT 項目。我們希望它是一個基層的、自下而上的運動。門戶網站所有者是我們新 Intranet 的代言人。”

迄今為止，合作社的新 Intranet 已經取得了幾項重大勝利：

• 在訪問新 Intranet 的 20,000 名員工中，有 12,000 名是辦公室工作人員，他們曾在專用 PC 上工作並正在轉向移動設備，8,000 名是現在通過信息亭或個人移動設備訪問 Intranet 的一線工作人員。
• Intranet 加載時間明顯更快。
• 使用開箱即用的功能意味著從設計到推出的時間非常短。
• 該團隊消除了測試和錯誤修復成本，無需定製或第三方編碼即可快速輕鬆地進行更改，避免了供應商鎖定。
• 移動無障礙意味著一線工作人員第一次可以訪問內網。

Arla 的未來是協作的

工作並沒有因為新的 Intranet 啟動並運行而停止。隨著越來越多的通信站點上線，My Digital Workspace 團隊計劃添加過濾器，以便為員工提供更大的個性化。湯姆森舉了一個例子：“例如，只有你在芬蘭，你才會看到芬蘭的新聞，用芬蘭語寫的。”他和 Kristensen 預測，越來越多的交流將轉移到 Yammer 社區，團隊在 Teams 中進行協作。一位來自瑞典的銷售人員這樣總結 Arla 的智能內聯網：“終於，我把它放在了口袋裡。我可以在我所在的地方使用它。”

Arla Foods 之所以能在全球市場上佔據一席之地，很大程度上是因為它對成千上萬的農民業主委託給它的資金進行了謹慎的管理。但最初是一個節省資金的項目，後來發展成為一個智能內聯網，這將有助於將公司轉變為未來的工作場所——一個為可訪問性、通信和協作而構建的工作場所。 Arla 高級副總裁兼首席信息官 Torben Fabrin 說：“我們已經對 Microsoft 技術進行了標準化，我們的員工也在使用這些技術。” “現在，無論身在何處，他們都可以與整個非洲大陸的同事合作，提高工作效率。這就是 Arla Foods 的未來。”