Empresa de planejamento urbano aumenta a colaboração da equipe por meio do Microsoft 365 com a ajuda da Cloudwell

Resumo

Topology é uma empresa colaborativa de planejamento comunitário e urbano em Newark, Nova Jersey, com foco no desenvolvimento centrado nas pessoas e ênfase no alcance comunitário. Com uma infinidade de dispositivos diferentes em diversas plataformas e uma força de trabalho extremamente móvel, a Topology precisava de um conjunto de colaboração que pudesse atender a todos os seus objetivos. Usando o Office 365 e suas tecnologias de suporte, a Cloudwell conseguiu centralizar e simplificar suas práticas comerciais.

Desafio

Antes desse compromisso, a Topology usava o pacote Google Apps para realizar tarefas e colaborações diárias. Isso não era nada ideal, pois a governança sobre o compartilhamento e a organização de arquivos era incontrolável e levava a múltiplas versões dos mesmos arquivos, perda de arquivos e compartilhamento desenfreado de arquivos externos. Além do Google Apps, a Topology usou diversas ferramentas de terceiros para práticas comerciais padrão, como serviços VoIP, chamadas em conferência, cronometragem e gerenciamento de tarefas. Nenhuma dessas ferramentas foi fornecida pelo mesmo fornecedor. Além disso, a Topology executa sua prática em aproximadamente dispositivos Apple 90%. Isto levou a uma dependência do Google Apps como uma ferramenta multiplataforma que funcionava bem com o Mac OS X. A organização hesitou em considerar o Office 365 como uma solução devido a preocupações de que seria incompatível com a maior parte do seu hardware. No final das contas, a estrutura e a supervisão gerencial que o SharePoint Online oferece superaram as preocupações.

Estratégia

Devido à estrutura de arquivos e ao compartilhamento de documentos não gerenciados no Google Drive, a primeira etapa da Cloudwell foi identificar os locais de todos os arquivos a serem migrados. Assim que isso foi concluído, a Cloudwell migrou todos os arquivos da organização para SharePoint Online e OneDrive. A migração de todos os e-mails de funcionários para o Exchange Online ocorreu perfeitamente graças às ferramentas de migração do Exchange Online. Com os arquivos migrados para SharePoint, a Cloudwell criou uma página inicial simples para os funcionários gerenciarem seus arquivos. O cliente OneDrive para Mac foi instalado em todos os computadores Apple e os usuários foram instruídos a sincronizar as pastas que mais usam.

Para melhorar a colaboração empresarial, o Microsoft Teams foi adotado como principal ferramenta de compartilhamento de informações entre os funcionários. Foram formadas equipes para cada cliente com canais referentes a projetos específicos. Com as equipes firmemente entrincheiradas nas atividades diárias, o provedor VoIP anterior foi substituído pelo Microsoft Phone System. Todos os funcionários receberam um novo número de telefone para usar com os clientes. A conferência telefônica da Microsoft também foi habilitada para permitir chamadas de clientes mais contínuas.

Com o crescimento da familiaridade com o Office 365, a Topology ficou mais disposta a se ramificar em outros empreendimentos. Outra necessidade era um banco de dados de gerenciamento e marketing de contatos. A Cloudwell aproveitou o Microsoft PowerApps com IA e SharePoint Online para desenvolver um aplicativo que cria uma lista de contatos tirando fotos de cartões de visita. Depois que essa lista de contatos foi construída, o Microsoft Flow foi usado para executar campanhas de marketing no banco de dados.

Resultados

Ao migrar para o pacote Office 365, a Topology conseguiu concretizar plenamente a capacidade de colaborar na nuvem, ao mesmo tempo que manteve a estrutura no armazenamento de documentos. O Microsoft Teams e o sistema telefônico centralizaram a comunicação em toda a organização e com os clientes, enquanto seu aplicativo personalizado, usando PowerApps e SharePoint Online, os ajudou a rastrear melhor seus contatos para uso em campanhas de marketing.