Resumo
Este fundo de investimento imobiliário (REIT) desenvolve, redesenvolve, adquire e administra apartamentos diferenciados em algumas das melhores localizações dos Estados Unidos.
Para centralizar o armazenamento de conteúdo e simplificar o eDiscovery, a organização buscava migrar um grande volume de conteúdo do IBM FileNet P8 para o SharePoint.
Eles escolheram a Olive + Goose, trabalhando em parceria com a Proventeq para descobrir, analisar, transformar e migrar seu conteúdo para SharePoint.
A equipe da Olive + Goose e da Proventeq não apenas enfrentou os desafios apresentados pelo complexo projeto de migração, mas também aproveitou totalmente o gerenciamento de conteúdo do SharePoint e o potencial de produtividade do usuário.
Desafio
A equipe encontrou complexidade técnica ao converter emails do formato de email proprietário da IBM (.CSN) para o formato Microsoft (.MSG). A plataforma IBM FileNet e DB2 de origem não conseguiu lidar com o grande número de solicitações simultâneas e era necessária uma solução. O trabalho de migração teve que ser dividido em vários conjuntos de sites e bibliotecas para permanecer dentro das recomendações de design técnico do SharePoint.
E-mails arquivados do Lotus, com anexos, precisavam ser restaurados no Exchange Online, e e-mails sem anexos restaurados para SharePoint. A organização exigiu uma trilha de auditoria completa dos emails convertidos e migrados para garantir que todos os emails válidos foram migrados com sucesso.
Estratégia
Para atender aos desafios específicos e aos requisitos do projeto de migração do conteúdo comercial da organização para SharePoint, a Olive + Goose e a Proventeq propuseram e executaram uma solução estratégica de migração em seis etapas, utilizando os recursos avançados do produto Migration Accelerator da Proventeq. Isso incluiu:
- Identificar possíveis problemas que poderiam ter afetado o processo de migração por meio de relatórios detalhados de descoberta e verificações pré-migração fornecidas pelo Migration Accelerator.
- Moldar uma estratégia de migração eficiente e projetar a estrutura de informações de destino para se adequar às recomendações de projeto técnico on-line do SharePoint.
- Dando à organização a oportunidade de testar seus dados existentes em um ambiente de destino semelhante ao de produção por meio de uma migração piloto.
- Usar recursos de migração incremental no Migration Accelerator para preparar a migração de produção da organização em uma base departamental para minimizar o impacto nos negócios.
- Migração de alto rendimento com mais de 1 milhão de itens migrados por dia durante todo o projeto. Várias instâncias do Migration Accelerator estavam em execução em paralelo para facilitar esse resultado.
Migrar de uma plataforma legada de eDiscovery para SharePoint não foi uma tarefa fácil, mas a Proventeq fez com que parecesse fácil.
Este projeto está nos economizando cerca de $100.000 em custos anuais de licenciamento, 20 TB de armazenamento e inúmeras horas realizando solicitações de eDiscovery usando uma plataforma com 8 anos de idade. Tudo correu bem, dentro do prazo e cada reunião do projeto foi significativa.
A O+G e a Proventeq são uma equipa de profissionais que recomendaria a qualquer momento, para projetos semelhantes.
(Diretor de Operações de Segurança de TI, Fundo de Investimento Imobiliário)
Resultados
A organização conseguiu fazer economias significativas nos custos de licenciamento e infraestrutura ao descontinuar a plataforma de arquivamento e descoberta eletrônica IBM FileNet.
Mover o conteúdo arquivado do IBM FileNet, da Proventeq e da Olive + Goose conseguiu ajudar a reduzir o tempo gasto na busca e no trabalho com conteúdo, aproveitando a plataforma eDiscovery do Office 365, que oferece uma experiência de pesquisa muito melhor em comparação com a contraparte legada.
