Quest ajuda NHS Arden & GEM a migrar facilmente para o Office 365

Resumo

NHS (Serviço Nacional de Saúde) Arden e GEM (AGEM) Unidade de Apoio ao Comissionamento (CSU) fornece uma gama de serviços ao NHS England (NHSE) e é uma das maiores CSUs do país. Actuam como um parceiro valioso e de confiança para os comissários, autoridades locais e prestadores de serviços enfrentarem os desafios que enfrentam na construção de serviços integrados, de alta qualidade e com boa relação custo-eficácia, que conduzem a melhores resultados de saúde para todos.

A pequena equipe de TI da AGEM tinha recursos limitados para migrar do SharePoint 2010 para o Office 365 a fim de ajudar a cumprir sua meta de priorizar a nuvem para si e para seus clientes, incluindo 60 grupos de comissionamento clínico (CCGs), NHSE, trusts de provedores e autoridades locais.

Eles procuraram a Quest e a Metalogix para ajudá-los na migração de uma posição legada diferente para uma solução integrada e inteligente baseada no Office 365.

Desafio

Com uma equipe de TI composta por três pessoas, a AGEM é responsável pelo gerenciamento de 1.500 usuários em uma ampla área geográfica. Como parte do seu âmbito, procuram economias de escala em todos os níveis.

Em 2013, a AGEM traçou um caminho para si e para seus clientes à frente a política de nuvem do governo do Reino Unido. Eles começaram sua jornada enfrentando uma situação difícil, o que resultou em duplicação e desperdício de esforço. Eles sabiam que não tinham tempo a perder se quisessem reduzir o número de silos de sistema e melhorar a capacidade da equipe de dar suporte aos usuários finais.

A equipe de TI queria migrar o SharePoint 2007 e o SharePoint 2010 para aproveitar sua flexibilidade e escalabilidade. Eles escolheram o Office 365 como plataforma porque o conjunto de ferramentas lhes oferece um “canivete suíço”. Ele fornece uma solução escalonável, flexível e robusta com recursos e funcionalidades que são continuamente desenvolvidos. Além disso, a AGEM gostou que o usuário tivesse uma experiência familiar fluindo entre as ferramentas – auxiliando na adoção pelo usuário final.

Com os recursos limitados de sua equipe, eles iniciaram manualmente o processo de mudança de uma posição legada distinta para uma solução integrada e inteligente. No entanto, esse processo apresentava um risco significativo de erro humano, pois os membros da equipe moviam manualmente o conteúdo entre sistemas. Também consumia a maior parte da carga de trabalho diária da equipe e impedia que ela se concentrasse em suas outras tarefas essenciais.

Uma das primeiras tarefas da AGEM foi encontrar uma solução que pudesse remover os processos manuais e também provar que eles poderiam migrar com precisão e facilidade seu farm SharePoint legado local, incluindo contas de gerenciamento financeiro. Era importante que pudessem demonstrar, através de qualquer auditoria futura, que a informação não foi alterada de forma alguma e estava segura.

“Antes de nosso envolvimento com a Metalogix [parte da Quest], estávamos presos a processos manuais e lidando com as deficiências da opção pronta para uso para realizar o trabalho”, disse Chris Reynolds, Chefe de Inovação e Desenvolvimento de Produto . “Isso significava que não conseguimos restaurar granularmente um documento ou biblioteca com facilidade e com a confiança de que isso seria feito corretamente.”

Estratégia

“Quando começamos a analisar a Metalogix, ficamos impressionados com a facilidade com que poderíamos fazer a migração acontecer”, disse Reynolds. A Metalogix se envolveu ativamente com a AGEM e passou o tempo ouvindo o que eles estavam tentando alcançar e como queriam chegar lá. A Metalogix aproveitou esse conhecimento e apresentou sua solução, Essentials for Office 365, e mostrou à AGEM um roteiro para o sucesso.

“A Metalogix nos mostrou como eles poderiam nos ajudar a atingir nosso objetivo, em vez de apenas tentar nos vender licenças e não nos dar um plano como alguns de seus concorrentes”, reconheceu Reynolds. “E então, isso mudou toda a nossa abordagem.”

A AGEM começou a mover pequenas quantidades de dados inicialmente para garantir que estavam em conformidade com todas as normas do NHS ao mover conteúdo financeiro confidencial de dados locais para a nuvem. Eles ficaram entusiasmados por poder manter o controle de versão e ver o conteúdo no local e na nuvem. Isso os deixou confortáveis sabendo que estavam prontos a qualquer momento para qualquer tipo de auditoria.

Além disso, a AGEM conseguiu aproveitar a automação da ferramenta, dando-lhes a capacidade tática de se concentrar em outras partes do negócio. Com a Metalogix, eles conseguiram realizar muito mais e reduziram seus níveis de estresse porque não enfrentaram mais processos manuais nem precisaram se preocupar com erros humanos.

A Metalogix também forneceu treinamento e suporte à AGEM por meio da Metalogix Academy para ajudá-los a começar a trabalhar mais rapidamente. Por exemplo, eles usavam caracteres especiais, incluindo um símbolo de cadeado que não era exibido corretamente na interface da Metalogix. A equipe de suporte corrigiu isso na próxima atualização semanal.

“Conseguimos obter um retorno imediato do nosso investimento, reduzindo significativamente as horas de trabalho necessárias para a migração e já não nos preocupamos com os riscos envolvidos nos erros dos utilizadores”, disse Reynolds.

Agora que a AGEM está usando o Office 365, eles estão usando proativamente o SharePoint e desenvolvendo os serviços que usam. A adoção do Microsoft Teams está integrando a experiência do usuário em todo o conjunto de ferramentas e criou uma mudança radical em seu método de trabalho. Permite-lhes trabalhar eficazmente como equipas multidisciplinares com os clientes e a sua cadeia de abastecimento, reduzindo atrasos e melhorando o serviço prestado.

Eles também usam nós dedicados do Power BI para fornecer insights baseados em dados, integrando várias fontes de dados desesperadas. Este trabalho cobriu percursos de pacientes, força de trabalho, finanças e gerenciamento de incidentes. Ajudou a AGEM a tornar conhecidas as incógnitas e a revelar informações importantes.

Além disso, com o Microsoft Forms e o Power Automate, eles estão usando árvores de decisão e alertas para capacitar seus usuários finais com as informações necessárias no momento certo.

“Queremos que todos nos procurem em busca de melhores práticas. Com o apoio e a ajuda contínuos da Metalogix, sabemos que seremos capazes de reunir tudo isto num serviço para ajudar os nossos clientes e outras unidades de negócios do NHS”, disse Reynolds.

Resultados

“Se eu não tivesse a Metalogix, não seria capaz de fazer o que tenho feito. Os dados financeiros que transferimos ainda estariam em um servidor que mal funcionava. Se eu tivesse que mover aquela quantidade de dados com o número de pastas e subestruturas, dois de nós teríamos trabalho por um mês.”

“A ferramenta certa se paga em semanas. Você não precisa que as pessoas se sentem e girem a manivela para ter certeza de que está funcionando. A Metalogix tem uma flexibilidade incrível para evoluir com espaços em constante mudança e sabemos que a Metalogix pode entregar continuamente e sempre podemos ver a auditoria. Temos confiança e fé”, disse Reynolds.

À medida que continuam sua jornada para a nuvem, a AGEM está olhando para o futuro e investindo em uma equipe do Office 365 voltada para o cliente para implantar soluções para os clientes, para que possam começar a trabalhar rapidamente.

Eles querem aproveitar sua experiência com a Metalogix e transformá-la em um serviço para seus clientes. Eles agora podem racionalizar os dados, encontrar o lixo, que são, e transferir apenas o que é necessário. A equipa AGEM Office 365 tornou-se mais ágil e capaz de responder às coisas de uma forma mais eficiente e eficaz permitindo-lhes concentrar-se na sua função principal.

“Agora estamos analisando muitas outras maneiras de utilizar as soluções da Metalogix. Estamos espalhando a palavra e queremos que outras pessoas obtenham o mesmo retorno do investimento que nós”, disse Reynolds. “Eu realmente acredito no Essentials for Office 365. Funcionou bem e ainda funciona bem.”

Ao usar o conjunto de ferramentas Microsoft 365, a AGEM é capaz de colaborar e fornecer serviços de forma eficaz em uma geografia dispersa.

O uso de especialistas técnicos do Teams pode ser aproveitado quando necessário, no ponto de melhor retorno.

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