Loacker digitaliza processos baseados em documentos com d.velop e Microsoft 365

Resumo

Nos últimos 90 anos, a Loacker evoluiu de uma pequena confeitaria regional para uma marca mundialmente conhecida com produtos que encantam pessoas em mais de 100 países. Com mais de 1.000 funcionários produzindo mais de 957 milhões de itens doces por ano, a empresa se concentra em oferecer produtos naturais puros e saudáveis aos seus consumidores.

Loacker trabalhou com a d.velop para criar um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) integrado ao SAP e baseado em Office 365 e SharePoint. Com a ajuda das soluções e adaptadores d.velop, o sistema permite aos usuários exibir arquivos digitais e processos digitais. Isto economiza custos, aumenta a transparência e reduz significativamente o tempo de processamento.

O sistema atende não apenas aos requisitos legais, mas também à filosofia da empresa de “Compartilhar e Trabalhar Juntos”.

Desafio

Com as informações chegando de diferentes canais, como SAP ERP, e-mails e documentos em papel, Loacker não conseguia gerenciá-las centralmente. Além disso, a empresa armazenava informações em diversos sistemas, fazendo com que os funcionários gastassem muito tempo para obter uma visão completa.

Processos importantes ainda eram analógicos e envolviam muito esforço manual. Como resultado, a empresa pretendia digitalizar estes processos, incluindo os processos de Contas a Pagar (como o processamento de faturas) que tinham de cumprir os requisitos legais especiais em Itália.

Já existia um DMS proprietário, mas não era amplamente utilizado. Loacker queria estabelecer um DMS adequado em sua empresa com orientação internacional e crescimento dinâmico. Eles precisavam que o DMS se integrasse perfeitamente ao ERP SAP líder. Eles também queriam incluir a digitalização completa, legal e transparente de todos os documentos na forma de arquivos de clientes, arquivos de fornecedores, arquivos de pedidos, documentos técnicos, etc. Com base nisso, Loacker queria projetar processos de negócios digitais de forma abrangente, fornecer documentos para clientes e otimizar a colaboração interna.

De acordo com as ideias de Loacker, o novo DMS deverá promover ainda mais a ideia interna “Compartilhar e Trabalhar Juntos”. Além disso, o tema do arquivamento conforme as exigências dos respectivos países foi de importância no projeto.

Estratégia

Para digitalizar a administração interna do Loacker e concluir o projeto com sucesso, a d.velop e a empresa traçaram uma estratégia antes do início do projeto.

O Office 365 e principalmente o SharePoint são estrategicamente utilizados para comunicação na Loacker. Portanto, eles decidiram construir a intranet e o gerenciamento de documentos do Loacker nesta plataforma.

Estes serviços deveriam ser disponibilizados aos utilizadores como um sistema central e moderno para permitir o processamento conjunto de documentos e processos empresariais digitais consistentes.

O projeto começou com a migração do sistema ECM existente para SharePoint/O365; posteriormente a equipa realizou a integração do SharePoint/O365 no SAP ERP para visualizar os respetivos ficheiros no contexto de um processo SAP.

Os documentos de saída do SAP são armazenados automaticamente no SharePoint com os metadados correspondentes. Os documentos em papel recebidos, como faturas, são digitalizados e também armazenados no SharePoint. Os e-mails podem ser arquivados rapidamente arrastando e soltando usando a barra lateral d.velop.

Com o d.velop para Microsoft 365, as informações do SharePoint são consolidadas no contexto. Por exemplo, o sistema gera um arquivo de cliente, arquivo de fornecedor ou arquivo de material e permite acesso a todas as informações relevantes do cliente.

Graças à estreita integração com SAP, os usuários podem navegar do SAP para os documentos ou arquivos correspondentes no SharePoint a qualquer momento.

Além disso, a equipe realizou o processo de Contas a Pagar. Ele permite que as faturas sejam armazenadas e encontradas centralmente no SharePoint. O componente de fluxo de trabalho gerencia o processo de revisão e aprovação e garante que os metadados associados possam ser trocados perfeitamente com o sistema SAP.

Por último, mas não menos importante, a equipe estabeleceu o Office 365, SharePoint e d.velop para Microsoft 365 como uma plataforma para arquivamento à prova de auditoria.

Resultados

Após a implementação bem-sucedida do projeto, a equipe determinou que não apenas otimizaram os processos de negócios, mas também que houve uma redução significativa nas soluções isoladas. Outra vantagem é que Loacker conseguiu um uso holístico e em toda a empresa do Office 365 estrategicamente posicionado. Os principais usuários e funcionários se beneficiam diretamente do projeto. Têm acesso a centenas de milhares de documentos a qualquer momento e em qualquer lugar, resultando numa capacidade imediata de fornecer informações e numa redução significativa nos tempos de pesquisa de documentos de fornecedores e clientes.

A verificação e aprovação digital de faturas recebidas com a solução profundamente integrada ao SAP da d.velop permite o arquivamento em conformidade legal de acordo com os respectivos regulamentos do país e recursos especiais na área de faturas digitais (FatturaB2B). Além disso, o processo consistentemente digital garante um recebimento transparente das faturas até o pagamento e reduz consideravelmente os tempos de processamento na verificação das faturas.

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