Grupo comercial de 100 anos utiliza SharePoint, Power BI e Flow para modernizar processos internos

Resumo

A Jewelers of America, uma associação membro com 100 anos de existência com sede em Nova York, aproveitou aplicativos do Office 365, incluindo SharePoint, Power BI e Flow, para facilitar uma transformação digital organizacional. A organização possuía vários processos manuais, bem como vários bancos de dados de aplicativos de linha de negócios que eles achavam que poderiam ser integrados de forma mais eficaz do que eram atualmente. A Jewelers of America recorreu à Longi Engineering para implementar soluções Microsoft 365 para modernizar esses processos.

Desafio

Contando com uma abundância de processos manuais e desatualizados, a Jewelers of America precisava modernizar seus processos de negócios e bancos de dados de aplicativos de negócios. Seus processos de negócios que precisavam ser atualizados incluíam a capacidade de colaborar com mais de 2.000 membros de organizações joalheiras localizadas em todo o mundo. A organização também precisava ser capaz de fornecer aos executivos e membros do conselho visualizações que retratassem o crescimento do número de associados, bem como a viabilidade financeira. Com processos modernizados, a organização buscou:

– Obtenha informações estatísticas e gráficas sobre seu banco de dados de membros do SQL Server

– Fornecer aos executivos e membros do conselho uma visão gráfica desses dados

– Compare as finanças do ano fiscal com os anos fiscais anteriores, bem como analise o orçamento por departamento

– Gerencie com eficácia processos manuais, como solicitações de folga e aprovação de tempo de compensação

Estratégia

Na escolha de uma solução, foram considerados produtos alternativos de business intelligence; no entanto, a capacidade de integração e o valor global do Power BI rapidamente o tornaram num favorito entre os decisores. Depois que foi determinado que o Power BI era capaz de se integrar ao banco de dados de membros empresariais, ao sistema de contabilidade Dynamics GP e também renderizar a atualização de painéis/visualizações em tempo real no SharePoint, a decisão de aproveitar o Power BI foi finalizada.

O departamento de associados gastou muitas horas de trabalho executando consultas de banco de dados e atualizando planilhas do Excel com estatísticas relacionadas a associados. Esses dados armazenados no SQL Server eram um excelente candidato para integração com o Power BI. Depois que uma conexão de gateway do Power BI foi estabelecida por meio do servidor de aplicativos de negócios, os dados de associação foram lidos perfeitamente e diversas visualizações foram construídas para permitir a comparação dos dados de associação ao longo dos anos fiscais.

O departamento de CFO e Contabilidade há muito procurava uma forma de determinar se as suas despesas estavam de acordo com os valores orçamentados ao longo do ano fiscal. A integração do Power BI permitiu a criação de um painel onde eles poderiam visualizar facilmente contas a receber, a pagar e saldos de caixa em tempo real.

Além da funcionalidade de business intelligence, havia vários fluxos de trabalho que a organização procurava automatizar e simplificar. Dois desses fluxos de trabalho foram o processo de solicitação de folga e o processo de solicitação de compensação. Esses processos exigiam que os funcionários preenchessem um formulário, imprimissem, assinassem e levassem o formulário ao gerente para assinatura. Ao fazer isso, eles levariam o formulário ao indivíduo responsável por monitorar/gerenciar as folgas.

Esses processos manuais se prestam bem à automação de processos por meio de formulários/listas SharePoint e Flow. O Formulário SharePoint foi implementado para permitir que os funcionários informem as folgas solicitadas. Depois de enviado, foi iniciado um fluxo que determinou automaticamente o gerente do solicitante e enviou um e-mail ao gerente para aprovar ou rejeitar a solicitação no Outlook, sem precisar fazer login no SharePoint. Uma vez aprovado pelo gestor, o solicitante e o responsável pela manutenção dos dados foram notificados via e-mail. Todas as folgas foram atualizadas automaticamente em uma lista SharePoint como resultado das interações.

Resultados

SharePoint, Power BI e Flow formaram um forte núcleo de aplicativos de negócios que a Jewelers of America busca desenvolver para ajudá-los a continuar a fornecer serviços excelentes à sua base global de membros.