A empresa de petróleo e gás Jee adota Microsoft 365 com a ajuda da Intelogy para gerenciar melhor os processos de RH

Publicado em 19 de maio de 2020

Resumo

Consultoria independente em engenharia de dutos, a JEE fornece engenharia submarina e treinamento para a indústria de petróleo e gás. Procurando uma maneira de automatizar seu programa de benefícios a funcionários, Jee recorreu à Intelogy, seu parceiro confiável da Microsoft, para um projeto que pudesse ser rapidamente implementado e gerenciado internamente após a implementação.

Desafio

Os processos existentes de Jee para gerenciar benefícios de funcionários eram altamente manuais, envolvendo impressão de formulários, escrita à mão de informações importantes e encaminhamento de documentação em papel e por e-mail, através de vários departamentos para revisão e aprovação. A natureza manual destes processos representava um fardo significativo para as equipas de Finanças e RH, muitas vezes à custa de outras prioridades.
No trabalho de consultoria inicial, a Intelogy verificou como funcionavam os processos existentes em Jee e determinou que o novo sistema precisava incluir os seguintes elementos:

  • ser simples
  • para automatizar a troca de e-mails e notificações
  • ter controle rigoroso em torno da segurança dos dados
  • ser facilmente acessível por cada funcionário individual.

Especificamente, o foco do sistema de tickets foi a necessidade de capturar informações de maneira concisa e ao mesmo tempo permanecer simples e rápido para os funcionários levantarem um ticket. Além disso, Jee queria ter certeza de que o Formulário de Solicitação de Alteração de Benefícios poderia ser automatizado sem afetar a privacidade e a confidencialidade dos dados.

Estratégia

O Microsoft Power Platform, em conjunto com o Microsoft 365, foi considerado a solução ideal para atender aos requisitos definidos. A solução aproveita a facilidade e a velocidade do desenvolvimento de aplicativos de negócios, onde a Intelology poderia usar sua experiência em Microsoft 365 para integrar totalmente os aplicativos na intranet SharePoint da Jee, criando uma experiência perfeita para os usuários.

A Intelology se concentrou no uso dos seguintes componentes que permitem uma solução moderna e automatizada:

Aplicativos avançados foi utilizado para criar dois aplicativos, um para formulário de solicitação de alteração e outro para levantamento de ticket. Ambos os aplicativos existem isoladamente e servem a propósitos diferentes, mas com a intenção de economizar o tempo dos funcionários e fornecer uma experiência de usuário fantástica e intuitiva. Os desafios de segurança de dados são gerenciados através da criação de grupos de segurança personalizados e da atribuição de permissões em nível de item em cada solicitação de alteração.

Power Automate forneceu os meios para criar notificações e enviar e-mails às respectivas partes sempre que um ticket for levantado ou uma solicitação de alteração for enviada. Além disso, lembretes mensais para quaisquer bilhetes pendentes garantem que nenhum bilhete ou pedido de alteração seja esquecido.

SharePoint fornece todo o armazenamento de dados e configuração de segurança que sustenta a solução.

Ficamos maravilhados com a velocidade com que conseguimos implementar uma solução de automação de processos usando Power Apps e Power Automate; tanto que estamos buscando ativamente oportunidades para modernizar outros processos de negócios em nossa empresa.

Jonathan McGregor (diretor administrativo, Jee)

Resultados

Hoje, Jee está aproveitando os benefícios de automatizar seus processos no local de trabalho modernizado que o SharePoint oferece. Com um portal acessível de qualquer local e em qualquer dispositivo, os funcionários podem levantar tickets e alterar solicitações em qualquer lugar, aumentando ainda mais a eficiência. A automação desses principais processos de negócios, usando aplicativos de negócios poderosos com Power Apps para gerenciar e organizar tarefas simples e solicitações de mudança, foi uma grande vitória para Jee.