Projeto Lower Thames Crossing (LTC) constrói pontes entre equipes com uma intranet baseada em Microsoft 365

A Highways England mantém e constrói as estradas que transportam 35% do tráfego total da Inglaterra em volume e conectam as principais cidades do país. Um esquema atual da Highways England é o Lower Thames Crossing (LTC), um projeto de infraestrutura de transporte com um orçamento entre £ 5,3 bilhões e £ 6,8 bilhões.

(US$6,63 mil milhões e US$8,5 mil milhões) concebidos para beneficiar a área do Baixo Tâmisa, a leste de Londres. Quando concluídos, 23,3 quilómetros (14,5 milhas) de novas estradas, 50 novas pontes e viadutos e dois túneis de 4,3 quilómetros (2,5 milhas) sob o rio Tâmisa – que serão os terceiros túneis mais largos do mundo – irão percorrer veículos pesados de mercadorias dos portos do sudeste inglês diretamente para Londres vindos do leste.

Este enorme empreendimento começou em 2017 como uma joint venture entre três empresas individuais e 200 funcionários. Quando a fase de construção começar, a força de trabalho aumentará para 14 mil pessoas. Quando o projeto terminar, em 2027, todas essas pessoas terão partido. Dada esta situação extraordinária, Colin Shedden, arquiteto de TI e gestor de operações de uma equipa LTC de cinco pessoas da Highways England, teve de encontrar uma forma de comunicar, colaborar e preservar o conhecimento institucional face a uma taxa de rotatividade 40%.

Para fazer isso, ele recorreu ao Microsoft 365.

Começando do zero…

Antes do Microsoft 365, o LTC não tinha intranet. Na verdade, não havia qualquer tipo de plataforma comum. O esquema LTC foi efetivamente construído para o efeito, e as pessoas envolvidas no projeto trouxeram consigo a tecnologia das suas organizações-mãe. A equipe de tecnologia do LTC consistia em apenas cinco pessoas cuja principal tarefa era manter as luzes acesas. “Não havia orçamento para tecnologia”, observa Shedden. “As pessoas estão vindo com seus próprios laptops – tudo é BYOD. Todo mundo usa o calendário e o e-mail da empresa controladora.” Uma intranet comum que toda a equipe do projeto pudesse usar ajudaria a manter todos na mesma página.

…com desafios únicos

No entanto, o LTC é único porque as pessoas entram e saem constantemente do projeto a partir das suas empresas-mãe e organizações parceiras com base na sua experiência e na fase em que o projeto se encontra. O outro desafio foi preservar o conhecimento quando as pessoas saíram do projeto. Uma intranet comum foi uma parte da solução para o LTC; a outra parte era Microsoft Teams.

“Alguns de nossos funcionários trabalham para empresas associadas; outros entram, executam a tarefa declarada e depois saem. Não há muito tempo para se aclimatar. Você precisa se atualizar, obter os recursos necessários e começar a trabalhar quase instantaneamente”, diz Shedden. Todas estas equipas estão a produzir e a atualizar artefactos específicos do projeto, desde declarações de impacto ambiental e análises de solo até inventários arqueológicos e projetos de construção. A equipe deve ser capaz de alterar esses materiais em tempo real, e os materiais devem estar acessíveis em todo o projeto LTC, mesmo quando as pessoas que os criaram já tenham saído do projeto há muito tempo.

Requisitos de alta pressão

A colaboração e a comunicação foram vitais para o sucesso do LTC. Por exemplo, a fase inicial do projecto LTC culminou com a ordem de consentimento de desenvolvimento (DCO). Este documento de autorização de planeamento de 150.000 páginas exigiu a colaboração entre quase 30 pessoas para coordenar vários governos distritais e organizações não-governamentais, bem como determinar os locais para as principais redes de gás de alta pressão e cabos eléctricos de alta tensão. Sem e-mail ou intranet específicos para LTC e funcionários vindos de muitas organizações diferentes fora da Highways England, havia perda de produtividade, perda de documentos e sobreposição.

O esquema LTC é um esforço de alta pressão e alto perfil, com prazos acordados muito antes do início do projeto. Qualquer falha no cumprimento do prazo pode custar milhares – ou mesmo milhões – de libras.

Shedden sabia que a intranet teria que ser leve, ágil e capaz de suportar alta rotatividade:

“Quando o projeto começou, em 2017, eram cerca de 200 pessoas. Em 2020, são 750 pessoas. Quando a construção começar, os números aumentarão para 3.000 a 4.000 funcionários de escritório trabalhando em aproximadamente 20 complexos e outros 10.000 trabalhadores da construção civil.”

Para ajudar a construir esse centro centralizado de comunicação e ferramentas, Shedden recorreu a Suzy Dean e Wes Hackett da Addin365 para discutir os requisitos do LTC. “O LTC precisa manter o conhecimento institucional entre as equipes, apesar da alta rotatividade. A equipe precisa publicar rapidamente atualizações que sejam visíveis em todo o projeto, e o LTC precisa evitar perda de produtividade”, diz Hackett.

SharePoint ajuda o LTC a se adaptar

Shedden e sua equipe já usavam o Microsoft 365 internamente, portanto, construir uma intranet inteligente baseada no SharePoint e aproveitar os recursos de colaboração do Teams foram escolhas fáceis. “Com as tecnologias Microsoft 365, poderíamos criar uma intranet ágil e migrar facilmente o conteúdo que já havíamos criado”, diz Shedden.

Ao exigir que todos os membros da equipe usassem o Teams e a intranet inteligente baseada em SharePoint, Shedden garantiu que a equipe pudesse:

• Colabore em tempo real.
• Acesse material de referência comum.
• Armazene artefatos do projeto, como vídeos e imagens.
• Democratize notícias e informações para toda a equipe ver.

“A intranet é incrivelmente leve, mas ampla. É um guarda-chuva sobre tudo”, diz Hackett. Os usuários têm uma página de destino oficial - um site central - com cinco a seis sites de comunicação associados a ele para conteúdo importante, como saúde e segurança e documentos de conformidade da Organização Internacional de Padronização (ISO) - uma biblioteca extremamente importante para o desenvolvimento do DCO e Mais 2.500 documentos.

Também é ágil. À medida que várias partes do projeto terminam (por exemplo, DCO) e novas fases são iniciadas (como a construção), quaisquer hubs associados e seus locais de comunicação são arquivados e novos hubs são criados. Os sites arquivados permanecem pesquisáveis para que nenhum conhecimento institucional seja perdido.

Ao mesmo tempo, o LTC exige que todos os membros da equipe trabalhem no Teams para garantir colaboração, controle de versão de documentos, recursos, mensagens e streaming de vídeo – e os membros da equipe adoram isso. Em vez de pedir aos funcionários que encontrassem e acessassem as páginas corretas da intranet do LTC em um navegador da Web, Hackett e Shedden decidiram expor a intranet inteligente também por meio do Teams, tornando o Teams um verdadeiro balcão único. No Teams, Shedden pode apresentar as páginas certas aos grupos certos de trabalhadores: tudo o que eles precisam está em um só lugar.

Shedden também usa cartões adaptáveis para fornecer uma experiência rich media, com interface de usuário específica para o canal em que o funcionário está. Não convencional e dinâmica, a organização da intranet LTC muda com base na fase em que o projeto se encontra.

• É um lugar para novos membros da equipe se familiarizarem com o projeto.
• É um repositório central de informações.
• Ele conecta os membros da equipe aos sites do Teams dos quais fazem parte.

Como diz Shedden: “As pessoas só precisam saber como fazer seu trabalho. Essa é a maior parte da nossa intranet baseada em SharePoint.”

Uma cultura democrática assume o controle

A abordagem centralizada da intranet inteligente do LTC é importante porque os novos trabalhadores devem começar a trabalhar imediatamente – sem treinamento formal. Shedden não tem tempo, orçamento ou pessoal para treinar novos funcionários, mas com a intranet inteligente e o Teams, ele pode elevar a alfabetização digital de toda a força de trabalho do LTC ao mesmo ponto de partida e, em seguida, construir a partir daí. “Depois que a cultura adota o Teams – chat de vídeo, colaboração – a cultura da equipe assume o controle e as pessoas treinam de forma eficaz. Nós apenas ensinamos aos recém-chegados o básico das ferramentas.”

“Depois que a cultura adota o Teams – chat de vídeo, colaboração – a cultura da equipe assume o controle e as pessoas treinam de forma eficaz. Nós apenas ensinamos aos recém-chegados o básico das ferramentas.”

A combinação intranet-Teams do LTC é notavelmente democrática e eficiente. Qualquer membro de qualquer equipe pode publicar notícias nas páginas específicas de sua equipe. Uma equipe de comunicação interna leu o conteúdo para determinar o que deveria ser promovido ao longo do ciclo de notícias até o principal centro de notícias do LTC. Shedden diz: “Ninguém é dono das notícias do projeto”.

Da mesma forma, os trabalhadores não precisam baixar documentos para suas máquinas locais para trabalhar neles. Em vez disso, eles podem trabalhar juntos em documentos em tempo real, rastreando alterações na visualização da Web do Teams e aproveitando o acesso de usuário convidado. Com o Teams, todos trabalham na mesma versão: não há problema de controle de versão.

Aproveitando melhor o Microsoft 365

A equipe de TI do LTC é composta por apenas cinco pessoas, portanto a automação é necessária. Para ajudar, Shedden e Hackett estão aproveitando ao máximo a plataforma Microsoft Power. Por exemplo, eles estão usando o Power Automate (anteriormente Microsoft Flow) como sistema de integração do LTC, dando aos novos funcionários acesso único a questionários, verificação de políticas de drogas e muito mais. Através do Power Apps, a equipe também pode fornecer assistência presencial; um bot de suporte de TI; e um bot de glossário, que mantém a terminologia consistente em todo o projeto.

O Microsoft 365 permite que a equipe da Shedden se concentre no conteúdo e nos processos, não na construção de tecnologia. Hackett diz: “À medida que a Microsoft lança novos recursos, eles são imediatamente ‘comutáveis’, o que significa que o LTC está sempre usando a versão mais recente”. Shedden resume desta forma: “Ao tornar os recursos contextuais para o negócio e para o funcionário, ao torná-los acessíveis, eles são usados. Se uma ferramenta for ignorada, isso não nos ajuda.”

Shedden quer aproveitar ao máximo o investimento Microsoft 365 da LTC: “Somos uma pequena equipe que apoia um projeto enorme que precisa ser bem-sucedido. Bilhões de libras estão em jogo para a conclusão bem-sucedida deste projeto. Se não tentarmos coisas, se não fizermos as coisas de novas maneiras, não teremos sucesso. É tentar, falhar rápido e seguir em frente. Estamos aqui para ajudar todos os outros a terem sucesso.”

Digital primeiro, apenas digital

A adoção da intranet LTC e do Teams raramente fica abaixo de 98% – uma conquista extraordinária. Shedden diz: “A adaptabilidade da organização à mudança é tremenda.

E a liderança da Highways England percebeu isso. Acabou de se acender a luz de que se trata de um projeto totalmente digital e de vanguarda na sua abordagem. O esquema LTC está mudando a forma como a equipe central da Highways England pensa. Tornou-se um catalisador para a mudança. “Estabelecemos a referência em licenciamento E5

para todos”, diz Shedden, “com Microsoft Dynamics CRM para gerenciamento de partes interessadas, ferramentas Microsoft 365 para comunicação e colaboração, Azure para infraestrutura e bancos de dados, Azure e Power BI para análise de dados e relatórios, e agora Power Apps para soluções de produtividade menores .” A infraestrutura que Shedden e Addin365 implementaram poderia muito bem ser o modelo operacional alvo que a Highways England empregará em esquemas futuros.

“Em três anos, a equipe de TI do LTC deixou de ser uma organização clandestina de TI para se tornar uma líder em tecnologia”, diz Shedden. “É um feito impressionante e o Microsoft 365 é uma grande parte disso.”