Negócios automotivos globais simplificam a colaboração entre 25 marcas com Microsoft 365

Resumo

Se você já comprou ou vendeu um veículo, há uma boa chance de você ter se envolvido com um produto ou serviço da Cox Automotive. Com 25 marcas em cinco continentes dedicadas à troca de veículos, a Cox Automotive é a empresa por trás das principais plataformas automotivas, como Autotrader.com, Dealer.com, KBB.com e Manheim.com.

Cada uma das marcas da Cox Automotive compartilha um objetivo comum: facilitar a venda, compra, propriedade e uso de veículos. Mas com cada equipe de marca usando suas próprias ferramentas, a colaboração em toda a empresa era difícil. Ao migrar para o Microsoft OneDrive e implantar o Microsoft Teams, a empresa colocou todos na mesma página digital, ajudando os funcionários a colaborarem perfeitamente e a fazerem o melhor trabalho possível, em qualquer dispositivo.

Desafio

Sem o suporte certo, comprar ou vender um veículo pode ser estressante e complicado. A Cox Automotive se dedica a tornar o processo o mais simples, ágil e indolor possível - tanto para consumidores quanto para revendedores.

Todas as marcas da Cox Automotive se esforçam para fornecer produtos e serviços de classe mundial que simplifiquem as transações de veículos e maximizem o valor para os clientes. Mas à medida que a empresa crescia através de aquisições, cada novo logotipo continuou a usar as plataformas existentes para comunicação e compartilhamento de arquivos. Isso tornou o alinhamento das operações e a colaboração entre marcas e regiões um grande desafio.

“Tínhamos diversas plataformas diferentes de compartilhamento de arquivos e bate-papo, e ninguém sabia qual delas tinha precedência. As conversas começavam em um e terminavam em outro. Foi incrivelmente desarticulado”, explica Jason Remaley, Diretor de Planejamento de Produto da Cox Automotive.

Com a expiração das licenças para algumas de suas ferramentas de compartilhamento e colaboração de arquivos, a Cox Automotive viu uma oportunidade de colocar toda a empresa na mesma página digital e operacional – uma transformação que a Cox Automotive chama de “Revolução Conectada”. Uma das primeiras iniciativas da empresa foi migrar o compartilhamento de arquivos do armazenamento online Box para o Microsoft OneDrive e adotar o Microsoft Teams, o hub para trabalho em equipe no Office 365.

Estratégia

Para a Cox Automotive, o objetivo era simples: unir dados e pessoas por meio de ferramentas de colaboração intuitivas e integradas. Mas com 120 terabytes de dados e mais de 16.000 usuários para migrar do Box, a empresa queria assistência especializada para fazer a mudança. Além de obter suporte da equipe Microsoft FastTrack, a Cox Automotive contratou a SkySync, membro da Microsoft Partner Network, que ajudou a planejar e executar a migração contínua de dados para OneDrive.

“Migramos 99,9% dos dados do Box para OneDrive no primeiro dia”, disse Robert Erich, vice-presidente associado de serviços para membros da equipe da Cox Automotive. “Além disso, conseguimos fazer isso sem que nossos funcionários precisassem fazer nada, então quase ninguém notou.”

A Cox Automotive aproveitou rapidamente o Known Folder Move dentro do OneDrive em mais de 15.000 dispositivos para proteger ainda mais arquivos que antes eram armazenados apenas localmente em computadores. “Com o Known Folder Move, não precisamos mudar o comportamento dos membros da nossa equipe”, afirma Brian Scott, Diretor de Engenharia do Espaço de Trabalho. “Eles podem continuar trabalhando em seus documentos da maneira que estão acostumados, enquanto transferimos seus dados para OneDrive, onde são mais seguros e acessíveis a partir de qualquer dispositivo.”

Embora a migração tenha sido planejada principalmente para promover uma colaboração mais fácil, o OneDrive também teve um grande impacto nas principais equipes de TI e gerenciamento de dados da Cox Automotive. Armazenar arquivos em apenas um local simplifica a governança. Agora, a empresa pode visualizar e controlar facilmente os dados por meio de uma única plataforma, o que facilita o cumprimento das regulamentações de retenção de dados.

Ao reunir tudo em um só lugar, a Cox Automotive tornou mais fácil para suas equipes de TI e segurança proteger a privacidade dos dados e manter a conformidade em todas as regiões geográficas. “Do lado da TI e da governança, ter tudo no OneDrive simplificou enormemente a forma como governamos o acesso e criamos políticas para retenção de dados”, diz Scott. “À medida que iniciamos a integração internacional, usaremos os recursos Multi Geo do OneDrive para permanecer em conformidade com as leis e regulamentos de privacidade em todo o mundo”.

Para trabalhadores e equipes móveis em particular, a mudança para OneDrive foi extremamente transformadora. Ao usar o OneDrive e o Teams juntos, os trabalhadores móveis têm a liberdade de compartilhar arquivos, discutir informações e acessar os mesmos recursos de colaboração disponíveis para usuários de desktop – recursos que os ajudam a trabalhar com muito mais eficiência, de qualquer lugar e em qualquer dispositivo. Com todo o conteúdo relevante digitalizado no OneDrive, praticamente não há limite para o que as equipes da Cox Automotive podem alcançar em movimento.

Além disso, graças à profunda integração entre o OneDrive e o Teams, os funcionários podem acessar e analisar arquivos armazenados no OneDrive por meio da interface do Teams que usam para colaboração e comunicação, o que ajuda todos a se manterem mais organizados e a realizarem as tarefas com mais rapidez. “Ter todos os nossos arquivos e conversas em um só lugar – junto com informações contextuais importantes – é altamente valioso, especialmente para nossos executivos de alto nível, que gostam da capacidade de fazer uma pesquisa rápida e encontrar o conteúdo que precisam sem precisar sair do aplicativo eles estão dentro”, diz Remaley.

Resultados

Hoje em dia, o trabalho parece muito diferente para os funcionários da Cox Automotive. Equipados com recursos digitais suportados pelo OneDrive e pelo Teams, todos podem trabalhar juntos de forma integrada, com um foco renovado na colaboração e no compartilhamento de informações. E, usando os recursos de coautoria do OneDrive, os funcionários de toda a empresa podem colaborar em documentos e compartilhar insights em tempo real, diretamente por meio dos aplicativos desktop e móveis do Office com os quais estão acostumados.

As equipes e o OneDrive tornaram-se uma parte essencial das operações da Cox Automotive. “Achamos que o OneDrive é ótimo. É como um atacante ofensivo. Você apenas sabe que está fazendo seu trabalho. Na verdade, não precisamos pensar nisso, ele está sempre presente, apoiando de forma confiável tudo o que fazemos”, afirma Remaley.

Mesmo usuários que antes adoravam concorrentes como o Slack estão migrando para o Teams devido às vantagens de poder consolidar todas as conversas e arquivos em um só lugar, segmentar o conteúdo por tópico e direcionar as comunicações de forma mais eficaz usando canais dentro do Teams. “Ter uma solução eficiente com todos os recursos, como presença, bate-papo, áudio, vídeo e colaboração em documentos, realmente mudou o jogo para nós, com base em onde estávamos”, acrescenta Earich.

À medida que a Cox Automotive continua a sua Revolução Conectada – apoiada por OneDrive, Teams e outras tecnologias Microsoft – pretende colmatar lacunas entre pessoas e plataformas e funcionar como uma empresa unificada e hiperconectada, com cada pessoa a trabalhar para os mesmos objetivos de negócio .

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