AHRC implementa um EDRMS totalmente automatizado em SharePoint usando IA e aprendizado de máquina

Resumo

A Comissão Australiana de Direitos Humanos (a Comissão) é a instituição nacional de direitos humanos da Austrália, uma organização estatutária independente na pasta do Procurador-Geral que promove e protege os direitos humanos. Embora seja uma agência pequena, a AHRC tem uma reputação de adoção estratégica precoce de novas tecnologias. Nos últimos anos, o AHRC tem sido líder no governo com sua migração para o Microsoft Office 365 e Azure. 

De acordo com os Arquivos Nacionais da Austrália (NAA), a Comissão é o atual líder em gestão de registros no governo australiano. Através de uma parceria empresarial com a RecordPoint, a Comissão implementou um sistema eletrónico de gestão de documentos e registos (EDRMS) no SharePoint com a RecordPoint Records365, utilizando a IA da RecordPoint e as tecnologias de aprendizagem automática para classificar registos sem a necessidade de intervenção do pessoal. 

Desafio

Antes desta nova solução EDRMS, em produção desde fevereiro de 2019, a Comissão estava afogada num mar de duplicados, emaranhada em pastas aninhadas e perplexa com a perda de documentos. As insuficiências de financiamento e outros desafios impediram a Comissão de implementar uma solução EDRMS que fosse viável. 

Ao pesquisar opções, a Comissão chefiada por Ron McLay, Diretor de Informação e Ryan McConville, Gerente de Informação, incorporou o estudo do Departamento de Finanças nas falhas do EDRMS tradicional. Em particular, o relatório sugeriu que a gestão de registos deveria ser automatizada, em vez de ser uma tarefa manual para os funcionários públicos. Inspirada pelo relatório, a Comissão decidiu implementar um EDRMS totalmente automatizado, utilizando inteligência artificial (IA) e aprendizagem automática. Isto formaria a base do RADICAL – Record And Document Innovation & Capture – Artificial Learning. 

Uma implementação de EDRMS com IA aborda os principais problemas enfrentados na execução de um EDRMS eficaz. A IA reduz a possibilidade de erro humano, ao mesmo tempo que aumenta o volume, a precisão e a consistência da classificação dos registos. A interface de utilizador simples impulsionou uma grande adesão dos utilizadores e é vista pelos funcionários como uma ferramenta útil e não como um fardo. 

A Comissão evitou a personalização e os complementos para RecordPoint e SharePoint, concentrando-se, em vez disso, na configuração. Um problema comum que as agências enfrentam é a personalização e o uso de suplementos de terceiros para se adequar a processos de negócios existentes ou desatualizados. Isto muitas vezes resultava em sistemas que eram difíceis de usar, ineficientes e não confiáveis, e difíceis de atualizar, com a aceitação dos usuários sendo prejudicada. 

Aproveitar a funcionalidade nativa do RecordPoint e SharePoint traduzida em processos de negócios aprimorados. A Comissão também incorporou uma navegação simples para facilitar a navegação nos registros, apoiada por um poderoso recurso de pesquisa no Records365. A solução RADICAL está em produção desde fevereiro de 2019 e atualmente está em fase de preparação para implantação em toda a organização 

Estratégia

A abordagem da Comissão foi “configuração em vez de personalização”, conforme recomendado pela DTA, centrada no design centrado no ser humano. Os funcionários foram consultados extensivamente sobre as necessidades atuais e os pontos problemáticos. Sempre que possível, a funcionalidade nativa do Records365 e SharePoint foi preservada, limitando a necessidade de treinamento do usuário final e o oneroso gerenciamento de mudanças. 

Ao planear o RADICAL, um dos principais objectivos era remover as decisões de gestão de registos do pessoal e permitir-lhes concentrar-se no seu trabalho principal. A RADICAL precisava fornecer um “gerenciamento transparente de registros” e limitar o potencial de classificação imprecisa ou inconsistente. 

Tradicionalmente, o processo de classificação tem sido realizado manualmente por oficiais de registros. O elemento manual de classificação pode ser demorado, pode levar à imprecisão e pode ser prejudicial para o pessoal. As metodologias anteriores para automatizar a classificação de registros usam árvores de regras que classificam os registros com base em seus metadados e localização salva. No entanto, as árvores de regras precisam ser construídas e mantidas por agentes de registros experientes e contar com os usuários finais para aplicar metadados precisos e salvá-los em locais específicos. 

Aproveitar a IA neste processo resolve muitos desses problemas, combinando uma árvore de regras mínimas com um modelo de aprendizado de máquina. Se um registro não puder ser categorizado por uma regra, o modelo de aprendizado de máquina classificará o registro com base em seu conteúdo. Este sistema elimina a necessidade de manter árvores de regras complexas, a dependência de metadados e localização de registros. 

A equipe do projeto RADICAL trabalhou com os desenvolvedores de IA do RecordPoint para criar um modelo estatístico que pode classificar registros em relação ao AFDA Express e à autoridade de eliminação de registros específica da agência da Comissão. 

O modelo estatístico é desenvolvido pegando um conjunto de registros que foram classificados manualmente e aplicando técnicas de Processamento de Linguagem Natural para normalizar o conteúdo do documento em vetores. O modelo é então treinado usando algoritmos. 

Após um período inicial de treinamento, o modelo estatístico RADICAL pode categorizar registros individuais com uma precisão de 80%. A Comissão espera que esta precisão aumente ao longo do tempo. RADICAL também recategoriza os registros cada vez que são editados, garantindo que a classificação esteja sempre atualizada. 

Embora o modelo de aprendizagem automática funcione inicialmente em conjunto com uma árvore de regras, à medida que a precisão do modelo aumenta, as regras serão gradualmente removidas e a Comissão confiará exclusivamente na aprendizagem automática para gerir os seus registos empresariais. 

A fase de implementação envolveu: 

• realizando uma análise detalhada dos sistemas existentes e acervos de registros 
• desenvolver uma nova estrutura de governança da informação e autoridade de eliminação de registros específica da agência 
• desenvolver e implementar uma estratégia de migração de registros 
• ampla colaboração e testes com os desenvolvedores do RecordPoint AI 
• desenvolvimento e teste da plataforma SharePoint que a Records365 gerencia 
• trabalhando com um facilitador especializado em gerenciamento de mudanças 
• treinar usuários finais e fornecer suporte contínuo na entrada em operação 
• implementação de um modelo de segurança acordado 
• obter aprovação de toda a agência para o sistema, incluindo as regras de negócios e para o uso dos algoritmos de aprendizado de máquina 
• treinando os algoritmos de aprendizado de máquina 
• implementando e implantando o sistema 

Resultados

Dado que a maioria das agências governamentais australianas partilham os mesmos requisitos de gestão de registos, a Comissão considera que o modelo de aprendizagem automática fornecido pela RecordPoint e utilizado pela RADICAL é uma «verdadeira mudança de jogo» e permitirá que outras agências obtenham «ganhos equivalentes em eficiência, produtividade e reduções de custos.' A Comissão considera-se pioneira no governo na utilização da IA na gestão de registos e está entusiasmada por partilhar as suas experiências como actuais líderes de pensamento na gestão de registos do governo australiano. 

RADICAL proporciona múltiplos benefícios tangíveis à Comissão, tais como: 

• gerenciamento automatizado de registros que é preciso, consistente e compatível 
• conformidade com DC2020 
• versionamento de documentos, o que reduz a duplicação 
• colaboração e compartilhamento aprimorados 
• tratamento simplificado de solicitações de liberdade de informação (FOI) 
• Relatórios do Power BI para executivos seniores 
• redução no tempo da equipe gasto no gerenciamento de registros 
• busca e recuperação de registros eficaz e eficiente 
• transcrição de vídeo em tempo real 
• catalogação automatizada de imagens 

A RADICAL teve um impacto positivo na Comissão e nas suas partes interessadas ao: 

• cumprir o objetivo de 'gestão transparente de registros' 
• aumentando a precisão e a conformidade das práticas de gerenciamento de informações, reduzindo a possibilidade de erro humano 
• reduzindo o tempo e os custos associados à resposta a solicitações de FOI por meio de pesquisa e recuperação aprimoradas 
• reduzindo gradualmente os custos de armazenamento físico, atualmente em média $17.000AUD por ano 
• reduzindo custos de armazenamento digital 
• aumentar a colaboração entre as unidades empresariais da Comissão através de bibliotecas de documentos partilhadas e o estabelecimento de uma política de acesso à informação «aberta por defeito», onde o acesso aos registos é restrito apenas para proteger a privacidade pessoal ou informações sensíveis 
• melhorando os processos de negócios por meio de fluxos de trabalho eletrônicos, controle de versão de documentos e marcação automatizada de metadados 
• minimizando o impacto de possíveis violações de dados por meio do descarte regular de registros 

As estimativas iniciais da Comissão sugerem que o pessoal que utiliza o RADICAL está a registar um aumento de produtividade de pelo menos 5%. Além disso, a precisão da captura e classificação pelos algoritmos está melhorando e, segundo estimativas, “já excede a precisão da nossa classificação manual”. 

Por último, a Comissão demonstra que uma solução tecnologicamente avançada pode ser implementada sem custos significativos. «Estimamos que um EDRMS tradicional teria custado à Comissão 3 ou 4 vezes mais que o RADICAL.»