Cliente
Arla Alimentos
A Arla Foods é uma cooperativa internacional de laticínios de propriedade de 9.900 agricultores na Dinamarca, Suécia, Reino Unido, Alemanha, Bélgica, Luxemburgo e Holanda. A administração responsável do dinheiro dos agricultores-proprietários, além de uma estratégia de crescimento e qualidade que responde e respeita as mudanças no clima e nos mercados, fez da Arla Foods o maior produtor de laticínios orgânicos do mundo.
A pecuária leiteira pode parecer uma indústria conservadora – e, em muitos aspectos, é. Do lado comercial, porém, a Arla é como qualquer outra empresa multinacional com uma força de trabalho geograficamente dispersa. A cooperativa emprega quase 20.000 pessoas em todo o mundo e precisa de ferramentas para apoiá-las. Ao mesmo tempo, a Arla não é uma empresa de capital aberto, mas uma cooperativa, com a responsabilidade, perante os seus agricultores-proprietários, de gastar o seu dinheiro com sabedoria. Assim, quando o hardware e software de servidor interno da Arla administrou sua intranet quase obsoleta, a cooperativa viu uma oportunidade de economizar dinheiro e, ao mesmo tempo, melhorar as comunicações, a colaboração e a produtividade de sua força de trabalho por meio de uma intranet moderna e inteligente.
A (rápida) jornada da ideia à intranet
A intranet original da Arla era um site com código personalizado construído em uma instalação local do SharePoint. O hardware do servidor estava se aproximando rapidamente do fim de sua vida útil, e a cooperativa tinha que decidir se compraria novo hardware, renovaria licenças de software e contrataria um fornecedor terceirizado para revisar o código personalizado – uma perspectiva cara e não uma opção viável. -op queria gastar dinheiro.
Quis o destino que, por volta dessa época, Stig Thomsen, arquiteto-chefe do My Digital Workspace em Arla, assistisse a uma palestra na intranet inteligente no Microsoft Ignite 2018. O que ele aprendeu levou a uma avalanche de ideias na Dinamarca. “Ei, podemos realmente fazer algo com isso!” ele diz que pensou.
Thomsen compartilhou a ideia com sua colega Anna Kristensen, gerente de produto do My Digital Workspace. Entre eles, identificaram três objetivos para a nova intranet:
- Use apenas os componentes mais recentes disponíveis no mercado, sem desenvolvimento personalizado.
- Adote uma abordagem consciente dos custos.
- Adapte-se a novas formas de trabalhar (por exemplo, móvel).
Nos seis meses seguintes, a nova intranet começou a tomar forma.
Economizando dinheiro tornando-se perene
Arla, cliente de longa data da Microsoft, já tinha ferramentas que facilitariam o futuro colaborativo que a liderança da cooperativa desejava. Thomsen e Kristensen queriam reduzir ao mínimo os gastos com a nova intranet e fazer o máximo possível do trabalho internamente. Como diz Kristensen: “Inovar é fácil quando você tem todo o dinheiro do mundo. A verdadeira inovação surge quando você é desafiado e é difícil justificar o financiamento para tais projetos.”
O SharePoint Online deu à equipe a maior parte do que ela precisava imediatamente, ajudando-a a manter um controle rígido dos custos e evitar a dependência do fornecedor.
O SharePoint deu à cooperativa duas melhorias principais:
- Recursos perenes. A cooperativa reduziu significativamente o esforço de TI ao empregar o Microsoft 365 porque, como solução de software como serviço (SaaS), seus recursos estão sempre atualizados.
- Acesso móvel. Os funcionários móveis não conseguiram acessar a intranet. À medida que mais e mais funcionários faziam a transição de desktops para dispositivos móveis, as visitas dos funcionários à intranet diminuíam, de modo que o acesso móvel era uma necessidade significativa para a força de trabalho global da Arla.
Thomsen diz: “Conseguimos convencer a liderança de que, como a intranet não atendia mais às necessidades dos funcionários e porque seriam necessários investimentos na infraestrutura, era melhor fazer a mudança para uma plataforma SaaS padrão e preparada para o futuro, usando recursos off-the-the-oeste. -componentes de prateleira.”
Quando a equipe analisou os números, ficou claro que os custos iniciais de manutenção do sistema em funcionamento versus mudança para uma intranet inteligente eram praticamente iguais. Mas a natureza perene da solução SaaS, juntamente com o uso de recursos SharePoint prontos para uso, reduziria drasticamente os custos anuais. A cooperativa não só economizaria em manutenção e custos mensais recorrentes, mas também em custos relacionados a atualizações de sistema operacional, software e hardware de servidor. Como diz Kristensen: “O dinheiro não é nosso. Somos propriedade de milhares de agricultores. É o seu sustento. Temos que ser responsáveis na forma como gastamos esse dinheiro.”
Fora com o velho, entre com o novo
Um princípio que Thomsen e Kristensen enfatizaram no novo design da intranet da Arla foi a continuidade com a navegação e a estrutura da intranet clássica. É aí que entram os recursos do mega menu para o site inicial do SharePoint. Com o mega menu, a nova intranet oferece uma experiência de navegação que imita a intranet clássica da Arla. Diz Thomsen: “Poderíamos obter a mesma funcionalidade e evitar surpresas para nossos funcionários porque a nova intranet usava a estrutura da intranet antiga”.
Onde a equipe de design encontrou lacunas na funcionalidade, encontrou soluções alternativas fáceis. Por exemplo, a solicitação mais importante da equipe de Comunicação Corporativa era que eles pudessem agendar comunicados à imprensa – uma tarefa essencial para qualquer operação global. Esse recurso SharePoint está em desenvolvimento na Microsoft, mas em vez de esperar ou recorrer ao código personalizado, a equipe conseguiu criar a funcionalidade desejada em menos de um dia usando o Microsoft Flow.
O projeto do local final foi efetivamente determinado pelos funcionários da cooperativa. “Basicamente, colocamos todas as web parts prontas para uso disponíveis em SharePoint no site inicial e depois perguntamos ao nosso grupo de usuários quais delas eles gostaram”, ri Thomsen. O grupo de teste consistia em cerca de 50 pessoas provenientes de toda a cooperativa, pelo que o resultado é representativo de Arla como um todo.
Essa página de destino serve tanto como site inicial quanto como site central e inclui o mega menu, notícias globais, notícias regionais e - de longe o recurso mais popular entre os funcionários - um bloco de link rápido 3 × 3, que ajudou o equipe de design atingiu seu objetivo de transformar a intranet da Arla de um site de comunicação.
em uma espécie de portal de autoatendimento. A funcionalidade de pesquisa integrada dá aos funcionários o poder de pesquisar em toda a organização as informações de que precisam, e a equipe eliminou componentes de terceiros da intranet migrando alguns fluxos de trabalho existentes do K2 para web parts do PowerApps.
Esse tipo de simplificação foi crucial porque a simplicidade era fundamental.
“A antiga intranet se chamava Check-In”, diz Kristensen, “e os funcionários ficavam perguntando: 'Quando o novo Check-In será lançado?' Mas a nova intranet não é o Check-In 2.0. É uma intranet totalmente nova... uma filosofia totalmente nova.”
A partir do site inicial, a equipe criou sites de comunicação para áreas de negócios, informações corporativas, países individuais da família Arla e muito mais. Os proprietários foram designados para cada site de comunicação da área de negócios (por exemplo, Recursos Humanos, Comunicações Corporativas, Vendas) e tinham o poder e a responsabilidade de criar conteúdo para seus sites. Kristensen diz: “No início deste projeto, tomamos a decisão de não migrar nada do Check-In para a nova intranet. Tudo teve que ser construído do zero e isso garantiu que apenas conteúdos relevantes fossem incluídos na nova intranet.” As diferenças arquitetônicas entre as versões antiga e nova do SharePoint tornaram essa abordagem a maneira mais fácil e econômica de atingir os objetivos da equipe. Os proprietários dos sites de comunicação também apreciaram a oportunidade de fazer uma limpeza de primavera.
Criando a força de trabalho moderna da Arla
Arla é uma organização multinacional. Os funcionários trabalham em trânsito, muitas vezes em seus dispositivos móveis, e não em mesas de escritório. A antiga intranet da Arla não acomodava acesso móvel e não era possível integrar a funcionalidade do Office 365. A mobilidade, então, foi um grande impulsionador da nova intranet. Como observa Kristensen: “É importante para a Arla ser pioneira em tecnologias modernas de colaboração para apoiar esta nova forma de trabalhar. Ao mesmo tempo, podemos adaptar a nossa forma de trabalhar para que os nossos colaboradores utilizem estas novas tecnologias e ferramentas da forma como devem ser utilizadas. Os dois podem andar de mãos dadas.”
Grandes vitórias para uma abordagem consciente dos custos
A nova intranet da Arla, que entrou no ar em 1º de outubro de 2019, faz parte de um ecossistema Microsoft 365 integrado. Os funcionários agora têm uma maneira rápida e fácil de começar seu dia de trabalho: eles podem receber as últimas notícias, ver o que está acontecendo em suas comunidades e lançar os aplicativos necessários para serem produtivos e colaborarem.
Os funcionários da Arla ainda podem acessar a intranet antiga, mas ela ficará offline no final de 2019. Para facilitar a transição, o novo site inicial é o que os funcionários veem quando iniciam seus navegadores todos os dias. Os proprietários dos campeões de sites de comunicação carregam mais conteúdo todos os dias e, à medida que novos sites comunitários são adicionados, a intranet se expandirá, mudará e oferecerá mais opções de colaboração e novas formas de trabalhar.
O feedback até agora tem sido positivo, e a empresa investiu em uma campanha de engajamento popular que capacita os defensores dos sites comunitários a contar aos seus colegas o que torna seus sites excelentes. Esses campeões podem criar os sites que desejarem com as páginas e layouts que desejarem, mas o My Digital Workspace mantém um certo grau de controle, garantindo uma experiência unificada entre os sites. Como observa Kristensen: “Não queremos que isto seja um projeto de TI. Queremos que seja um movimento popular, de baixo para cima. Os proprietários do portal são os porta-vozes da nossa nova intranet.”
Até o momento, a nova intranet da cooperativa produziu vários ganhos significativos:
- Dos 20.000 funcionários que acedem à nova intranet, 12.000 são trabalhadores de escritório que trabalharam em PCs dedicados e estão a migrar para a mobilidade, e 8.000 são trabalhadores de primeira linha que agora acedem à intranet a partir de quiosques ou dispositivos móveis pessoais.
- Os tempos de carregamento da intranet são significativamente mais rápidos.
- O uso de recursos prontos para uso significou um tempo incrivelmente curto desde o design até a implementação.
- A equipe eliminou custos de testes e correção de bugs e pode fazer alterações com rapidez e facilidade, sem a necessidade de personalização ou codificação de terceiros, evitando a dependência de fornecedores.
- A acessibilidade móvel significa que, pela primeira vez, os trabalhadores de primeira linha podem aceder à intranet.
O futuro da Arla é colaborativo
O trabalho não parou só porque a nova intranet está instalada e funcionando. À medida que mais sites de comunicação vão ao ar, a equipe do My Digital Workspace planeja adicionar filtros para permitir maior personalização para os funcionários. Thomsen dá um exemplo: “Somente se você estivesse na Finlândia, por exemplo, você veria as notícias da Finlândia, escritas em finlandês”. Ele e Kristensen prevêem que cada vez mais a comunicação será transferida para as comunidades Yammer, com grupos colaborando no Teams. Um vendedor da Suécia resume a intranet inteligente da Arla da seguinte forma: “Finalmente, tenho-a no bolso. Posso usá-lo onde estou.
A Arla Foods está onde está no mercado global, em grande parte devido à administração cuidadosa do dinheiro que milhares de proprietários de agricultores lhe confiam. Mas o que começou como um projeto para economizar dinheiro floresceu em uma intranet inteligente que ajudará a transformar a empresa no local de trabalho do futuro – construído para acessibilidade, comunicação e colaboração. “Padronizamos as tecnologias Microsoft e nossos funcionários estão trabalhando com elas”, afirma Torben Fabrin, vice-presidente sênior e CIO da Arla. “Agora, eles podem ser produtivos onde quer que estejam, ao mesmo tempo que colaboram com colegas em todo o continente. Esse é o futuro da Arla Foods.”
