Microsoft Adoption
Un guide pratique pour les administrateurs informatiques, les responsables de la communication de première ligne et les équipes de communication d'entreprise. Tout ce dont vous avez besoin pour connecter, informer et mobiliser rapidement vos collaborateurs de première ligne.
Les équipes Frontline workers doivent pouvoir ouvrir une application, consulter immédiatement les informations importantes pour leur service et agir en moins de 60 secondes. Chaque décision de configuration de ce guide a été conçue pour leur permettre d'atteindre cet objectif. Une expérience utilisateur simple et intuitive est la clé d'une communauté de première ligne performante.
Centre d'administration des équipes
L'étape de configuration ayant le plus grand impact. Une stratégie de configuration d'applications personnalisée offre aux employés de première ligne une expérience Teams ciblée et adaptée à leurs besoins, avec exactement les applications dont ils ont besoin, là où ils les attendent.
Une politique de configuration d'applications personnalisée permet d'épingler les applications pertinentes à la barre de navigation mobile de Teams et offre aux utilisateurs de première ligne une expérience claire et ciblée dès le premier jour. La plateforme devient ainsi immédiatement intuitive, le temps d'intégration est réduit et les utilisateurs restent connectés aux canaux les plus importants.
Stratégie d'équipement — choisissez le modèle adapté à vos employés
En poste uniquement
Gestion complète des appareils via Intune. L'authentification par QR code et code PIN accélère l'intégration des travailleurs nomades. Mode appareil partagé La déconnexion automatique des utilisateurs entre les quarts de travail empêche la divulgation des données entre les employés partageant le même téléphone.
En poste + hors poste
Les politiques MAM (Gestion des applications mobiles) protègent les données d'entreprise sans gérer l'appareil personnel. Signaux de temps de travail Limitation de l'accès hors des heures de travail pour garantir le respect du droit à la déconnexion. Meilleure prise en charge des scénarios de communication hors des heures de travail, tels que les échanges d'horaires et l'accès aux ressources humaines.
En poste uniquement
Gestion complète des appareils et idéale pour les ressources RH, la planification et le contenu de formation — mais ne convient pas aux communications en temps réel. Les employés qui se déplacent dans un magasin ou sur un site ne peuvent pas consulter une application de bureau lorsqu'ils sont en surface de travail. À considérer uniquement comme un point d'accès supplémentaire.
Épingles principales recommandées — Barre de navigation mobile Teams
Accueil et communautés
Discussions individuelles et de groupe
Lorsque Engage est la première application épinglée dans la navigation mobile, les publications de la communauté atteignent 801 093 000 utilisateurs. Lorsqu'elle est deuxième, troisième ou quatrième, la portée chute à 301 093 000 utilisateurs.
Options supplémentaires — à ajouter une fois que les employés se sentent à l'aise
Une fois que vos équipes de première ligne se seront familiarisées avec l'interface et que l'utilisation d'Engage + Chat leur semblera naturelle, intégrez progressivement ces applications supplémentaires pour en optimiser l'utilité. Introduire trop d'applications simultanément alourdit la charge cognitive et ralentit l'adoption ; commencez par un nombre restreint d'applications, puis élargissez-les progressivement.
Un tableau de bord d'entreprise centralisé regroupant les ressources RH, les bulletins de paie, les politiques internes, les outils de bien-être et les liens rapides. Il permet aux employés de simplifier leurs communications et de limiter leurs échanges avec les RH. Idéalement, il devrait être mis en place une fois que les employés utilisent régulièrement Engage comme principal canal de communication.
Étapes de configuration — Centre d'administration Teams
1
Centre d'administration Teams → Applications Teams → Stratégies de configuration → + Ajouter. Nommez-le Travailleurs de première ligne. Créez une politique dédiée afin de pouvoir la personnaliser indépendamment des autres groupes d'utilisateurs.
2
Sous Applications épinglées, Ajoutez successivement : Viva Engage → Chat. Conservez ces deux broches principales pour le lancement ; ajoutez Shifts, Tasks ou Viva Connections une fois que les utilisateurs seront à l’aise.
3
Utilisez une politique d'autorisation des applications pour n'afficher que celles pertinentes pour le travail de première ligne. Un catalogue ciblé aide les employés à trouver ce dont ils ont besoin et leur offre une expérience utilisateur optimale.
4
Attribuez la politique au groupe de sécurité de votre personnel de première ligne, par service, site ou type de licence. Réalisez d'abord un projet pilote auprès de 20 à 50 employés avant un déploiement à grande échelle.
Intégrez un lien direct vers Viva Engage dans vos QR codes de lancement, vos affiches pour la salle de pause et vos guides d'intégration. Ainsi, vos collaborateurs arriveront directement sur la plateforme dès leur première connexion, ce qui leur permettra de faire une excellente première impression.
Viva Engage admin
Une structure communautaire bien pensée est essentielle à l'adoption par le personnel de première ligne. Il est important de fournir aux travailleurs une hiérarchie claire et simple : ils doivent toujours savoir exactement où trouver quoi, sans avoir à chercher ou à faire défiler la page.
Niveau 1 · Obligatoire
La source unique et fiable d'informations sur les mises à jour opérationnelles, les consignes de sécurité, les changements de politique et les messages de la direction. Tous les employés de première ligne y sont automatiquement inscrits afin que personne ne manque d'informations cruciales.
Paramètres recommandés
Niveau 2 · Obligatoire
Une communauté par région (regroupant magasins, sites ou emplacements) offre aux employés un contexte local pertinent et facile à gérer. Les responsables régionaux diffusent les mises à jour au niveau du district ; les employés peuvent ainsi échanger avec leurs collègues des sites voisins. Une communauté par magasin engendrerait un trop grand nombre de communautés, un engagement insuffisant et une charge de gestion excessive.
Paramètres recommandés
[Nom de la région/du district]Niveau 3 · Recommandé
Un espace dédié aux célébrations, à la reconnaissance entre pairs, aux défis d'équipe et aux étapes importantes. En le séparant des informations opérationnelles, la culture d'entreprise peut s'épanouir sans être perturbée par des mises à jour urgentes.
Paramètres recommandés
Un petit nombre de communautés très pertinentes favorise un fort engagement. Intégrez les nouveaux employés à leur communauté régionale et aux communications officielles dès leur embauche via l'intégration RH ; ils seront ainsi connectés dès le premier jour sans avoir à chercher ou à découvrir eux-mêmes les communautés.
Lorsque les consignes de sécurité et les publications festives sont partagées dans le même fil d'actualité, elles se disputent l'attention. Des communautés dédiées à chaque type de contenu permettent aux informations opérationnelles d'être claires et aux contenus culturels de s'exprimer de manière ludique et engageante. La séparation est bénéfique pour les deux.
Identité et RH
Les effectifs en contact direct avec la clientèle sont en constante évolution : mutations, changements de poste, embauches saisonnières. La connexion des données RH à l’identifiant Entra Microsoft garantit l’exactitude automatique des affiliations aux communautés, assurant ainsi que chaque employé est toujours connecté aux communautés appropriées sans intervention manuelle.
Approche recommandée
Créez des groupes de sécurité dynamiques dans Entra ID qui attribuent automatiquement les employés à des communautés en fonction des attributs RH synchronisés depuis votre système RH, tel que SAP SuccessFactors, Workday ou autre. Les nouvelles recrues sont intégrées dès leur premier jour ; les employés quittant le système en sont automatiquement retirés.
(utilisateur.département -eq " Opérations en magasin ") -et (utilisateur.nom_du_bureau_de_livraison_physique -eq ""Melbourne Central"")
Attributs RH clés à synchroniser
Modèle hybride
Utilisez les groupes dynamiques synchronisés avec les RH comme base, puis ajoutez manuellement des membres pour les cas particuliers que la taxonomie RH ne couvre pas :
Ajoutez un utilisateur de test dans votre système RH et vérifiez qu'il apparaît bien dans la communauté Engage appropriée sous 24 heures. Supprimez ensuite le compte de test et confirmez sa suppression. Ce test complet vous assure que les adhésions resteront exactes à grande échelle et que les nouvelles recrues seront connectées dès leur premier jour.
Avis
Définir les paramètres de notification par défaut juste avant le lancement est essentiel pour une adoption durable. Des paramètres par défaut pertinents permettent aux utilisateurs de rester informés sans les submerger, favorisant ainsi leur engagement sur la plateforme.
Des notifications bien configurées agissent comme un signal d'alarme utile : elles avertissent les utilisateurs lorsqu'un contenu important est publié et restent discrètes le reste du temps. Définir “ nouveaux messages uniquement ” comme paramètre par défaut pour les communautés opérationnelles garantit que chaque notification apporte une réelle valeur ajoutée.
Paramètres de notification par défaut recommandés selon le niveau de la communauté
| Niveau communautaire | Nouveaux articles | Réponses aux messages | Réactions | @Mentions |
|---|---|---|---|---|
| Niveau 1 — Communications officielles | coche SUR | OFF (choix des travailleurs) | OFF (choix des travailleurs) | coche SUR |
| Niveau 2 — Emplacement / magasin | coche SUR | Désactivé par défaut (choix des employés) | Les travailleurs choisissent | coche SUR |
| Niveau 3 — Culture et reconnaissance | Les travailleurs choisissent | Les travailleurs choisissent | Les travailleurs choisissent | coche SUR |
Lors de votre session d'intégration animée par un responsable, présentez brièvement les paramètres de notification mobile de Teams. Aidez les collaborateurs à configurer des plages horaires de silence adaptées à leurs horaires de travail : cela témoigne du respect de leur temps par la plateforme et renforce la confiance à long terme envers le canal de communication.
Intégrez ceci dans la formation des gestionnaires : lorsqu’un employé souhaite ne plus recevoir de mises à jour concernant une conversation spécifique, il peut appuyer sur ··· → Arrêtez de suivre cette conversation. Donner aux employés les moyens de contrôler leurs propres notifications permet de créer une relation plus saine et durable avec la plateforme.
La législation australienne, qui entrera en vigueur en août 2024, et la réglementation européenne en cours d'élaboration encadrent les communications avec les employés en dehors des heures de travail. Intégrez la configuration des plages horaires de silence comme étape obligatoire de votre guide d'accueil. Définissez ces plages horaires en fonction des horaires de travail habituels de chaque employé. Équipes de travail
Déploiement
Une première expérience réussie est essentielle pour une adoption durable. Concevez le déploiement de manière à apporter une valeur ajoutée immédiate et pertinente : les utilisateurs qui constatent l’efficacité de la plateforme dès la première session auront envie de revenir.
Modèle de maturité numérique de première ligne de Microsoft
Phase 1 — Activation
Gestion des identités, des appareils, des politiques d'applications et des communications essentielles : chaque employé y a accès et peut utiliser Teams dès le premier jour.
Phase 2 — Autonomisation
Les communautés Viva Engage, le libre-service Shifts, la gestion des tâches et la formation via Viva Learning permettent aux travailleurs de participer activement et de gérer leur vie professionnelle.
Phase 3 — Transform
Power Platform pour la numérisation des processus, agents pour l'IA, la gestion des questions-réponses et l'automatisation des tâches, Viva Connections pour une expérience à domicile personnalisée. Efficacité opérationnelle à grande échelle.
Avant le lancement
Semaine 1
Semaines 2 à 4
Pour les équipes de communication et de communication d'entreprise
Préparez au moins deux semaines de contenu avant le lancement. La communauté des communications officielles a besoin de 2 à 3 publications par semaine pour prendre l'habitude. Un rythme de publication régulier montre qu'il s'agit d'un canal actif et fiable, et encourage les collaborateurs à revenir.
Formez les responsables régionaux à gérer le flux d'informations au sein de leur communauté régionale. La communication institutionnelle pilote le canal officiel ; les responsables régionaux veillent à la pertinence locale. Ce modèle distribué permet une production de contenu à grande échelle, sans goulots d'étranglement au niveau central.
Commencez par l'information la plus importante dès la première phrase. Paragraphes courts, 2 à 3 phrases maximum. Listes à puces pour les actions à entreprendre. Mettez en gras les détails essentiels. Un texte clair et facile à parcourir est un atout précieux pour quiconque dispose de 30 secondes entre deux tâches.
Les articles Viva Engage — publications structurées avec titres, images et sections — sont idéaux pour les guides d'intégration, les explications de politiques et les FAQ qui doivent rester accessibles dans le temps. Utilisez les publications standard pour les mises à jour opérationnelles urgentes qui doivent figurer dans le flux d'actualités.
Les employés qui utilisent leurs propres appareils ont besoin d'une expérience d'installation claire et conviviale, ainsi que d'un processus de connexion adapté aux employés qui n'utilisent pas forcément leur messagerie professionnelle au quotidien.
Pour les utilisateurs qui souhaitent utiliser leur propre appareil (BYOD), l'expérience d'installation est primordiale. Privilégiez les codes QR accompagnés d'un message clair et convivial, ainsi que les sessions d'installation avec l'aide d'un responsable, plutôt que les communications exclusivement du service informatique. Une invitation personnelle d'un responsable direct génère un taux d'installation plus élevé qu'une simple notification du service informatique. Obtenez des clients Teams
Mettez en place une authentification multifacteur par SMS ou par identifiant d'employé afin que les travailleurs puissent s'inscrire à l'aide de leur numéro de téléphone ou de leur numéro d'employé plutôt que d'une adresse courriel professionnelle. Cela lève un obstacle fréquent à la connexion des travailleurs de première ligne. Connexion par SMS pour les employés de première ligne
Expérience mobile
Les appareils Frontline workers sont conçus pour une utilisation mobile prioritaire, voire exclusivement mobile. Les choix de contenu et de configuration, testés sur un appareil physique avant leur déploiement, garantissent une expérience utilisateur optimale et homogène pour l'ensemble de vos collaborateurs.
Mise en forme du contenu
Images et vidéos
Tests avant le lancement
La rédaction de contenu opérationnel (briefings d'équipe, consignes de sécurité, mises à jour des politiques) directement sous forme de publications ou d'articles Viva Engage permet aux employés de rester dans l'application et garantit un affichage optimal sur tous les appareils. Pour les documents de référence et les formulaires qui doivent être conservés, utilisez SharePoint, qui offre une large compatibilité avec les appareils et un contrôle des versions.
Avant le lancement
Utilisez cette liste de vérification pour vous assurer que vous êtes prêt pour une mise en service réussie. Les éléments marqués comme prioritaires sont les plus importants à finaliser avant que les employés ne reçoivent leurs premières communications.
coche_cercleStratégie de configuration d'application créée et nommée — Politique “ Travailleurs de première ligne ” avec Chat + Viva Engage aux positions 1 et 2
coche_cerclePolitique attribuée au groupe de sécurité FLW — un groupe pilote de 20 à 50 travailleurs testé en premier
importantPriorité — Audit des licences terminé — Vérifiez les fonctionnalités offertes par chaque niveau de licence et attribuez le niveau approprié à chaque rôle.
coche_cercleStratégie d'autorisation des applications configurée — des applications pertinentes pour le personnel de première ligne ont fait leur apparition dans le catalogue
coche_cercleL'authentification multifacteur (MFA) est configurée pour le BYOD. — Application SMS ou d'authentification configurée pour les employés sans adresse e-mail professionnelle
coche_cercleL'application Teams a été testée sur iOS et Android. — y compris sur le Wi-Fi des magasins ou des entrepôts
importantPriorité — Communauté officielle créée et désignée — Signalé comme Officiel dans le Centre d'administration Engage, publication réservée aux expéditeurs approuvés
coche_cercleDes communautés de localisation créées avec une dénomination cohérente — un par magasin ou site
coche_cercleLes travailleurs ont été préalablement intégrés aux communautés concernées. — via l'intégration RH, prête dès le premier jour
importantPriorité — Paramètres par défaut des notifications — Communauté officielle configurée en mode “ nouveaux messages uniquement ”
coche_cercleMessage de bienvenue rédigé et programmé — avec une première action simple pour les travailleurs
coche_cercleDeux semaines de contenu planifiées et prêtes — le flux est donc actif dès le premier jour
importantPriorité — Test de bout en bout terminé — Nouvel utilisateur ajouté dans les RH → apparaît dans la communauté Engage dans les 24 heures
coche_cercleFlux de départ vérifié — Les personnes qui quittent la communauté sont automatiquement exclues.
coche_cercleNettoyage des comptes hérités terminé — Les comptes inactifs ont été supprimés d'Engage
coche_cercleFlux de transfert de magasin en cours — Un travailleur change de lieu de travail → il rejoint une nouvelle communauté et quitte l'ancienne
importantPriorité — Formation des cadres avant celle des employés — Les managers sont le principal moteur de l'adoption ; leur confiance dès le premier jour est déterminante pour tout.
coche_cercleGuide de publication pour les gestionnaires créé — une page expliquant comment publier, quand utiliser Engage plutôt que le chat, et les instructions relatives aux notifications
coche_cercleDes affiches avec code QR ont été imprimées et placées. — dans les salles de pause reliées directement au poste Viva Engage
coche_cercleDéfinition des indicateurs de succès — Objectifs d'utilisateurs actifs mensuels, niveau de référence d'engagement et dates de révision convenus avec les parties prenantes
coche_cercleProcessus d'exportation des données analytiques en place — un enlèvement de données régulier est programmé afin que vous disposiez de données de tendance dès la première semaine.
Indicateurs de succès
Objectif du jour 30
De la population FLW éligible
Objectif du jour 60
de la base installée
En cours
Ouvrir l'application → contenu pertinent visible
En cours
Le minimum pour maintenir l'habitude
Mettre en place un processus d'exportation de données de référence dès le lancement vous permettra de disposer de données de tendance à partager avec les parties prenantes lorsqu'elles demanderont des preuves de retour sur investissement. Programmez une extraction hebdomadaire des données administratives dès le premier jour afin de pouvoir illustrer la progression de l'adoption au fil du temps. Aperçu analytique de Viva Engage
Témoignages clients
Des déploiements concrets à grande échelle — des réseaux de franchise internationaux de 100 000 personnes aux équipes immobilières commerciales réparties sur plusieurs sites. Ces organisations ont appliqué les méthodes décrites dans ce guide, et les résultats sont éloquents.
Commerce de détail · Alimentation et boissons
Le défi
Chacun des 12 marchés utilisait une plateforme différente, avec des stratégies de communication interne variées. Les communications institutionnelles étaient réservées aux managers ; les autres employés ne recevaient aucune communication directe. WhatsApp a permis les échanges entre managers, engendrant des problèmes de conformité et des risques liés à la protection des données.
Le résultat
Les programmes Microsoft Teams et Viva Engage ont remplacé des outils fragmentés et spécifiques à chaque marché par une plateforme unique et unifiée. La communication multilingue est désormais accessible directement à chaque employé. Une culture de responsabilité et d'esprit d'entreprise à l'échelle mondiale a permis de pallier le manque d'information au niveau du management.
“ Viva Engage offre un potentiel inexploité en matière de partage d'informations, de connaissances et d'inspiration. ”
Amanda Mains · Responsable de la communication d'entreprise
“ Viva Engage a scellé l'affaire. ”
Matthias Hansen · Directeur technique du groupe
Services professionnels · Immobilier commercial
Le défi
115 000 employés répartis entre bureaux, sites clients, télétravail et postes mobiles. Avec l’essor du travail hybride, il est devenu de plus en plus difficile de garantir que les employés à distance — notamment ceux travaillant chez les clients — reçoivent les informations pertinentes et restent connectés.
Le résultat
Les applications Viva Connections et Viva Engage intégrées à Teams ont offert à chaque employé une expérience personnalisée et optimisée pour les appareils mobiles. Le ciblage d'audience via les groupes d'identifiants Entra a permis aux employés de bureau et aux travailleurs de première ligne de voir un contenu adapté à leur rôle. Le bouche-à-oreille a favorisé l'adoption avant même le lancement officiel.
“ Ce qui a vraiment changé la donne pour nous avec le Viva et Teams, c'est la mobilité. ”
Wendy Sherwood · Vice-présidente des communications d'entreprise
“ Comme Viva est intégré à l’application Teams, nous administrons les applications Viva à l’aide des stratégies Teams. L’équipe peut ainsi administrer Viva avec un minimum de formation supplémentaire. ”
Luke Morris · Vice-président du numérique et de la technologie
“ Désormais, Viva est un guichet unique pour tout ce qui concerne CBRE. ”
Cicily Scharlach · Directrice de la stratégie et du conseil aux clients
“ Je suis souvent loin de mon bureau pendant la journée, et j'apprécie beaucoup de pouvoir accéder à Viva via Teams pour rester connecté où que je sois. ”
Juanita Mebane · Responsable des opérations
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Ressources
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