Microsoft Szenariobibliothek Regierung Verbessern Sie die Beschaffungszykluszeit

Verfügbar mit: Microsoft 365 Copilot

Regierungsszenario: Verbessern Sie die Beschaffungszykluszeit

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Szenario

Nutzen Sie KI im gesamten Beschaffungsprozess, um mit weniger Aufwand günstige Konditionen zu sichern.

1. RFP-Anforderungen erfassen

Nutzen Sie Copilot in Word, um anhand vorheriger Ausschreibungen eine Liste der benötigten Artikel für die Angebotsanfrage zu erstellen. Durch die schnelle Zusammenfassung und Zusammenstellung von Inhalten aus Dokumenten und dem Internet steigert Copilot Ihre Produktivität enorm.

Word icon

Copilot in Word

Beispielaufforderung: Generieren Sie eine Liste der für die Angebotsanfrage benötigten Artikel basierend auf /[vorherigen Angebotsanfragen].

2. Beschaffungsdaten analysieren

Verfolgen und analysieren Sie Beschaffungskennzahlen mit Copilot in Excel und identifizieren Sie Bereiche, die die Beschaffungszykluszeit verbessern.

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Analytiker

Beispielhafte Aufgabenstellung: Identifizieren Sie anhand der Daten in /[Produktionsdaten] Bereiche mit Verbesserungspotenzial bei der Zykluszeit.

3. Vertragsvorlagen standardisieren

Nutzen Sie Copilot in Word, um standardisierte Vertragsvorlagen zu erstellen, die Einheitlichkeit und Konformität gewährleisten. Wandeln Sie wichtige Anforderungspunkte in Text um und integrieren Sie diese schnell in Entwürfe.

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Copilot in Word

Beispielhafte Aufgabenstellung: Erstellen Sie eine standardisierte Vertragsvorlage, die die Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien gewährleistet.

4. Beschaffungsstrategien präsentieren

Mit Office Agent erstellen Sie hochwertige Präsentationen, die es Ihnen leicht machen, eine klare Botschaft zu vermitteln, die Zeit bis zum Vertragsabschluss zu verkürzen und Strategien zur Verbesserung der Beschaffungszykluszeiten aufzuzeigen. 

Beispielhafte Aufgabenstellung: Erstellen Sie eine PowerPoint-Präsentation, in der Sie Strategien zur Verbesserung der Beschaffungszykluszeiten darlegen.

5. Stakeholder-Meeting zusammenfassen

Nach dem Stakeholder-Meeting sollten Sie die von Copilot in Teams erstellte Besprechungszusammenfassung prüfen, um eine Übersicht der wichtigsten Punkte und Maßnahmen zu erhalten. Copilot fasst automatisch die wichtigsten Diskussionspunkte zusammen, identifiziert Übereinstimmungen oder Meinungsverschiedenheiten zwischen den Teilnehmenden und schlägt Maßnahmen vor.

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Copilot in Teams

Beispielhafte Aufgabenstellung: Fassen Sie das Stakeholder-Treffen zusammen und heben Sie die wichtigsten Punkte und Maßnahmen hervor.

6. E-Mail-Bestätigung senden

Mit Copilot können Sie eine Liste von Stichpunkten in eine professionelle E-Mail umwandeln, die die Genehmigungen für verschiedene Lieferanten zusammenfasst. Dazu gehört auch eine abschließende Überprüfung, um sicherzustellen, dass die Sprache klar, prägnant und wirkungsvoll ist.

Outlook icon

Copilot in Outlook

Beispielaufgabe: Verfassen Sie aus diesen Stichpunkten eine professionelle E-Mail, die die Lieferantengenehmigungen zusammenfasst.

KPIs

Möglichkeit, wichtige KPIs der Funktionsbereiche zu beeinflussen

Wie Microsoft Copilot Ihnen dabei helfen kann, Budgets einzuhalten

Copilot kann auf Finanzsysteme und andere Prozesse erweitert werden, um Daten zusammenzuführen und die Entscheidungsfindung auf der Grundlage von Zielen und Trends zu beschleunigen.

Beschleunigen Sie die Datenanalyse und Berichterstattung

  • Trends schnell analysieren
  • Aussagekräftige Diagramme erstellen
  • Strategiepräsentationen erstellen

Treffen Sie fundierte Entscheidungen

Verbessern Sie Ihre Daten

Wie Microsoft Copilot zur Verbesserung der Effizienz im Gerichtssaal beitragen kann

Automatisieren Sie die Nachverfolgung der Justiznutzung, um Erkenntnisse aus den Daten zu gewinnen und die Effizienz und Transparenz im Gerichtssaal zu erhöhen.

Aufgabenorganisation

  • Stellen Sie sicher, dass kritische Aufgaben zuerst erledigt werden
  • Verfolgen Sie mehrere Fristen

Zeit sparen

Wie Microsoft Copilot zur Verbesserung der Kommunikation beitragen kann

Copilot optimiert die Kreativität und Zusammenarbeit der Mitarbeiter, reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand zur Erfüllung der Kommunikationsanforderungen und stärkt das Vertrauen der Öffentlichkeit.

Inhaltserstellung

  • Entwickeln Sie kreative neue Wege zur Kommunikation
  • Maßgeschneiderte Inhalte zur Steigerung
    Engagement und Reichweite
  • Übersetzung zur Erweiterung der globalen Reichweite
  • Analysieren Sie die Effektivität, um sie in Echtzeit zu aktualisieren

Aufgabenorganisation

Erkenntnisse zu Besprechungen

Wie Microsoft Copilot zur Verkürzung der Beschaffungszykluszeit beitragen kann

Ermöglichen Sie schnellere Lieferzeiten und prozentuale Vertragserfüllungsraten, um sicherzustellen, dass die Vertragsbedingungen eingehalten werden.

Optimierung von Beschaffungsabläufen

  • Reduzieren Sie den Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben
  • Informieren Sie sich und ergreifen Sie Maßnahmen
  • Dokumente effizient entwerfen und formatieren
  • Dokumente schnell scannen und zusammenfassen

Überprüfung vorantreiben

Entscheidungen erleichtern

1Greifen Sie auf den Microsoft 365 Copilot-Chat zu unter m365copilot.com, oder die mobile Microsoft 365 Copilot Chat-App und stellen Sie den Schalter auf „Web“.

2Greifen Sie auf den Microsoft 365 Copilot-Chat zu unter m365copilot.com, die mobile Microsoft 365 Copilot Chat-App oder die Microsoft 365 Copilot Chat-App in Teams und stellen Sie den Schalter auf „Arbeit“.

3KI-Agenten ermöglichen Copilot den Zugriff auf Ihre organisationsspezifischen Apps. Bisher wäre hierfür ein API-Aufruf erforderlich gewesen, um Daten aus einem System of Record abzurufen.

Der Inhalt dieses Beispielszenarios dient nur zu Demonstrationszwecken. Sie sollten bewerten, wie Copilot mit den Geschäftsprozessen, gesetzlichen Anforderungen und verantwortungsvollen KI-Prinzipien Ihres Unternehmens übereinstimmt.