Schlüsselrolle für Office 365 und Information Leadership bei der Unternehmenstransformation und Compliance im Central Hawke's Bay District Council

Zusammenfassung

Der Central Hawke's Bay District Council (CHB) ist der erste neuseeländische Rat, der Office 365 für ein weit verbreitetes Electronic Document and Records Management System (EDRMS) verwendet, das dem Public Records Act entspricht.

Dieser Schritt wurde vom neuen Führungsteam von CHB als Eckpfeilerprojekt für die interne Unternehmenstransformation angesehen. Zuvor wurden Ratsakten als Papierakten und E-Dokumente in Ad-hoc-Dateifreigaben erstellt und verwaltet. Dies erschwerte es den Mitarbeitern, sich bei Entscheidungen und Ratschlägen ein vollständiges Bild zu machen. Es behinderte auch die Rationalisierung von Geschäftsprozessen zur Verbesserung der Effizienz und des Serviceniveaus.

Ihr neues Office 365-System bietet konsistente und einfache Möglichkeiten zum Ablegen von Dokumenten und E-Mails und bietet eine leistungsstarke Suche, einschließlich der Suche nach Objekt oder Kunde. Es ist auch in ihr Bewertungs- und Immobiliensystem integriert.

Dies hat die Fähigkeit der Mitarbeiter verbessert, überall zu arbeiten, zusammenzuarbeiten, ihren Wählern effizienter zu dienen, und bildet die Grundlage für ihren Arbeitsplatz der Zukunft. CHB nutzt dies nun weiter durch digitale Initiativen, um mit der Gemeinschaft und den Interessengruppen zusammenzuarbeiten und ihnen zu dienen.

Herausforderung

Ein Großteil der Informationen von CHB wurde in Papierdokumenten sowie in elektronischen Akten auf Dateifreigaben und in E-Mails gespeichert. Fileshare-Ordner waren bis zu zehn tief und hatten Ad-hoc-Strukturen. Das machte es schwierig, alle Informationen zu einem Thema oder einer Immobilie zu finden – insbesondere für neue Mitarbeiter.

Durch die Bewältigung dieser Probleme wollte CHB den Wissensaustausch und die Verbreitung von Informationen im gesamten Unternehmen fördern sowie Effizienzsteigerungen vorantreiben und das Serviceniveau erhöhen.

Um dies zu erreichen, wären erhebliche Verhaltens- und Prozessänderungen erforderlich. Der Implementierungsplan musste Change Management und Governance integrieren. Außerdem mussten einheitliche vereinbarte Strukturen geschaffen werden, wie Informationen abgelegt und gefunden werden.

Strategie

Die Workshops zeigten, dass die Abteilungen bei CHB jeweils sehr individuelle Bedürfnisse und Arbeitsabläufe hatten, aber dennoch auf dieselben Dokumente zugreifen mussten. Aus diesem Grund hatte die Vereinheitlichung verschiedener Dateifreigaben und Informationsquellen Priorität. Insbesondere alles in eine einzige Immobiliensuche zu ziehen.

Die einfache Ablage von Informationen sowie die Sicherung sensibler Informationen hatten Priorität. Die Entwürfe umfassten die Verwendung von Azure-basierten iWorkplace-Apps, die eine automatische Klassifizierung von Metadaten ermöglichen. Eine weitere iWorkplace-App (Smart Case Files) vereinfacht die Inhaltsverwaltung und gibt Verwaltungsmitarbeitern einfachen Zugriff, um fein abgestufte Sicherheit und Berechtigungen ohne Systemadministratorrechte festzulegen. Dies ist sehr nützlich, um Risiken im Zusammenhang mit Datenschutz und kommerzieller Sensibilität zu verwalten.

Die Compliance-Anforderungen des Public Records Act wurden durch die native Dokumentenbibliothek von Office 365 und Metadatenstrukturen erfüllt, die mit der iWorkplace Smart Records App gekoppelt sind. Diese Azure-App erstellt einen Datamart aller Aufzeichnungen, die für Splice/Dice-Berichte sowie zur Erstellung von Regeln für die Aufbewahrung und Entsorgung von Inhalten verwendet werden können. Die Regeln können automatisiert werden und beinhalten bei Bedarf Prozesse zur manuellen Bewertung und Genehmigung zur Entsorgung.

Das Projekt umfasste eine intensive Auseinandersetzung mit den Mitarbeitern bei der Gestaltung der Arbeitsbereiche, die sie nutzen würden. Es gab auch eine interaktive Expo-Veranstaltung, die den Zweck des Projekts, die gelösten Probleme und die Verwendung von Office 365 durch andere neuseeländische Organisationen und Räte visuell zeigte.

Im Laufe des Projekts wurde eine weitere Ausstellung eingerichtet, um wichtige Änderungen zu erarbeiten, die für die externe digitale Interaktion erforderlich sind – mit Kunden, der Community und Interessengruppen. Dies half nicht nur bei der Planung für die Zukunft, sondern vertiefte auch die Akzeptanz und das Verständnis dafür, wie Office 365 für sie funktionieren sollte.

Ergebnisse

Die detaillierte und anpassbare Suche von SharePoint war eine sofortige Verbesserung für Mitarbeiter, die jetzt Dokumente finden können – heruntergefiltert nach: Abteilung, Fallakte oder Dokumenttyp. Informationen werden in einheitlich strukturierten Arbeitsbereichen gehalten, die alle Funktionen und Tätigkeiten umfassen.

Die Mitarbeiter haben unerwartete Vorteile festgestellt, z. B. die Möglichkeit, bei Anhörungen zu Einreichungen aus der Ferne zu arbeiten. Mit ihrem EDRMS und ihrer Strategie entdeckt CHB weiterhin neue Möglichkeiten für die Arbeit mit SharePoint und Office 365. Dies beeinflusst ihre Strategie, wenn sie planen, in zukünftigen Phasen ihrer digitalen Transformation auf ihrer Office 365-Plattform aufzubauen.

Als erste lokale Regierungsorganisation in Neuseeland, die SharePoint und Office 365 für EDRMS mit Compliance-Grad einsetzt, hat der Central Hawke's Bay District Council die Tür für andere Councils geöffnet.

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