管理您的活动
管理成功的活动
确保这些计划项目已提前处理,以便您的一天取得成功。
- 定义生产和支持沟通路径
- 从排练中验证管理视觉内容的人员
- 尽早开始确保演示者和制作人的最终测试
- 建立签收和发布活动程序以提供清晰的结局
呼吸,补充水分,尽情享受。
管理直播活动的最佳实践
活动团队
- 活动团队中有多人;理想情况下,一个人从不同的位置加入
- 如果您失去互联网,远程人员仍然可以控制会议
- 知道谁负责制作、呈现、主持问答等每个步骤
考虑在与会者邀请中使用重定向 URL 服务
- 例如,bit.ly
- 允许您共享更短、更易读的 URL
- 允许您更改会议的 URL,而无需更新邀请
会议开始
- 提前 30 分钟参加您的活动以进行最终设备检查
- 准备好带有精彩介绍的幻灯片(“活动即将开始”)并提前 10 分钟开始播放
- 在前 10 分钟内将音频源静音
示例事件支持层
多日/主持人/跟踪活动
- 在此表中填写您组织中的关键联系人 (POC)
- 应该为大型活动确定所有角色,但可以为简单的网络研讨会简化
- 与组织中现有的 IT 支持台流程协调进行审查
等级 | 责任组/POC | 工具和注释 |
第 0 层 | 所有者:活动组织者/(POC) 责任人:支持团队 贡献者:技术生产和 IT 团队 |
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第一层 | 所有者:支持团队 (POC) 贡献者:技术团队 |
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2级 | 所有者:活动制作人/(POC) 贡献者:IT 管理员 |
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第 3 层 | 所有者:活动平台服务所有者(技术) (POC) 贡献者:微软支持 |
活动期间的常见问题和故障排除路径
这些问题代表了在会议或现场活动中遇到的大多数报告的问题。尽管它们可能看起来很基本,但它们会引起听众和演讲者的不满。通过监控已发布的支持渠道并拥有版主和/或专门的与会者支持渠道(如果使用 Teams 作为您的活动体验),提供快速简单的方法来快速解决这些问题。
类别 | 问题/用户声明 | 故障排除路径 |
调度 | “我无法安排现场活动。” | 租户政策: 与您的 IT 管理员联系,为您的用户身份启用实时事件功能。通常,您需要被添加到一个用于管理有多少人可以安排他们的组中。政策更改后,此功能需要 24-48 小时才能生效。 |
会议加入 | “我无法加入会议/现场活动。” | 身份: 他们是否需要或是否已登录体验?他们是作为与会者而不是制片人加入的,反之亦然? 信息: 他们是否在正确的时间为正确的会话提供正确的链接? 设备/客户端: 他们使用什么浏览器或客户端?他们在手机上吗? |
声音的 | “我听不到演示者的声音。” | 客户端设置: 检查他们的音频扬声器设置。他们是正确的设备吗?如果是,请从会议体验之外进行测试,以确保它们适用于其他应用程序。音量是否调整正确? |
视频 | “我无法打开我的视频。” | 客户端设置: 检查他们的音频扬声器设置。他们是正确的设备吗?如果是,请从会议体验之外进行测试,以确保它们适用于其他应用程序。 设备: 视频驱动器最近是否已更新?设备需要重启吗? |
内容 | “我看不到任何幻灯片。”又名“我看不到演示者的内容。” | 演讲者分享: 确保演讲者在会议中共享他们的屏幕或正确的窗口。让演讲者在会议中重新分享内容。 |
聊天 | “我无法访问聊天。” | 租户政策: 是否为此类用户启用了聊天功能? (客人,联邦?) 客户端设置: 用户是否是举行频道会议的团队的成员? |
制作您的现场活动
以制作人身份加入 - 从 Teams 或 Outlook
加入现场活动作为 制片人 或者 主持人 从您的团队日历或您的 Outlook 日历。
加入制作人或演示者
活动团队成员将作为他们分配的角色加入(制片人 或者 主持人).
生产者观点概述
- 监控连接到现场活动的与会者数量。 在整个会话期间查看与会者指示器。
- 查看现场制作屏幕。 当您准备好开始直播活动时,将内容发送到制作屏幕并选择开始。
- 确定您在活动中分享的内容。 选择您要分享的内容。它可以是执行现场演示的文档或应用程序。
- 启用您的摄像头和/或麦克风与演示者和主持人团队以及与会者进行评论。 在活动开始前与演示者和主持人团队分享,并在活动开始后与与会者分享。
- 与演示者和主持人团队以及与会者共享您的屏幕。 查看与活动主持人或制作人角色相关联的人员。如果他们打开相机,您可以看到他们的视频。
- 在发送到现场活动之前管理内容。 准备好后,先管理要在直播活动中呈现的内容,然后再将内容发送到直播活动屏幕。
制作人的控制——问答、聊天、设备等。
- 会议健康
- QA经理
- 会议记录(仅限活动团队)
- 在活动期间与活动团队成员聊天(与会者不可见)
- 活动团队成员名单
- 设备控制
- 仅限活动团队的会议信息
制作人视角——直播前画面
- 队列和实时事件窗口允许您准备要实时发送到实时事件的视频(摄像机)和内容。
- 请注意,您可以看到受邀演示者何时加入。
- 作为制作人,您可以将演示者的音频静音。他们必须自己取消静音。
Producer 的观点 - 管理 Presenters
- 在此处访问您的制作人和演示者列表。
- 需要临时添加演示者?如果他们是租户的外部成员或联合成员,您可以在上线之前在此处执行此操作。
- 您的一位受邀演讲者迟到了吗?通过单击他们姓名旁边的菜单并选择“请求加入”来邀请他们加入会议。
制作人的观点——准备演讲者和内容
- 让您的演示者打开他们的视频(摄像头),然后选择它们以将它们添加到队列窗口。
- 您的演示者的视频(摄像机)随后将出现在“队列”窗口中。
制作人的观点——准备演讲者和内容
- 要同时演示内容(PowerPoint 等)和演示者的视频,请更改为此布局。
- 要演示内容,例如 PowerPoint 演示文稿,请让您的演示者共享他们的屏幕。然后,他们的共享屏幕将出现在底部的内容托盘中。
- 使用制作人/演示者聊天与您的内容团队进行协调。
- 选择演示者和内容后,两者都将出现在队列窗口中。
重要的提示 - 任何活动演示者都可以在现场活动期间共享他们的屏幕,他们的屏幕将 覆盖 活跃的演示者。因此,在准备现场活动期间协调内容演示者的任何更改非常重要。
制作人的观点 - 将 Presenter 和 Content 发送到现场活动
- 现在您在队列窗口中有演示者的视频和内容,您可以按 实时发送 按钮发送到实时事件窗口。
- 的内容 队列 窗口现在已转移到实时事件窗口。您现在可以开始活动了。通过单击 开始 按钮,活动将开始向所有与会者广播您的演示者的音频、视频和内容。
制片人视图 - 切换到新的演示者相机
- 如果您想切换到其他演示者的相机,您可以在 队列 通过选择所需的演示者的相机窗口。在此示例中,我们还将布局更改为仅相机源,而不是共享屏幕(内容)。通过点击 实时发送,我们将用来自 队列 窗户。
制作人的观点——在活动期间与演示者聊天
- 如果您需要与其他制作人或演示者聊天,您可以通过聊天窗口进行。 笔记 – 您的与会者看不到这些聊天。
制作人的观点 – 主持与会者问答
- 如果您启用 问答 在设置您的现场活动时,您的与会者将能够发布问题。这 生产者 和 演讲者 然后可以在 QA经理.新问题将出现在新区域中。您可以私下回复这些内容并发布它们,或发布然后在 发表 区域。您还可以关闭消息,将它们移动到 被解雇 区域。
制作人的观点 – 结束您的现场活动
- 当您准备好结束活动时,将所有人的音频静音,等待大约 20-30 秒,然后选择 结尾.这将使您的最后结束语能够传达给您的与会者。
版主最佳做法
版主——成功的秘诀
主持人是管理虚拟物流和观众的一组额外的眼睛、耳朵和双手,因此演示者可以专注于内容,确保会议顺利进行。除了出现、良好的音频/视频质量和交付内容之外,演示者不必考虑其他任何事情。主持人提高了与会者的参与度,最大限度地减少了技术支持人员的负担,并在大型活动中通过预先设计的介绍和结束信息提供活动润色。分享我们的 主持人清单 与您的员工一起开始。
对演讲者的支持
- 解决基本技术问题
- 在 Teams 会议中管理观众静音/取消静音
- 主持小组会议
- 做会话笔记
- 下载/传输录音和成绩单
- 收集会话数据
对与会者的支持
- 分类和汇总类似问题
- 回答基本技术问题
- 提供指向内容的链接/指针
- 为特定与会者提供跟进
- 打开/关闭会话和问答环节
现场活动演示者体验
机器设置
- 如果可能的话,硬连线您的互联网连接
- 通过隐藏额外的图标来清洁桌面
- 从系统托盘中删除日期和时间
- 将分辨率设置为 1920×1080
- 将缩放级别设置为 125%
- 关闭 Windows 更新
软件设置
- 关闭您不使用的所有应用程序(Outlook、浏览器等)
- 清除浏览器历史记录或使用单独的演示配置文件
- 预加载必要的网页
- 关闭通知
- 从系统任务栏中删除日期和时间
- 使用适当的凭据登录会议。根据活动设计,它们可能与您的日常帐户不同。
- 测试音频、视频、共享和任何背景(团队会议)
- 让自己静音,直到你开始
团队会议演示者体验
加入 Teams 会议之前的屏幕
接下来,您将看到以下屏幕,在加入会议之前您将在其中进行以下选择。
- 相机 – 如果您打开相机,您可能会注意到右侧的图标。这是为了启用背景效果。如果您使用的是 Teams Web 客户端,这将不可用。
- 麦克风 – 如果三 (3) 人或更多人已加入会议,您将以静音方式加入会议。选择滑块以激活您的麦克风。
- 设备设置 – 选择音频设备和摄像头设置以调整您的音频或摄像头源。
- 现在加入 – 使用计算机扬声器和麦克风或连接到计算机的耳机(有线/蓝牙)加入并连接到音频。
- 音频关闭 – 如果您所在的房间已经有活动的麦克风和扬声器,请选择此选项。这将确保没有回声。
- 电话音频 – 使用您的桌面电话或手机加入并连接到音频。视频只会显示在屏幕上。这包括:“打电话给我”选项 和 手动拨入信息
- 添加房间 – 加入会议室并将音频连接到会议室。您的设备将在没有音频的情况下连接以防止回声。
会议中可用的选项
显示参与者 |
打开/关闭相机 |
显示会议聊天 |
静音/取消静音 |
举手或通过表情符号做出反应 |
共享屏幕:选项包括桌面、窗口、特定应用程序 |
更多操作 |
挂断/离开会议 |
有关共享屏幕和更多操作的更多详细信息,请继续阅读。
更多操作菜单选项
- 设备设置: 选择音频设备和相机设置。设置限制以允许各方自行浏览共享演示文稿。
- 显示会议记录: 您所做的笔记将与他人共享,并且在会议之前、期间和之后都可以访问。
- 会议详情: 加入会议链接信息或拨入信息。
- 打电话给我: 将呼叫转移到另一台设备。
- 应用背景效果: 应用模糊背景或应用自定义背景,这样当您的摄像头打开时,会议参与者就不会被您身后发生的事情分心。
- 打开实时字幕: 实时字幕可以使您的会议对耳聋或听力障碍的参与者、语言水平不同的人以及在嘈杂场所的参与者更具包容性。
- 开始录制: 当您录制会议时,会出现一个横幅,让与会者知道录制已经开始。会议结束后,您可以在会议聊天或 Stream 中访问录制文件。
- 键盘: 使用 Teams 音频会议服务从 Teams 会议中拨出。
- 关闭传入视频: 通过关闭视频来帮助提高传入视频的音频质量。
Teams 会议和现场活动的与会者体验
现场活动与会者体验
与会者体验包括暂停和播放控件,以及通过事件快进。如果您的活动已启用隐藏式字幕,您也可以打开隐藏式字幕,并且问答会显示在右侧。
笔记: 可以通过多种方式将指向您的现场活动的链接提供给与会者。您可以将其放在占位符约会的正文中,通过格式化的邀请电子邮件进行共享,或放置在内部活动网页上。您不能简单地转发 Producer/Presenter 约会。
团队会议 - 从 Outlook 加入
- 选项 A: 点击立即在线加入 会议请求中的链接。*
- 选项 B: 在会议提醒中单击 在线加入.
*如果邀请中出现会议号码,则仅当您无法通过 Web 访问 Teams 应用程序或 Teams 时,才应使用该号码和 ID。
现场活动演示者的视图
演示者角色以发言、演示内容和主持聊天的能力参与活动。最好的做法是在活动之前加入以完成您的最终技术准备情况检查。
- 在您的会议邀请中选择加入 Microsoft Teams 会议将被带到一个页面,您可以在该页面上选择加入网络或下载桌面应用程序。 请通过完整的 Teams 应用程序加入。
- 记下会议邀请中的电话号码和会议 ID,以便在连接中断的情况下拨打该号码加入。
- 加入 Teams 通话后,打开麦克风和摄像头,然后共享您的桌面。
- 确保 Teams 面板在第二台显示器上隐藏或最小化。
- 密切关注另一台显示器或另一台设备上的 Teams 会议聊天。版主、制作人和切换操作员将在您的会话期间使用此聊天与您交流。
笔记: 您只能通过 Windows 或 Mac 桌面设备在现场活动中进行演示。目前不支持在现场活动中进行移动演示。
现场活动演示者在讲话和演示时的视图
红色边框向演示者表明其相机已启用并正在共享。
现场活动演示者的视图 - 其他详细信息
演示者角色以发言和演示内容以及主持问答的能力参与活动(可能会邀请多个演示者参加活动)。演示者可以在活动期间与其他演示者和制作人进行私人聊天。此聊天对活动的参加者不可见。
- 启用 Chat Private 以与版主/制作人团队互动 - 在整个活动期间保持此聊天开放,以便与制作人和演示者团队私下协调。与会者将看不到此聊天。
- 使您的麦克风和/或摄像头能够与其他演示者和制作人互动 - 查看已连接到活动的演示者或制作者角色的人员。如果他们打开相机,您就可以看到您的图像。
- 与 Producer 共享您的屏幕 – 与 Producer 共享您的屏幕以完成活动详细信息。如果制作人愿意,他们可以在现场活动中展示他们的屏幕。
- 见制片人和其他演示者—— 查看已连接到活动的制作者或演示者角色的人员。如果他们打开相机,您可以看到他们的图像。
- 主持与会者的问答窗口 – 此窗口将显示活动期间与会者提出的问题。请记住,与会者无权使用麦克风。他们的问题将部署在 新标签.然后,您可以将其发布到整个事件,这会将其移动到 已发布标签, 或将您的答案保密。您还可以忽略任何多余或不相关的问题,这会将它们移至 丢弃的标签.
来宾与会者加入 Teams 会议的体验
加入 Teams 会议的外部用户
以下部分提供了有关外部用户在加入 Teams 会议时的体验的示例。只要有电子邮件地址,任何人都可以加入 Teams 会议。可以通过 Mac、iOS、Android 和 Windows 设备访问 Teams。的
随着 Teams 的发展,请继续参考以下链接以获取应用程序的新功能更新。的
作为外部用户从桌面加入
Teams 允许您邀请组织外部的人员,包括那些没有 Teams 许可证的人员。加入 Teams 会议唯一需要的是电子邮件地址。右侧是发送 Teams 会议邀请后最终用户将在其收件箱中看到的内容的快照。的
- 要接受会议邀请,参与者需要选择是。
- 如果参与者选择 立即在线加入 链接,如果他们没有安装 Teams 应用程序,他们将看到右侧的屏幕。
- 如果用户没有 Teams 应用程序,他们将有两个选择:
- 下载 Teams 应用程序,或
- 改为在网络上加入。 详细了解支持的 Web 浏览器。
- 如果参与者改为选择在网络上加入,他们将看到此屏幕。这是在请求访问麦克风和摄像头。的
- 选择允许。
- 接下来,参与者将看到以下屏幕。他们将需要输入他们的 姓名 并选择立即加入按钮。他们还可以选择在加入会议之前关闭摄像头和/或将自己静音。
- 要离开会议,请选择用户栏中列出的红色电话图标。
作为外部用户从手机加入
Teams 允许您邀请组织外部的人员,包括那些没有 Teams 许可证的人员。加入 Teams 会议唯一需要的是电子邮件地址。右侧是发送 Teams 会议邀请后最终用户将在其移动电子邮件收件箱中看到的内容的快照。
- 要接受会议邀请,参与者需要选择 是的.
- 如果参与者选择 立即在线加入 链接,如果他们没有安装 Teams 应用程序,他们将看到右侧的屏幕。
- 要加入会议,参与者可以选择:
- 立即在线加入 电子邮件中列出的链接,或
- 加入 按钮列在他们的日历中。
- 如果参与者没有 Teams 移动应用程序,他们将被定向到一个屏幕以 下载应用程序.的
- 接下来,参与者将看到以下屏幕。要加入会议,请选择 现在加入 图标。参加者在加入会议之前有以下选择选项。
- 现在加入 – 选择使用当前会议选项加入会议。
- 模糊的背景 – 选择此选项可模糊视频通话的背景。
- 相机 – 选择此选项可打开或关闭相机。
- 麦克风 – 选择此按钮可打开或关闭麦克风。如果关闭,其他人将听不到您的声音。
- 扬声器 – 打开扬声器以听到对话。
- 要离开会议,请选择用户栏中列出的红色电话图标。