Управление вашим мероприятием
Управление успешным мероприятием
Убедитесь, что эти пункты планирования были обработаны заранее, чтобы ваш день прошел успешно.
- Определение каналов связи для производства и поддержки
- Подтвердите на репетициях, кто управляет визуальным контентом
- Начните заранее, обеспечив окончательные тесты для докладчиков и продюсеров
- Установите процедуры подписания и завершения мероприятия, чтобы обеспечить четкое окончание
Дышите, увлажняйте и наслаждайтесь.
Лучшие практики для управления живыми событиями
Команда мероприятия
- Иметь более одного человека в команде мероприятия; в идеале один человек присоединяется из другого места
- Если вы потеряете интернет, удаленный человек все еще может управлять собранием
- Знайте, кто отвечает за каждый шаг, например, создание, представление, модерирование вопросов и ответов.
Рассмотрите возможность использования службы URL-адресов перенаправления в приглашениях участников.
- Например, бит.лы
- Позволяет делиться более короткими и читаемыми URL-адресами.
- Позволяет изменить URL-адрес встречи без обновления приглашений.
Начало встречи
- Присоединяйтесь к мероприятию за 30 минут до начала, чтобы проверить оборудование.
- Подготовьте слайд с красивым вступлением («Событие скоро начнется») и начните трансляцию за 10 минут до назначенного времени.
- Отключите звук источника звука в течение этих первых 10 минут.
Пример уровней поддержки событий
Многодневные / ведущие / трековые мероприятия
- Заполните эту таблицу ключевыми точками контакта (POC) в вашей организации.
- Все роли должны быть определены для крупномасштабных мероприятий, но могут быть упрощены для простых вебинаров.
- Проверка в координации с существующими процессами службы ИТ-поддержки в вашей организации.
| Уровень | Подотчетная группа/POC | Инструменты и примечания |
| Уровень 0 | Владелец: Организатор мероприятия/(ПОС) Ответственный: Группа поддержки Участник: Техническое производство и ИТ-команды |
|
| 1-й уровень | Владелец: Служба поддержки (ПОС) Автор: Технические команды |
|
| Уровень 2 | Владелец: Продюсер мероприятия/(ПОС) Участник: ИТ-администратор |
|
| Уровень 3 | Владелец: владелец службы платформы мероприятий (технический) (ПОС) Автор: служба поддержки Майкрософт |
Распространенные проблемы и способы устранения неполадок во время мероприятия
Эти вопросы представляют собой большинство сообщений о проблемах, возникших во время собрания или прямого эфира. Хотя они могут показаться простыми, они вызывают неудовлетворенность со стороны вашей аудитории и выступающих. Обеспечьте быстрые и простые способы быстрого решения этих проблем, отслеживая опубликованные каналы поддержки и имея модераторов и/или выделенный канал поддержки участников (если вы используете Teams в качестве своего мероприятия).
| Категория | Вопрос / Заявление пользователя | Путь устранения неполадок |
| Планирование | «Я не могу запланировать прямую трансляцию». | Политика арендатора: Поговорите со своим ИТ-администратором, чтобы включить возможности прямых трансляций для вашего удостоверения пользователя. Часто вам нужно будет добавиться в группу, которая используется для управления количеством людей, которые могут их запланировать. Это займет 24-48 часов, чтобы это стало активным после изменения политики. |
| присоединиться к встрече | «Я не могу присоединиться к собранию/трансляции». | Личность: Должны ли они быть или они вошли в опыт? Они присоединяются как посетитель, а не продюсер или наоборот? Информация: Есть ли у них правильная ссылка для нужного сеанса в нужное время? Устройство/клиент: Какой браузер или клиент они используют? Они на мобильном? |
| Аудио | «Я не слышу голос докладчика». | Настройки клиента: Проверьте настройки их аудиодинамиков. Они к правильному устройству? Если да, протестируйте их за пределами собрания, чтобы убедиться, что они работают для других приложений. Громкость правильно отрегулирована? |
| видео | «Я не могу включить свое видео». | Настройки клиента: Проверьте настройки их аудиодинамиков. Они к правильному устройству? Если да, протестируйте их за пределами собрания, чтобы убедиться, что они работают для других приложений. Устройство: Видеоприводы недавно обновлялись? Требуется ли перезапуск устройства? |
| Содержание | «Я не вижу никаких слайдов». ака «Я не вижу контент докладчика». | Обмен спикером: Убедитесь, что говорящий показывает свой экран или правильное окно на собрании. Попросите докладчика повторно поделиться контентом на собрании. |
| Чат | «Я не могу получить доступ к чату». | Политика арендатора: Включен ли чат для этого типа пользователей? (Гость, федеративный?) Настройки клиента: Является ли пользователь членом команды, в которой проводится собрание канала? |
Продюсирование вашего живого события
Присоединение в качестве продюсера — из Teams или Outlook
Присоединяйтесь к прямому эфиру в качестве Режиссер или же Ведущий из календаря Teams или из календаря Outlook.
Присоединение в качестве продюсера или ведущего
Члены группы мероприятий присоединятся в соответствии с назначенными им ролями (Режиссер или же Ведущий).
Обзор взгляда продюсера
- Отслеживайте количество посетителей, подключенных к событию в прямом эфире. Просматривайте индикатор присутствия на протяжении всего сеанса.
- Смотрите экран живого производства. Отправьте контент на экран «Производство» и выберите «Начать», когда будете готовы начать прямую трансляцию.
- Решите, каким контентом вы будете делиться на мероприятии. Выберите контент, которым вы хотите поделиться. Это может быть документ или приложение для демонстрации в реальном времени.
- Включите камеру и/или микрофон, чтобы комментировать с командой докладчиков и модераторов и с посетителями. Поделитесь информацией с командой докладчиков и модераторов перед запуском мероприятия в прямом эфире, а также с участниками после его начала.
- Поделитесь своим экраном с командой докладчиков и модераторов, а также с участниками. Просмотрите людей, которые подключились к событию с ролью модератора или продюсера. Если они включат камеру, вы сможете увидеть их видео.
- Управляйте содержимым перед отправкой на трансляцию. Управляйте содержимым, которое будет представлено в прямом эфире, прежде чем отправлять его на экран прямого эфира, когда будете готовы.
Элементы управления продюсера — вопросы и ответы, чат, устройства и т. д.
- Встреча со здоровьем
- Менеджер вопросов и ответов
- Заметки о собрании (только для команды мероприятия)
- Чат с членами команды мероприятия во время мероприятия (невидимый для посетителей)
- Список участников команды мероприятия
- Элементы управления устройством
- Информация о встрече только для группы мероприятий
Представление продюсера - экран перед прямой трансляцией
- Окна Queue и Live event позволяют вам подготовить видео (камеру) и контент, которые вы хотите отправить в прямом эфире на событие Live.
- Обратите внимание, что вы можете увидеть, когда приглашенные докладчики присоединились.
- Как продюсер, вы можете отключить звук своих докладчиков. Они должны включить себя.
Взгляд продюсера — управление докладчиками
- Получите доступ к списку продюсеров и докладчиков здесь.
- Нужно добавить Presenter ad-hoc? Вы можете сделать это здесь перед запуском, если они являются внешними или федеративными членами клиента.
- Один из приглашенных докладчиков опаздывает? Попросите их присоединиться к собранию, щелкнув меню рядом с их именем и выбрав «Попросить присоединиться».
Взгляд продюсера – подготовка спикеров и контента
- Попросите докладчика включить видео (камеру), а затем выберите их, чтобы добавить в окно очереди.
- Видео вашего докладчика (камера) появится в окне очереди.
Взгляд продюсера – подготовка спикеров и контента
- Чтобы представить как содержимое (PowerPoint и т. д.), так и видео докладчика, измените макет на этот.
- Чтобы представить Контент, например презентацию PowerPoint, попросите докладчика поделиться своим экраном. Их общий экран появится на панели содержимого внизу.
- Используйте чат Producer/Presenter, чтобы координировать свои действия с вашей командой по контенту.
- Как только докладчик и контент выбраны, они оба появятся в окне очереди.
Важная заметка – Любой из докладчиков мероприятия может поделиться своим экраном во время прямого эфира, и его экран отменить активный ведущий. Поэтому важно координировать любую смену докладчиков во время подготовки к прямому эфиру.
Представление продюсера — отправка докладчика и контента на трансляцию
- Теперь, когда у вас есть видео и контент докладчика в окне очереди, вы можете нажать кнопку Отправить в прямом эфире кнопку для отправки в окно события Live.
- Содержание Очередь окна теперь перенесены в окно Live event. Теперь вы готовы начать мероприятие. Нажав на Начинать Кнопка, событие начнет трансляцию аудио, видео и контента вашего докладчика всем посетителям.
Представление продюсера — переключение на новую камеру докладчика
- Если вы хотите переключиться на другую камеру докладчика, вы можете легко сделать это в Очередь окно, выбрав нужную камеру докладчика. В этом примере мы также изменили макет, сделав только канал камеры, а не общий экран (контент). Кликнув Отправить в прямом эфире, мы бы заменили текущий фид элементами из Очередь окно.
Взгляд продюсера — общение с докладчиками во время мероприятия
- Если вам нужно пообщаться с другими продюсерами или докладчиками, вы можете сделать это через окно чата. Примечание – эти чаты не видны вашим посетителям.
Мнение продюсера – модерация Вопросы и ответы участников
- Если вы включили вопросы и ответы при настройке мероприятия в прямом эфире ваши участники смогут задавать вопросы. Производители а также Ведущие затем можете просмотреть эти вопросы в Менеджер вопросов и ответов. Новые вопросы появятся в новой области. Вы можете ответить на них в частном порядке и опубликовать их или опубликовать, а затем ответить на них в Опубликовано область. Вы также можете отклонить сообщения, которые переместят их в Уволен область.
Мнение продюсера — завершение вашего прямого эфира
- Когда вы будете готовы завершить мероприятие, отключите звук для всех, подождите примерно 20–30 секунд, а затем выберите Конец. Это позволит вашим заключительным замечаниям дойти до ваших посетителей.
Рекомендации модератора
Модераторы – секрет успеха
Модератор — это дополнительный набор глаз, ушей и рук, управляющий виртуальной логистикой и аудиторией, поэтому докладчик может сосредоточиться на содержании, обеспечивая бесперебойную работу сессии. Докладчикам не нужно думать ни о чем другом, кроме как о появлении, хорошем качестве аудио/видео и доставке своего контента. Модераторы повышают вовлеченность участников, минимизируют нагрузку на персонал службы технической поддержки и придают мероприятию законченный вид с помощью предварительно разработанных вступительных и заключительных сообщений на более масштабных мероприятиях. Поделитесь нашим Контрольный список модератора с вашим персоналом, чтобы начать.
Поддержка докладчиков
- Решить основные технические вопросы
- Управление отключением/включением звука аудитории на собраниях Teams
- Умеренные панельные сессии
- Делайте заметки о сеансе
- Скачать/перенести записи и стенограммы
- Сбор данных сеанса
Поддержка участников
- Сортировка и объединение похожих вопросов
- Ответить на основные технические вопросы
- Предоставление ссылок/указателей на контент
- Отслеживание конкретных участников
- Открытие/закрытие сеанса и сегментов вопросов и ответов
Опыт выступающего в прямом эфире
Настройка машины
- Подключите ваше интернет-соединение, если это возможно
- Очистите рабочий стол, скрыв лишние значки
- Удалить дату и время из системного трея
- Установите разрешение 1920×1080
- Установите уровень масштабирования на 125%.
- Отключить обновления Windows
Настройка программного обеспечения
- Закройте все приложения, которые вы не используете (Outlook, браузеры и т. д.)
- Очистите историю браузера или используйте отдельный демонстрационный профиль
- Предварительно загрузите необходимые веб-страницы
- Выключить уведомления
- Удалить дату и время из системной панели задач
- Войдите на собрание, используя соответствующие учетные данные. Они могут отличаться от вашей повседневной учетной записи в зависимости от дизайна мероприятия.
- Протестируйте звук, видео, общий доступ и любой фон (собрание Teams)
- Отключите звук, пока не начнете
Команды встречаются с докладчиком
Экран перед присоединением к собранию Teams
Затем вы увидите следующий экран, на котором у вас будут следующие варианты выбора перед присоединением к собранию.
- Камера – Если вы включите камеру, вы можете заметить значок справа. Это для включения фоновых эффектов. Это будет недоступно, если вы используете веб-клиент Teams.
- Микрофон – Если к встрече уже присоединились три (3) или более человека, вы присоединитесь к встрече без звука. Выберите ползунок, чтобы активировать микрофон.
- Настройки устройства – Выберите настройки аудиоустройства и камеры, чтобы настроить источник звука или камеры.
- Присоединяйся сейчас - Присоединяйтесь и подключайтесь к аудио с помощью динамика и микрофона компьютера или гарнитуры, подключенной к компьютеру (проводной/Bluetooth).
- Аудио выключено – Выберите этот вариант, если в той же комнате, что и вы, уже есть активный микрофон и динамик. Это гарантирует отсутствие эха.
- Звук телефона - Присоединяйтесь и подключайтесь к аудио с помощью настольного или мобильного телефона. Видео будет отображаться только на экране. Это включает в себя: Опция «Позвони мне» а также Информация для набора вручную
- Добавить комнату – Присоединяйтесь и подключайте аудио к конференц-залу. Ваше устройство будет подключаться без звука, чтобы предотвратить эхо.
Варианты, доступные на собрании
 Участники шоу |
 Включить/выключить камеру |
 Показать чат встречи |
 Отключить/включить звук |
 Поднимите руку или покажите реакцию с помощью смайлика |
 Поделиться экраном: варианты включают рабочий стол, окно, конкретное приложение |
 Больше действий |
 Завершить/покинуть встречу |
Для получения дополнительных сведений об экране «Поделиться» и «Дополнительных действиях» читайте дальше.
Параметры меню «Поделиться экраном»
- Выберите значок «Поделиться экраном»
- Выберите, чем вы хотите поделиться:
- Рабочий стол позволяет отображать все, что находится на экране.
- Окно позволяет показать конкретное приложение.
- PowerPoint* позволяет вам показать презентацию.
- Обзор позволяет найти файл, который вы хотите показать.
- Доска позволяет рисовать/писать на экране.
- После того, как вы выберете то, что хотите показать, то, чем вы делитесь, будет окружено фиолетовой рамкой. Дважды щелкните выбранный элемент, чтобы начать обмен.
Обратите внимание, что Включить системный звук поле не отмечено по умолчанию. Установите этот флажок, если вы хотите воспроизвести видео- или аудиоклип как часть презентации.
* При совместном использовании непосредственно из PowerPoint, Word и т. д. аудитория может прокручивать страницы независимо от докладчика (не влияя на презентацию). Если вы не хотите, чтобы люди могли самостоятельно перемещаться по файлу, которым вы делитесь, нажмите значок «Частный просмотр» (он находится рядом с Остановить презентацию), чтобы отключить его.
Опции меню дополнительных действий
- Настройки устройства: Выберите аудиоустройство и настройки камеры. Установите ограничения, чтобы участники могли самостоятельно перемещаться по общим презентациям.
- Показать заметки о собрании: Делаемые вами заметки доступны другим пользователям до, во время и после собрания.
- Детали встречи: Присоединиться к информации о ссылке на собрание или о телефонном соединении.
- Позвони мне: Перевод вызова на другое устройство.
- Применение фоновых эффектов: Примените размытие фона или пользовательский фон, чтобы участники встречи не отвлекались на то, что происходит позади вас, когда ваша камера включена.
- Включите живые субтитры: Живые субтитры могут сделать вашу встречу более доступной для глухих или слабослышащих участников, людей с разным уровнем владения языком и участников в шумном месте.
- Начать запись: Когда вы записываете собрание, появляется баннер, информирующий участников о том, что запись началась. Вы можете получить доступ к записи после завершения собрания в чате собрания или в потоке.
- Клавиатура: Вызов из собрания Teams с помощью служб аудиоконференций Teams.
- Отключить входящее видео: Помогите улучшить качество звука на входящем видео, отключив видео.
Опыт участия в собраниях Teams и прямых трансляциях
Опыт участия в прямом эфире
Интерфейс Attendee включает элементы управления для паузы и воспроизведения, а также для быстрой перемотки вперед по событию. Вы также можете включить скрытые субтитры, если они были включены для вашего мероприятия, а справа появится раздел «Вопросы и ответы».
ПРИМЕЧАНИЕ: Ссылка на трансляцию мероприятия может быть предоставлена посетителям различными способами. Вы можете поместить его в текст встречи-заполнителя, отправить его по электронной почте с форматированным приглашением или разместить на внутренней веб-странице мероприятия. Вы не можете просто перенаправить назначение продюсера/ведущего.
Собрания Teams — присоединяйтесь из Outlook
- Вариант А: Нажмите Присоединиться онлайн сейчас ссылка в приглашении на встречу.*
- Вариант Б: В напоминании о встрече нажмите Присоединяйтесь онлайн.
*Если в приглашении указан номер конференции, вы должны использовать номер и идентификатор только в том случае, если вы не можете получить доступ к приложению Teams или Teams через Интернет.
Вид ведущего в прямом эфире
Роль докладчика участвует в мероприятии с возможностью говорить, представлять контент и модерировать чат. Рекомендуется присоединиться до начала мероприятия, чтобы завершить окончательную проверку технической готовности.
- Выберите «Присоединиться к собранию Microsoft Teams» в своем приглашении на собрание, чтобы перейти на страницу, где вы можете выбрать: присоединиться через Интернет или загрузить настольное приложение. Пожалуйста, присоединяйтесь через полное приложение Teams.
- Запишите номер телефона и идентификатор конференции в приглашении на собрание, чтобы вы могли набрать номер для присоединения в случае потери соединения.
- Когда вы участвуете в вызове Teams, включите микрофон и камеру и предоставьте общий доступ к рабочему столу.
- Убедитесь, что панель Teams скрыта на втором мониторе или свернута.
- Следите за чатом собрания Teams на другом мониторе или другом устройстве. Модераторы, продюсеры и операторы переключения будут использовать этот чат для общения с вами во время сеанса.
ПРИМЕЧАНИЕ: Вы можете выступать в прямом эфире только с настольного устройства Windows или Mac. В настоящее время поддержка мобильных презентаций в прямых трансляциях не поддерживается.
Представление докладчика в прямом эфире во время выступления и презентации
Красная рамка указывает на докладчика, чья камера включена и используется совместно.
Представление докладчика в прямом эфире — дополнительные сведения
Роль докладчика участвует в мероприятии с возможностью говорить и представлять контент, а также модерировать вопросы и ответы (вероятно, на мероприятие будет приглашено несколько докладчиков). У докладчиков есть доступ к приватному чату во время мероприятия с другими докладчиками и продюсером. Этот чат не виден участникам мероприятия.
- Включите приватный чат для взаимодействия с командой модераторов/продюсеров – Держите этот чат открытым на протяжении всего мероприятия, чтобы координировать свои действия с командой продюсеров и докладчиков в частном порядке. Этот чат не будет виден участникам.
- Включите микрофон и/или камеру для взаимодействия с другими докладчиками и продюсерами. Просмотр людей, которые подключились к роли докладчика или продюсера для мероприятия. Если они включат свою камеру, вы сможете увидеть свое изображение.
- Поделитесь своим экраном с продюсером – Поделитесь своим экраном с продюсером, чтобы уточнить детали мероприятия. Продюсер может представить свой экран на прямом эфире, если пожелает.
- См. Продюсера и других докладчиков – Просмотр людей, которые подключились к роли Producer или Presenter для мероприятия. Если они включат свою камеру, вы сможете увидеть их изображение.
- Модерация окна вопросов и ответов участников – В этом окне будут отображаться вопросы от участников во время мероприятия. Помните, что у посетителей нет доступа к микрофону. Их вопросы будут размещены в Новая вкладка. Затем вы можете опубликовать его для всего мероприятия, что переместит его в Вкладка "Опубликовано", или оставьте свой ответ в тайне. Вы также можете отклонить любые лишние или вырванные из контекста вопросы, что переместит их в Заброшенная вкладка.
Приглашенный посетитель может присоединиться к собраниям Teams
Внешние пользователи, присоединяющиеся к собранию Teams
В следующем разделе приведены примеры действий внешнего пользователя при присоединении к собранию Teams. Любой может присоединиться к собранию Teams, если у него есть адрес электронной почты. Доступ к командам возможен через устройства Mac, iOS, Android и Windows.
По мере развития Teams продолжайте обращаться к следующим ссылкам ниже для получения новых обновлений функций приложения.
Присоединение с рабочего стола в качестве внешнего пользователя
Teams позволяет приглашать людей за пределами вашей организации, в том числе тех, у кого нет лицензии Teams. Единственное, что необходимо для присоединения к собранию Teams, — это адрес электронной почты. Справа показан снимок того, что конечный пользователь увидит в своем почтовом ящике после отправки приглашения на собрание Teams.
- Чтобы принять приглашение на собрание, участник должен будет выбрать Да.
- Если участник выбирает Присоединяйтесь онлайн сейчас ссылку, они увидят экран справа, если у них не установлено приложение Teams.
- У пользователя будет два варианта, если у него нет приложения Teams:
- Скачайте приложение Teams или
- Вместо этого присоединяйтесь в Интернете. Узнайте больше о поддерживаемых веб-браузерах.
- Если вместо этого участник выберет «Присоединиться через Интернет», он увидит этот экран. Это запрос доступа к микрофону и камере.
- Выберите Разрешить.
- Далее участник увидит следующий экран. Им нужно будет ввести свои Имя и нажмите кнопку Присоединиться сейчас. У них также будет возможность выключить камеру и/или отключить свой звук перед тем, как присоединиться к собранию.
- Чтобы покинуть собрание, выберите красный значок телефона, указанный на панели пользователя.
Присоединение с мобильного в качестве внешнего пользователя
Teams позволяет приглашать людей за пределами вашей организации, в том числе тех, у кого нет лицензии Teams. Единственное, что необходимо для присоединения к собранию Teams, — это адрес электронной почты. Справа показан снимок того, что конечный пользователь увидит в своем мобильном почтовом ящике после отправки приглашения на собрание Teams.
- Чтобы принять приглашение на собрание, участнику необходимо выбрать Да.
- Если участник выбирает Присоединяйтесь онлайн сейчас ссылку, они увидят экран справа, если у них не установлено приложение Teams.
- Чтобы присоединиться к встрече, участник может выбрать:
- Присоединяйтесь онлайн сейчас ссылку, указанную в письме, или
- Присоединиться кнопку, указанную в их календаре.
- Если у участника нет мобильного приложения Teams, он будет перенаправлен на экран, чтобы скачать приложение.
- Далее участник увидит следующий экран. Чтобы присоединиться к встрече, выберите Присоединяйся сейчас значок. Перед присоединением к совещанию у участника есть следующие варианты выбора.
- Присоединяйся сейчас – Выберите, чтобы присоединиться к собранию с текущими параметрами собрания.
- Размытый фон – Выберите этот параметр, чтобы размыть фон вашего видеозвонка.
- Камера – Выберите это, чтобы включить или выключить камеру.
- Микрофон – Нажмите эту кнопку, чтобы включить или выключить микрофон. Если он выключен, другие не смогут вас услышать.
- Оратор – Включите динамики, чтобы услышать разговор.
- Чтобы выйти из совещания, выберите значок красного телефона в списке на панели пользователя.
Перейдите к этапу 3: после события
Просмотрите руководство по последней фазе вашего мероприятия, чтобы узнать о передовых методах после мероприятия.
Посмотреть последнюю фазу