Orion Registrar는 SharePoint 및 K2를 통해 비즈니스 프로세스와 문서 액세스를 간소화합니다.

2019년 8월 1일 발행

요약

Orion Registrar Inc.는 다양한 산업 분야의 기업에 감사 및 인증 서비스를 제공합니다. 이들은 항공우주, 의료, 통신, 보건 및 안전, 환경 관리, 재활용, 지속 가능성, 에너지 관리, IT 서비스 관리 등 여러 산업 표준의 전문가입니다.

K2의 SmartObject 데이터 추상화 계층을 사용하는 Orion Registrar의 새로운 솔루션은 맞춤형 관계형 SQL 데이터베이스에 저장된 복잡한 LOB(기간 업무) 고객 데이터를 통합합니다. 이 솔루션은 K2 blackpearl 서버를 사용하여 내장된 K2 스마트 양식을 통해 SharePoint 온라인에서 볼 수 있는 데이터에 액세스합니다. 결과적으로 오리온은 비즈니스 프로세스와 문서 관리를 위한 올인원 솔루션을 보유하게 되었습니다.

도전

ISO 9001...TL 9000...OHSAS 18001...이들은 솔루션을 시장에 출시하기 위해 기업이 인증을 받아야 하는 수많은 시스템 표준 중 일부입니다. 인증 기관인 Orion Registrar는 국제적으로 인정받은 감사 서비스 제공업체로서 이러한 요구 사항을 충족하는 바로 그러한 회사입니다. Orion Registrar의 사장인 Paul Burck는 다음과 같이 설명합니다. “회사는 완전히 검증된 관리 시스템을 갖추고 있다는 인식을 요구하며 Orion은 이를 위해 기술 감사뿐 아니라 프로젝트 관리도 제공합니다. 우리는 모든 견제와 균형을 용이하게 해야 회사가 특정 표준을 충족한다고 말하면 실제로 이를 충족하는 것입니다.”

원래 이 회사는 Microsoft Access 데이터베이스와 문서 관리를 위한 맞춤형 CRM 시스템을 사용하여 엔드투엔드 인증 프로세스를 관리했습니다. 하지만 회사가 성장 궤도를 유지한다면 고품질 서비스를 계속 제공할 수 있는 방법에 대해서는 한계에 부딪힐 것이라는 점은 매우 분명해졌습니다. 그들은 약간의 조사를 거친 후 유연하고 확장 가능하며 업데이트가 쉽고 향후 수년간 지원될 수 있는 로우 코드 비즈니스 프로세스 관리 솔루션이 필요하다는 결론을 내렸습니다. 새로운 시스템의 핵심은 고객이 감사 및 인증 프로세스에 대한 가시성을 확보하고 사용자가 한 곳에서 문서와 데이터를 모두 사용할 수 있도록 하여 더 나은 커뮤니케이션을 촉진하는 것입니다.

확장 가능한 워크플로 지원 솔루션이라는 비전을 달성하기 위해 Orion은 선도적인 비즈니스 및 기술 컨설팅 회사인 Catalyte에 의존하여 기술 권장 사항을 제공하고 시스템을 개발 및 유지 관리했습니다. Catalyte의 이사인 Clark Pope는 "우리의 목표는 올인원 솔루션을 개발하는 것이었습니다. 시스템은 신규 고객을 등록하고, 계약서 초안을 작성하고, DocuSign을 통해 서명을 촉진하고, 이를 SharePoint 온라인 라이브러리에 보관해야 합니다."라고 말했습니다. ”

Catalyte는 K2를 시스템의 핵심으로 권장할 뿐만 아니라 대부분의 인프라가 Microsoft SharePoint 및 Exchange Online을 사용하는 클라우드 기반이 되도록 권장했습니다. Burck는 이어서 이렇게 말했습니다. "전체 BPM 솔루션의 일부로 클라우드 기반 서비스를 활용하겠다는 제안은 우리에게 많은 의미가 있었습니다. 우리는 관리 오버헤드를 완화하기 위해 온프레미스 공간을 최소화하기를 원했기 때문입니다." Orion은 2019년 말까지 클라우드에서 100%가 될 계획입니다.

전략

Orion Registrar/Catalyte 프로젝트의 최종 결과는 감사 관리를 위한 내부 프로세스뿐만 아니라 고객과 감사자가 실제 정보를 얻을 수 있는 외부 포털도 제공하는 Hunter라는 회사의 엔드투엔드 인증 워크플로우 애플리케이션입니다. -계류 중인 인증의 상태 및 문제에 대한 시간 보기. "클라우드 인프라, 콘텐츠 관리 시스템, 협업 작업 환경, 광범위한 문서 관리, 비즈니스 애플리케이션 통합을 포함하는 매우 포괄적인 시스템입니다."라고 Pope는 말합니다.

K2의 SmartObject 데이터 추상화 계층을 사용하는 이 솔루션은 맞춤형 관계형 SQL 데이터베이스에 저장된 Orion Registrar의 복잡한 LOB(기간 업무) 고객 데이터를 통합합니다. 이 솔루션은 K2 서버를 사용하여 내장된 K2 SmartForms를 통해 SharePoint에서 볼 수 있는 데이터에 액세스합니다.

Hunter의 엔드투엔드 워크플로우는 다음과 같습니다.

  • 고객이 감사를 요청하거나 연간 재인증의 필요성을 추적하는 스케줄러 워크벤치에서 결정한 대로 인증이 갱신될 때 시작됩니다.
  • 스케줄러는 고객에게 가용성에 대해 이야기하고 인증 유형에 따라 잠재적인 감사자에게 요구 사항을 연결합니다. Hunter의 일부는 스케줄러가 고객과 감사자의 가용성을 일치시킬 수 있도록 감사자가 최신 상태를 유지해야 하는 달력입니다.
  • 전문성과 가용성을 기반으로 적절한 감사자가 선택되면 DocuSign을 사용하여 프로젝트 시작 및 종료 날짜에 동의하여 서명하는 서류 작업 프로세스를 관리함으로써 유효한 계약이 체결될 수 있도록 합니다.
  • 그런 다음 고객 프로젝트에 대해 SharePoint에 저장된 적절한 문서를 열어 필요한 모든 세부 정보를 제공하는 워크플로를 통해 감사자 준비가 시작됩니다.
  • 감사가 완료되면 모든 당사자가 검토할 수 있도록 보고서가 업로드됩니다.
  • 감사 중에 부적합 사항이 발견되면 특정 문제를 추적하여 고객에게 보고하는 별도의 워크플로우가 있습니다. 문제가 해결되면 감사자는 해결된 규정 준수 문제를 확인할 수 있습니다.

감사가 시작되면 고객에게 비용을 청구하도록 청구 알림이 전송됩니다. 서류 작업이 모두 완료되면 오리온 검토자들은 서류와 부적합 사항을 확인하고 회사의 인증 여부를 결정합니다. 회사가 인증을 받아야 한다고 결정하면(그리고 고객이 청구서를 지불한 후) 하위 프로그램으로 이동하여 인증서를 생성하고 고객이 기록을 위해 사용할 수 있도록 합니다.

결과

Orion Registrar는 K2 기반 인증 준수 시스템을 구현하여 상당한 시간과 비용을 절감했습니다. 주요 목표는 주어진 감사 작업 세트에 소요되는 시간을 3시간에서 1.5시간으로 줄이는 것이었습니다. 실제로 이러한 작업에 소요되는 시간은 이제 단 1시간에 불과합니다. 또한 K2는 Orion이 기존 프로세스와 관련된 관리 및 오버헤드를 줄여 리소스 비용을 25% 절감하는 데 도움이 되었습니다. 또한 이제 모든 문서가 디지털화되어 우편 비용을 크게 줄일 수 있었습니다.

궁극적으로 Paul Burck는 이것이 비즈니스로서 기능하는 방식에 대한 근본적인 변화의 시작이라고 봅니다. “저희 목표 중 하나는 오리온을 감성 중심 기업에서 데이터 중심 기업으로 바꾸는 것이었습니다. 워크플로가 없었고 SQL Server와 K2가 없었다면 우리는 계속 감정적으로 움직일 것입니다.” 이를 실현하기 위해 오리온은 Microsoft Power BI를 구현할 계획입니다. 수년에 걸쳐 회사는 감사 컨설턴트 및 고객에 대한 엄청난 양의 데이터를 축적했으며 심층 분석을 활용하여 보다 지능적인 예측 및 작업 모니터링을 수행하여 고객 만족도를 더욱 향상시킬 수 있습니다.

현재 Hunter 애플리케이션의 핵심인 K2를 통해 Orion은 예측 가능하고 안정적이며 확장 가능한 워크플로우 솔루션을 보유하고 있으며 파트너인 Catalyte와 함께 회사가 다음 단계로 발전함에 따라 시스템을 성장시킬 수 있는 리소스를 확보하고 있습니다.

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