지방자치단체는 SharePoint 기반의 지능형 인트라넷을 사용하여 팬데믹 기간 동안 사람들이 계속 일할 수 있도록 합니다.

밴쿠버 섬의 남쪽 끝에 위치한 빅토리아는 브리티시 컬럼비아의 수도이자 캐나다 태평양 연안의 보석입니다. 매년 수백만 명의 사람들이 바다 전망, 유서 깊은 건축물, 온화한 기후가 어우러진 이 도시를 방문합니다. 94,000명의 도시 주민에게 서비스를 제공하는 빅토리아 시 정부는 IT 전문가와 소방관부터 통신 전문가와 도시 산림 관리인에 이르기까지 1,000명의 직원으로 구성되어 있습니다.

직원들 간의 정보 공유를 위해 2014년 시 정부는 WordPress를 기반으로 구축된 인트라넷을 출시했습니다. 사이트가 활성화된 순간부터 빅토리아 시의 IT 그룹은 이 사이트가

임시방편일 뿐: Microsoft SharePoint를 기반으로 구축된 사이트가 목표였습니다. 정적 WordPress 사이트와 달리 그룹은 다음과 같은 인트라넷을 원했습니다.

• 직원과의 참여를 촉진합니다.
• 도시의 인트라넷 관리자가 알림 및 미리 알림을 보낼 수 있도록 합니다.
• 시 직원이 보는 콘텐츠에 대한 액세스 제어를 제공합니다.
• 시의 문서 보관소 역할을 합니다.

빅토리아 시 CIO인 Mike Palmer는 "WordPress는 시간의 공백을 메웠지만 앞으로는 더 강력한 기능을 제공할 것이라는 것을 알고 있었습니다."라고 말했습니다. 그 미래는 2017년에 시작된 정부의 Modern Workplace 이니셔티브였습니다. 빅토리아 시 인트라넷은 곧 엄청난 변화를 겪게 되었습니다.

SharePoint 기반의 동적 인트라넷 구축

Palmer는 Modern Workplace 출시를 돕기 위해 빅토리아 소재 컨설팅 회사인 Regroove Solutions와 협력했습니다. 팀은 SharePoint로 인트라넷 마이그레이션을 계획하기 시작했지만 당시에는 프로그래밍 방식으로 기존 콘텐츠를 최신 페이지로 마이그레이션할 방법이 없었습니다. 그러다가 도시의 우선순위가 바뀌면서 인트라넷의 추가 개발이 중단되었습니다. 프로젝트가 다시 시작되자 모든 것이 바뀌었습니다. Regroove의 디자이너이자 개발자인 Matt Longpre는 "처음에는 SharePoint 내에서 페이지를 게시했지만 클래식으로 설정했습니다."라고 말합니다. “프로젝트가 다시 시작되었을 때 우리는 API(애플리케이션 프로그래밍 인터페이스)를 사용하여 콘텐츠를 최신 페이지로 가져올 수 있었습니다. 그 휴식은 우리에게 꽤 도움이 되었습니다.

빅토리아 시 인트라넷은 5개의 허브 사이트로 구성됩니다.

• 시티 허브. 인트라넷 랜딩 페이지
• 자원 센터. 정부 양식을 포함한 대부분의 이전 인트라넷 콘텐츠
• 최근 뉴스. 사이트 관리자가 편집한 시 정부 뉴스
• 소셜 센터. 모든 직원이 게시할 수 있고 관리자가 City Hub에 배포할 수 있는 뉴스 및 정보
• 명성. 직원 누구나 성과, 동료의 업적을 게시할 수 있는 허브

Regroove가 빅토리아 시의 지능형 인트라넷을 개발할 당시 Microsoft는 아직 메가메뉴를 도입하지 않았습니다. 대신 Regroove는 애플리케이션 사용자 정의 프로그램 SharePoint Framework 확장을 사용하여 전역 탐색 모음을 구축했습니다. 막대는 사이트 관리자가 드롭다운 메뉴의 항목을 관리하기 위해 편집할 수 있는 SharePoint 목록으로 구성됩니다. 그런 다음 사용자 정의 프로그램의 코드는 SharePoint API를 사용하여 목록을 가져옵니다. Longpre는 "사용자가 어디에 있든 SharePoint 페이지를 열 때마다 빅토리아시의 색상과 테마가 포함된 테넌트 전체 글로벌 탐색 표시줄을 갖게 됩니다."라고 말합니다.

SharePoint 사용 편의성으로 인트라넷 챔피언 탄생

프레임워크가 확립되면서 새로운 지능형 인트라넷의 소유권이 지속적인 개선 고문인 Heather Follis에게 넘겨졌습니다. Follis는 IT 배경이나 코딩 기술이 없었습니다. 그녀는 의사소통 전문가였습니다. 그러나 Palmer와 Regroove 직원의 지원으로 그녀는 곧 인트라넷을 운영할 뿐만 아니라 새 페이지를 디자인하고 게시하는 데 필요한 기술을 갖추게 되었습니다. . Regroove Solutions의 최고 문제 해결사인 Sean Wallbridge는 "인트라넷에 대한 우리 역할의 큰 부분은 IT 및 커뮤니케이션 그룹이 인트라넷을 인계받을 수 있도록 코칭하는 것이었습니다."라고 말합니다.

Follis는 현재 빅토리아시 인트라넷의 모습과 조직은 대부분 시행착오의 결과라고 말합니다. 그녀는 웹 파트를 실험하고, 콘텐츠 블록을 배치하고, 마음에 드는지 결정한 다음, 더 매력적으로 보이도록 재배열했습니다. Follis는 이미 SharePoint를 도시의 문서 저장소로 사용한 많은 경험이 있어 도움이 되었지만 사이트 아키텍처를 쉽게 재설계하고 새로운 웹 파트를 만들 수 있었기 때문에 인트라넷을 새롭게 시작할 수 있었습니다. Longpre는 “SharePoint의 Page Builder는 단지 꿈일 뿐입니다. Heather에게 콘텐츠 레이아웃 관리가 얼마나 쉬운지 보여주었을 때 그녀는 그것이 어떻게 작동하는지 알고 매우 기뻐했습니다." Follis는 자신의 경험을 다음과 같이 설명합니다.

“3월에 우리 직원 중 상당수가 갑자기 예고도 없이 재택근무를 하게 되면서 그 사실이 분명해졌습니다. 사이트의 새 섹션을 만들고 홈 페이지를 다시 구상하는 데 도움을 주기 위해 제3자 계약자에게 의존할 필요 없이 하루 만에 이 작업을 수행할 수 있었습니다. 저는 사람들이 비즈니스 연속성과 재택근무에 필요한 정보와 관련된 인트라넷의 역동적이고 발전하는 섹션을 보기 위해 선택할 수 있도록 홈 페이지에 눈에 잘 띄는 아이콘을 만들었습니다."

SharePoint를 기반으로 지능형 인트라넷에 콘텐츠를 게시하는 이러한 용이성은 Longpre에서도 반영됩니다. “현대적인 페이지의 편집 경험은 정말 사람들의 눈을 뜨게 했다고 생각합니다.”라고 그는 말합니다. “기존 인트라넷에서는 편집기에서 콘텐츠를 작성하고, 미리 보고, 돌아가서 변경하는 등의 작업을 최종 게시할 때까지 계속해야 했습니다. SharePoint에서는 콘텐츠를 인라인으로 편집하고 변경 사항을 커밋하며 외부 링크, 문서 라이브러리, 비디오, 목록 웹 파트를 포함하여 이를 볼 수 있습니다.” 그는 “또한 페이지의 반응성이 매우 뛰어납니다. 더 작은 화면을 수용할 수 있도록 기둥을 접는 것이 큰 인기를 끌었습니다.”

역동성과 단일 문서 라이브러리: 두 가지 큰 승리

SharePoint가 빅토리아 시 인트라넷에 추가하는 역동성은 엄청난 보너스이며 바로 Follis가 찾고 있던 것입니다. 인트라넷에 대한 참여 부족은 항상 문제였습니다. Follis는 “이제 SharePoint는 우리가 이전에 놓쳤던 역동성을 제공합니다. 이미지 갤러리, Twitter 피드를 추가할 수 있습니다. 그것은 단지 페이지에 있는 단어가 아닙니다.”

또한 지능형 인트라넷은 Follis와 인트라넷 편집자에게 다음과 같은 기능을 제공합니다.

• 직원들이 조직 내에서 일어나는 일에 대한 뉴스, 양식 및 정보를 얻기 위해 인트라넷을 계속 방문하도록 하십시오.
• 알림 및 미리 알림을 보냅니다.
• 양식 및 콘텐츠에 대한 액세스 제어를 보장합니다.
• SSO(Single Sign-On)를 사용하면 콘텐츠 타겟팅에 도움이 되어 콘텐츠를 보아야 하는 사람은 보고 그렇지 않은 사람은 보지 않도록 할 수 있습니다.
• 도시의 문서 라이브러리 형태로 단일 정보 소스를 제공합니다. SharePoint 라이브러리의 문서 및 양식에 대한 변경 사항은 버전 제어를 통해 조직 전체에 전파됩니다.

문서 라이브러리를 인트라넷과 동기화하는 기능은 또 다른 장점이었습니다. Longpre는 “PDF 및 기타 모든 문서 유형이 포함된 문서 라이브러리 웹 파트를 페이지에 포함시키는 것은 이전 인트라넷에서는 불가능했습니다.”라고 말합니다. Palmer와 그의 팀은 여전히 조직의 네트워크 드라이브 및 기타 데이터 소스에서 모든 것을 SharePoint로 마이그레이션하는 과정에 있지만, 코로나19로 인해 해당 작업을 완료해야 할 필요성이 가속화되었습니다. 그러나 빅토리아 시 직원들은 재택근무를 받아들였고 이로 인해 이주가 좀 더 쉬워졌습니다.

Teams와 SharePoint는 재택근무 성공의 열쇠입니다

Modern Workplace 이니셔티브는 워크로드를 데이터 센터 서버에서 클라우드로 쉽게 전환했습니다. 서비스형 소프트웨어로의 전환은 특히 이니셔티브의 상당 부분을 차지하는 시 정부의 문서 라이브러리에 도움이 되었습니다. 문서의 모든 인스턴스를 추적하고, 버전을 확인하고, 잠재적으로 여러 번 동일한 변경을 수행하는 대신 문서 소유자는 중앙 위치에서 파일을 편집하고 SharePoint가 버전 제어를 관리합니다. “문서 라이브러리의 적절한 위치에 콘텐츠를 추가하면 문서 라이브러리 웹 파트가 있는 모든 페이지에 콘텐츠가 자동으로 나타납니다. 그것은 큰 승리입니다.”라고 Wallbridge는 말합니다.

마찬가지로 중요한 것은 코로나19로 인해 빅토리아 시 직원의 업무 방식이 재편되기 전부터 Palmer의 이니셔티브의 중심이었던 Teams입니다. 월브리지는 빛나는 예를 지적합니다. Regroove가 IT 그룹과 함께 진행한 첫 번째 프로젝트 중 하나는 빅토리아주의 비상 운영 센터(EOC) 설립이었습니다. Wallbridge는 “시 전체에 긴급 상황이 발생할 때마다 10분 안에 EOC 팀을 구성하고 대응할 수 있도록 Teams에 템플릿과 사용자 지정 기능을 만들었습니다.”라고 말합니다. 이 경험은 코로나바이러스 대유행이 닥쳤을 때 매우 귀중한 것으로 입증되었습니다. 팔머는 다음과 같이 덧붙입니다.

“빅토리아 시의 참여 부서는 SharePoint를 사용하여 위기 상황 동안 백그라운드에서 문서를 저장하고 추적합니다. IT 그룹은 Teams의 템플릿을 사용하여 몇 분 만에 EOC를 가동합니다. EOC가 실행되면 Teams를 사용하여 도시의 대응을 관리하고 응급 서비스, 도시 전체 핵심 서비스, 지방 정부 기관 및 자원 봉사 조직 간의 커뮤니케이션을 조정합니다."

Microsoft 365는 현대 인력의 발전을 돕습니다.

Palmer와 Follis에게 현대적인 업무 공간을 수용한다는 것은 가능성이 무한하다는 것을 의미합니다. Follis는 “저는 SharePoint가 제공하는 잠재력, 즉 콘텐츠를 소유할 수 있는 잠재력, 페이지 모양을 변경하려고 할 때마다 공급업체에 돌아갈 필요가 없는 잠재력을 좋아합니다. 기능과 도구에 관한 한 허브에 통합할 수 있는 항목은 빙산의 일각에 불과합니다.”

지방정부는 주민의 요구를 충족하고 지방 및 국가 차원의 변화에 대응할 수 있어야 합니다. 클라우드 기반 솔루션인 Microsoft 365는 Microsoft가 항상 새로운 기능과 도구를 출시하면서 끊임없이 변화하고 있습니다. Palmer는 "계속 업데이트할 필요가 없는 SharePoint와 같은 지능형 플랫폼으로 이전하고 Microsoft가 항상 기능을 추가하면서 지속적으로 최신 상태를 유지하는 것은 정말 환상적입니다!"라고 말합니다. Wallbridge는 Palmer의 다음과 같은 말을 인용합니다. “인트라넷의 옛날에는 인트라넷을 출시한 다음 기술이 바뀌었기 때문에 4년마다 교체했습니다. SharePoint를 사용하면 시간이 지남에 따라 지속적인 개선을 얻을 수 있습니다.”

지능형 인트라넷은 시작에 불과합니다

팀과 SharePoint 기반 인트라넷은 코로나바이러스 팬데믹 기간 동안 빅토리아 시가 지속적으로 기능하는 데 필수적입니다. Palmer는 “COVID-19로 인해 재택근무가 늘어나면서 Teams 사용이 400% 이상 증가했습니다. 인트라넷은 코로나19 재택근무 정보 및 리소스의 핵심 소스였으며 직원 채택률은 사이트의 중요성을 반영합니다. Palmer는 “이전에는 볼 수 없었던 분석 기능을 보고 있습니다.”라고 말합니다.

Follis의 동료들은 SharePoint가 제공하는 콘텐츠 게시의 용이성을 받아들였습니다. Follis는 이렇게 말합니다. "인트라넷에 콘텐츠를 게시하도록 팀원을 교육할 때 가장 먼저 말하는 것은 '이것이 얼마나 쉬운지 알게 되면 놀라게 될 것입니다.'"

빅토리아시는 현대적인 직장으로의 전환을 계속하고 있습니다. “이제 우리는 이 전략적 플랫폼에 있으므로 Power Automate와 Microsoft 365의 풍부함을 통해 백엔드 시스템을 완전히 통합할 수 있습니다. 저는 일을 단순하게 유지하는 것을 좋아합니다. 따라서 타사 포인트 솔루션을 제거하고 핵심 플랫폼을 두 배로 강화할 수 있다면 이는 큰 승리입니다.”라고 Palmer는 말합니다.